Kuinka arkistoida sähköisesti allekirjoitettu asiakirja

Miksi oikea arkistointi on tärkeää

Sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla on arvoa vain, jos näyttö pysyy saatavilla ja todennettavana koko lakisääteisen ajan — joskus 10, 20 tai jopa 30 vuotta. Huolimaton arkistointi = heikentynyt näyttö riitatilanteessa.

Noudatettavat säilytysajat

• Kauppasopimukset: 10 vuotta (Ranskan kauppalaki)
• Työsopimukset: 5 vuotta päättymisen jälkeen
• Laskut: 10 vuotta (kirjanpito), 6 vuotta (verotus)
• Vuokrasopimukset: kesto + 5 vuotta
• Notaarin vahvistamat asiakirjat: 30 vuotta
• Vakuutus: 2-10 vuotta tyypistä riippuen

Säilytä allekirjoitettu PDF ja auditointijälki pisimmän sovellettavan ajan.

Arkistomuodot

• PAdES-B-B: perustaso, yksinkertainen allekirjoitus
• PAdES-B-T: + hyväksytty aikaleima
• PAdES-B-LT: + varmenneketju
• PAdES-B-LTA: + toistuvat aikaleimat (vuosikymmenten yli)

Pitkään arkistointiin kannattaa suosia PAdES-B-LTA-muotoa.

Kolme arkistointivaihtoehtoa

1. Ulkoistettu arkistointi (alusta)

Allekirjoitusalusta säilyttää asiakirjasi X vuotta. Sisältyy useimpiin paketteihin.

Edut: ei vaivaa, eIDAS-yhteensopiva Haitat: riippuvuus toimittajasta, palautettavuus on tarkistettava

2. Sisäinen arkistointi

Asiakirjasi säilytetään omilla palvelimillasi tai erillisessä arkistojärjestelmässä.

Edut: täysi hallinta Haitat: kustannukset, oma osaaminen vaaditaan

3. Todistusvoimainen arkistojärjestelmä

Sähköisen arkistoinnin järjestelmä, joka on sertifioitu standardin NF Z42-013 mukaan. Korkein vaatimustenmukaisuuden taso.

Edut: oikeudellisen luotettavuuden olettama Haitat: korkea hinta, ylimitoitettu pk-yritykselle

Hyvät käytännöt

• Säilytä PDF ja auditointijälki, ei koskaan toista ilman toista
• Redundanssi: useita sijainteja, useita medioita
• Säännöllinen tarkistus: 6-12 kuukauden välein varmistetaan, että asiakirjat ovat luettavissa
• Dokumentointi: kirjalliset menettelyt
• Palautustestit vuosittain

Yleiset virheet

• Säilyttää vain PDF, ei auditointijälkeä
• Tallentaa yhdelle ainoalle medialle (sisäinen kiintolevy)
• Käyttää pilveä ilman säilytysehtoa
• Unohtaa tiettyjen toimialojen erityiset säilytysajat
• Jättää palautus testaamatta

Arkistojen siirto

Jos vaihdat allekirjoituspalvelun toimittajaa:

1. Vie kaikki allekirjoitetut asiakirjat ja auditointijäljet
2. Tuo ne uuteen järjestelmään tai erilliseen arkistojärjestelmään
3. Tarkista eheys (SHA-256-tiiviste)
4. Säilytä väliaikaisesti pääsy vanhaan järjestelmään

Käytännön esimerkki: toimittajaa vaihtava pk-yritys

50 hengen pk-yritys, 3000 allekirjoitettua asiakirjaa viiden vuoden ajalta. Siirto:

• automatisoitu vienti rajapinnan kautta
• tuonti uudelle toimittajalle ja ulkoinen arkistojärjestelmä varmuuskopioksi
• otantatarkastus (50 asiakirjaa tarkistettu)
• vanha toimittaja irtisanottiin kolmen kuukauden kuluttua

Kokonaiskesto: 4 viikkoa. Ei yhtään menetystä.

Näin Certyneo auttaa

Certyneo sisältää 10 vuoden arkistoinnin kaikissa paketeissa, maantieteellisellä redundanssilla EU:ssa, versioinnilla ja täydellä viennillä milloin tahansa (täysi palautettavuus). PAdES-B-T oletuksena, PAdES-B-LTA lisävalintana kriittisille asiakirjoille.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Pitääkö allekirjoitetut asiakirjat tulostaa?

Ei, se on tarpeetonta ja jopa haitallista (todistusvoima menetetään).

Riittääkö tavallinen pilvi (Google Drive, Dropbox)?

PDF:n osalta kyllä, mutta ei todistusvoiman osalta. Suosi erillistä arkistointia.

Entä jos allekirjoitusalusta lopettaa?

PAdES-muotoiset PDF-tiedostot pysyvät todennettavina ilman verkkoyhteyttä. Vie auditointijäljet säännöllisesti.

Pitääkö arkistot salata?

Suositeltavaa arkaluonteisille asiakirjoille. Muista säilyttää avaimet pitkään.

Mistä 10 vuoden aika alkaa?

Kauppasopimuksessa: suorituksen päättymisestä. Työsopimuksessa: sopimuksen päättymisestä.

Yhteenveto

Hyvä arkistointi on sähköisten allekirjoitustesi henkivakuutus. Valitse riskeihisi sopiva muoto (ulkoistettu useimmille pk-yrityksille, NF Z42-013 -arkistojärjestelmä kriittisiin tapauksiin) ja testaa säännöllisesti.

Kokeile Certyneota asiakirjojesi lähettämiseen, allekirjoittamiseen ja seurantaan verkossa — helposti, nopeasti ja turvallisesti.