Allekirjoita sopimus verkossa: käyttöohjeet

Sähköisen sopimuksen allekirjoitutus vie vain muutaman minuutin, kun prosessi on kerran otettu käyttöön. Suurin osa ajasta kuluu ennen lähettämistä — asiakirjan valmisteluun ja kahteen päätökseen, jotka määrittävät sitoumuksen pätevyyden vahvuuden: valittuun allekirjoitustasoon ja järjestykseen, jossa osapuolet allekirjoittavat. Tämä artikkeli käsittelee vaiheet siinä järjestyksessä, jossa ne tulevat eteen.

Vaihe 1: asiakirjan valmistelu

Allekirjoitettavaksi lähetettyä sopimusta ei voi enää korjata. Kolme asiaa kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä:

• Osapuolet on tunnistettu täydellisesti: nimi, oikeudellinen muoto, kotipaikka, rekisteröintitiedot ja allekirjoittajan edustusvalta. Vailla valtuutusta olevan henkilön allekirjoitus on jälkikäteen vaikeimmin korjattavissa oleva virhe.
• Liitteet on sisällytetty asiakirjaan, eikä lähetetty erikseen. Toisessa sähköpostissa toimitetut yleiset ehdot eivät saa samaa hyväksymisnäyttöä.
• Täytettävät kentät on tunnistettu: päivämäärä, summa, käsin kirjoitettavat maininnat, jos laki niin edellyttää.

Jos aloitat tyhjältä pöydältä, sopimusmalli auttaa välttämään yleisimmät puutteet. Jos sopimus vaatii toimialallenne ominaisia ehtoja, sopimusgeneraattori rakentaa asiakirjan antamienne parametrien pohjalta.

Vaihe 2: valitse allekirjoitustaso

EU-asetus erottaa kolme tasoa, ja valinta on kompromissi kitkan ja todistusvoiman välillä.

Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus sopii suurimpaan osaan kaupallisista sopimuksista: hyväksytyt tarjoukset, tilaukset, palvelusopimukset, työsopimukset. Se on oikeudellisesti pätevä ja hyväksyttävä tuomioistuimessa.

Vahvemmat tasot lisäävät allekirjoittajan tunnistamisen tarkkuutta — henkilöllisyyden todentaminen, sertifikaatti. Ne eivät tuo pätevyyttä, joka on jo saavutettu, vaan vahvemman aseman siltä varalta, että allekirjoitus riitautetaan.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus — jonka toimintaperiaate on kuvattu tarkemmin sivullamme hyväksytty sähköinen allekirjoitus — on ainoa, johon liittyy luotettavuusolettama: sen, joka riitauttaa allekirjoituksen, on esitettävä vastanäyttö. Se on perusteltu suuren riskin toimissa tai kun laki sitä edellyttää.

Käytännön sääntönä on säätää taso kyseisen asiakirjan todellisen riitautusriskin mukaan, ei valita kaikkialle korkeinta tasoa: jokainen lisätaso lisää kitkaa allekirjoittajan puolella eli viivettä ja keskeytyksiä.

Vaihe 3: allekirjoittajien järjestäminen

Kaksi parametria säädetään lähetysvaiheessa, ja ne ratkaisevat prosessin keston.

Järjestys. Peräkkäisessä mallissa kukin allekirjoittaja saa asiakirjan edellisen jälkeen — hyödyllistä, kun sisäisen tarkastuksen on tapahduttava ennen asiakkaan allekirjoitusta. Rinnakkaisessa mallissa kaikki saavat asiakirjan samaan aikaan, mikä on nopeampaa mutta ei mahdollista väliaikaista tarkistusta.

Muistutukset. Tämä ratkaisee todellisen aikataulun. Sopimus ilman automaattisia muistutuksia jää yhden henkilön manuaalisen seurannan varaan, unohduksineen. Säännöllisin väliajoin ajastetut muistutukset poistavat tämän työn ja lyhentävät prosessia useilla päivillä.

Vaihe 4: allekirjoitus ja todisteiden tallennus

Allekirjoittaja saa linkin, avaa asiakirjan ja allekirjoittaa selaimestaan tai puhelimestaan, ilman tilin luomista. Tällä kitkattomuudella on merkitystä: jokainen lisävaihe pudottaa allekirjoituksia.

