Kuinka arkistoida sähköisesti allekirjoitettu asiakirja

Miksi arkistoida oikein

Miksi arkistoida oikein

Sähköisesti allekirjoitetulla asiakirjalla on arvoa vain, jos todiste on luettavissa ja tarkistettavissa koko laillisen ajanjakson – joskus 10, 20, jopa 30 vuoden ajan. Huono arkistointi = heikentynyt todiste riitatilanteessa.

• Noudatettava kestoNoudatettava kesto
• Kaupalliset sopimukset ⬥⬥⬥: 10 vuotta (Kauppalaki)Työsopimukset ⬥⬥⬥: 5 vuotta päättymisen jälkeen
• Laskutus10 vuotta (⬥⬥⬥ Laskutus:10 vuotta) 6 vuotta (vero)Laskutus10 vuotta (⬥⬥⬥ Laskutus:10 vuotta) 6 vuotta (vero)
• Vuokrasopimukset ⬥⬥⬥: kesto + 5 vuottaNotaariasiakirjat ⬥⬥⬥: 30 vuotta
• VakuutusVakuutus
• Säilytä ⬥⬥⬥: 2-10 vuottaAllekirjoitettu PDF

jajakirjausketjupisimmälle voimassa olevalle ajanjaksolle.Arkistomuodot

Arkistomuodot

• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: perus, yksinkertainen allekirjoitusPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + hyväksytty aikaleima
• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + hyväksytty aikaleimaketju ⬥ B-: + PAdES-
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + jaksolliset aikaleimat (usean vuosikymmenen aikana)Pitkään arkistointiin kannattaa valita
• Pitkään arkistointiin kannattaa valitaPAdES-B-LTA

.3 arkistointivaihtoehtoa3 arkistointivaihtoehtoa

1. Ulkoistettu arkistointi (alusta)

Allekirjoitusalusta säilyttää asiakirjojasi X vuotta. Sisältyy useimpiin suunnitelmiin.

Edut ⬥⬥⬥: ei vaivaa, eIDAS-yhteensopiva

Edut ⬥⬥⬥: ei vaivaa, eIDAS-yhteensopivaHaitat ⬥⬥⬥: riippuvuus palveluntarjoajasta, palautuvuus tarkistettava2. Sisäinen arkistointiAsiakirjojasi säilytetään palvelimillasi tai erillisessä SAE:ssä.

Asiakirjojasi säilytetään palvelimillasi tai erillisessä SAE:ssä.

Edut ⬥⬥⬥: täydellinen hallinta

Haitat ⬥⬥⬥: kustannukset, vaaditut sisäiset taidotHaitat ⬥⬥⬥: kustannukset, vaaditut sisäiset taidot3. SAE, jolla on todistusarvoSertifioitu elektroninen arkistointijärjestelmä

NF Z42-013 ⬥⬥⬥. Korkein vaatimustenmukaisuuden taso.

NF Z42-013 ⬥⬥⬥. Korkein vaatimustenmukaisuuden taso.Edut ⬥⬥⬥: oikeudellinen luotettavuusolettamaHaitat ⬥⬥⬥: korkeat kustannukset, ylimitoitettu pk-yrityksille

Parhaat käytännötParhaat käytännötSäilytäPDF + kirjausketju ⬥⬥⬥⬥ ⬥ Punaisuus ⬥ ⬥ ⬥:⬥ useita toimipisteitä, useita tukia

Säännöllinen tarkistus ⬥⬥⬥: 6–12 kuukauden välein, varmista, että asiakirjat ovat luettavissa

• Säännöllinen tarkistus ⬥⬥⬥: 6–12 kuukauden välein, varmista, että asiakirjat ovat luettavissaDokumentaatio ⬥⬥⬥: kirjalliset menettelyt ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥Säilytä vain PDF, älä kirjausketjua
• Tallenna yhdelle tietovälineelle (sisäinen kiintolevy)Tallenna yhdelle tietovälineelle (sisäinen kiintolevy)
• Käytä pilvipalvelua ilman säilytyslausekettaUnohda tiettyjen sektoreiden kestoajat
• Älä testaa palautustaÄlä testaa palautusta
• ⬥⬥⬥ Jos vaihdat allekirjoituksen tarjoajaa:Vie kaikki allekirjoitetut asiakirjat + kirjausketjut

Vie kaikki allekirjoitetut asiakirjat + kirjausketjut

• Tuo uuteen järjestelmään tai erityiseen SAE:hen
• Tarkista eheys (SHA-256-sormenjälki)
• Säilytä tilapäisesti pääsy vanhaan järjestelmään.
• Säilytä tilapäisesti pääsy vanhaan järjestelmään.
• Pk-yritys, jossa on 50 työntekijää, 3000 allekirjoitettua asiakirjaa kertynyt 5 vuoden aikana. Siirto:

automaattinen vienti API:n kautta

tuonti uuteen palveluntarjoajaan + ulkoinen SAE varmuuskopiona

1. tuonti uuteen palveluntarjoajaan + ulkoinen SAE varmuuskopiona
2. näytteenottotarkistus (50 asiakirjaa tarkistettu)
3. vanha palveluntarjoaja lopetettu 3 kuukauden kuluttua
4. Kokonaiskesto: 4 viikkoa. Nolla tappiota.

Kokonaiskesto: 4 viikkoa. Nolla tappiota.

Miten Certyneo auttaa sinua

• Certyneo sisältää
• 10 vuoden arkistoinnin
• 10 vuoden arkistoinnin
• kaikissa suunnitelmissa, maantieteellisellä redundanssilla EU:ssa, versioinnin ja täydellisen viennin milloin tahansa (täydellinen palautuvuus). PAdES-B-T-muoto oletuksena, PAdES-B-LTA valinnainen kriittisille asiakirjoille.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKKPitäisikö minun tulostaa allekirjoitetut asiakirjani?Ei, hyödytöntä ja haitallista (todistusarvon menetys).

Ei, hyödytöntä ja haitallista (todistusarvon menetys).

Riittääkö tavallinen pilvi (Google Drive, Dropbox)?

PDF-tiedostolle kyllä, mutta ei todistusarvolle. Suosi omistettua arkistointia.

Mitä minun pitäisi tehdä, jos allekirjoitusalustani sulkeutuu?

Mitä minun pitäisi tehdä, jos allekirjoitusalustani sulkeutuu?

PAdES PDF -tiedostot ovat edelleen tarkistettavissa offline-tilassa. Vie kirjausketjut säännöllisesti.

Pitäisikö arkistot salata?

Suositellaan arkaluontoisille asiakirjoille. Muista säilyttää avaimet pitkään.

Suositellaan arkaluontoisille asiakirjoille. Muista säilyttää avaimet pitkään.

Milloin 10 vuoden jakso alkaa?

Kaupallinen sopimus: täytäntöönpanon päättyminen. Työsopimuksessa: sopimuksen päättyminen.

Johtopäätös

Johtopäätös

Hyvä arkistointi on sähköisten allekirjoitusten henkivakuutus. Valitse haasteisiisi sopiva kaava (ulkoistettu useimmille pk-yrityksille, SAE NF Z42-013 kriittisiin tapauksiin), testaa säännöllisesti.

Kokeile Certyneoa lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.