Tässä vaiheessa syntyvä aineisto on tärkeämpää kuin näkyvä allekirjoitus itse. Todisteaineisto sisältää allekirjoittajan todennetun henkilöllisyyden valitun tason mukaisesti, jokaisen tapahtuman aikaleiman, yhteysosoitteen sekä asiakirjan sormenjäljen, jolla voidaan osoittaa, ettei asiakirjaa ole muutettu sen jälkeen. Juuri tämä kokonaisuus vastaa riitautukseen, kuten artikkelimme todistusvoima riitatilanteessa.

Vaihe 5: säilytys

Kaupallinen sopimus säilytetään useita vuosia, osa yhtiöoikeudellisista asiakirjoista huomattavasti pidempään. Säilytyksen on taattava eheys koko tämän ajan, mikä erottaa todistusvoimaisen arkistoinnin tavallisesta tiedostojen tallennuksesta — tämän tehtävän hoitaa digitaalinen kassakaappi.

Yksi organisatorinen seikka säästää paljon etsimiseltä: säilytä sopimus ja sen todisteaineisto yhdessä. Allekirjoitetun sopimuksen löytäminen ilman sen tapahtumalokia jättää puolustuskyvyttömäksi, jos päivämäärä tai allekirjoittajan henkilöllisyys riitautetaan.

Käyttötapaukset

Palvelusopimus uuden asiakkaan kanssa. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, rinnakkainen lähetys, automaattiset muistutukset. Sopimus lähtee sinä päivänä, kun suullinen sopimus tehdään, eikä vasta viikon kuluttua, mikä sekä suojaa että nopeuttaa prosessia.

Työsopimus. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus riittää, mutta järjestyksellä on väliä: ensin työnantajan allekirjoitus, sitten työntekijän, ja pitkä säilytysaika ottaen huomioon työoikeudelliset vanhentumisajat.

Suuren riskin toimi. Luovutus, takaussitoumus, määräysvaltuutus: vahvempi tunnistaminen, jopa hyväksytty sähköinen allekirjoitus. Lisäkustannus ja -kitka ovat perusteltuja kyseessä olevan summan ja mahdollisen vastaanottavan kolmannen osapuolen vaatimusten vuoksi.

Usein kysytyt kysymykset

Onko verkossa allekirjoitetulla sopimuksella sama arvo kuin paperisella sopimuksella? Kyllä. Sähköisellä asiakirjalla on sama todistusvoima, kunhan allekirjoittaja voidaan tunnistaa ja asiakirja laaditaan ja säilytetään olosuhteissa, jotka takaavat sen eheyden.

Täytyykö allekirjoittajan luoda tili? Ei. Hän saa linkin, avaa asiakirjan ja allekirjoittaa selaimestaan tai puhelimestaan.

Minkä allekirjoitustason pitäisi valita? Asiakirjan riitautusriskiin sopiva taso. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus riittää valtaosaan kaupallisista sopimuksista; korkeammat tasot on varattu suuren riskin toimille.

Voiko useamman henkilön saada allekirjoittamaan? Kyllä, peräkkäin tai rinnakkain. Peräkkäinen järjestys mahdollistaa sisäisen tarkistuksen ennen lähetystä asiakkaalle.

Mitä tapahtuu, jos allekirjoittaja riitauttaa allekirjoituksensa? Todisteaineisto — henkilöllisyys, aikaleima, tapahtumaloki, asiakirjan eheys — on se, mikä mahdollistaa vastauksen. Sen vahvuus riippuu valitusta allekirjoitustasosta.

Kuinka kauan allekirjoitettu sopimus pitää säilyttää? Vähintään sovellettavan vanhentumisajan verran, usein viisi vuotta kaupallisissa asioissa ja pidempään työoikeudellisissa asioissa. Säilytyksen on taattava eheys koko tämän ajan.

Lue lisää

Yksinkertaisinta on kokeilla prosessia oikealla asiakirjalla:

1. Valitse valmis allekirjoitusmalli tarpeeseesi sopivaksi, tai luo räätälöity asiakirja.
2. Seuraa sivulla kuvattua yksityiskohtaista ohjetta miten allekirjoittaa.
3. Vertaa saavutettua aikataulua nykyiseen prosessiisi — juuri tämä mittari ratkaisee, enemmän kuin yksikkökustannus, kuten vertailumme osoittaa kustannus verrattuna paperiin.

Hinnasto määräytyy lähetysmäärän mukaan, ja joka kuukausi sisältyy ilmaisia lähetyksiä. Jos haluat automatisoida prosessin liiketoimintasovelluksestasi, API ja valmiit integraatiot poistavat manuaalisen syötön tarpeen.