Conservación de documentos firmados electrónicamente

Por qué la preservación es esencial

Por qué la preservación es esencialUna firma electrónica sólo tiene valor si la prueba sigue siendo buscable y verificable. Las disputas pueden surgir 5, 8 o 10 años después de la firma. De ahí la importancia de un archivadocorrecto ⬥⬥⬥.

Duraciones legales en Francia

• Contratos comerciales ⬥⬥⬥: 10 años (artículo L.123-22)Contratos comerciales ⬥⬥⬥: 10 años (artículo L.123-22)
• Contratos de trabajo ⬥⬥⬥: 5 años después de su finalizaciónFacturas ⬥⬥⬥: 10 años (contabilidad), 6 años (impuestos)
• Arrendamientos ⬥⬥⬥: duración + 5 añosContratos de seguro ⬥⬥⬥: 2 a 10 años según tipo
• Escrituras notariales ⬥⬥⬥: 30 añosEscrituras notariales ⬥⬥⬥: 30 años
• Conservar el PDFy
• la pista de auditoría durante el período aplicable más largo.Formatos de archivo

Formatos de archivoVarios formatos PAdES coexisten:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma simple

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + marca de tiempo calificada

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + cadena de certificados (verificación fuera de línea)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tiempo periódicas (validez de varias décadas)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tiempo periódicas (validez de varias décadas)
• Para documentos a largo plazo, elijaPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥.
• Sistema de Archivo Electrónico (SAE)Un SAE con valor probatorio garantiza:
• Integridad (huellas dactilares verificadas)Integridad (huellas dactilares verificadas)

Autenticidad (la firma permanece válida)Trazabilidad (registro de consultas)Reversibilidad (posible exportación)

La norma francesa

La norma francesa

• NF Z42-013
• especifica los requisitos.
• Mejores prácticas
• Mantener PDF + registro de auditoría, nunca uno sin el otro

Guardar en varias copias (redundancia geográfica)Guardar en varias copias (redundancia geográfica)Verificar la integridad periódicamente (6-12 meses)

Duraciones de los documentos por tipo de documento

• Probar la restauración anualmente
• Frecuente errores
• Conservar solo el PDF
• Conservar solo el PDF
• Almacenar en un único medio

Usar una nube sin cláusulas de retención

• Olvidar duraciones específicas (banca, salud)
• Perder las claves si el archivo está cifrado
• Perder las claves si el archivo está cifrado
• Archivado interno o subcontratado
• Interno ⬥⬥⬥: control total, inversión inicial.

Subcontratado ⬥⬥⬥: a través de la plataforma o de un proveedor de servicios. Menor coste, descarga operativa, consultar cláusulas de reversibilidad.

La mayoría de las PYME prefieren el archivo subcontratado incluido en el plan.Cómo te ayuda CertyneoCómo te ayuda CertyneoCertyneo incluye un

archivado de 10 años

en todos los planes. Cada documento se conserva con PDF PAdES-B-T, registro de auditoría completo y metadatos. Infraestructura replicada en la UE (Alemania, IONOS) con versionado. Exporta archivos con un solo clic.

Descubre la solución de firma electrónica CertyneoPreguntas frecuentesPreguntas frecuentes

¿Necesito un SAE certificado?

No es obligatorio, pero se recomienda para documentos de alto riesgo. NF Z42-013 proporciona una presunción de fiabilidad.

¿Puedo quedarme solo con el PDF?

Técnicamente sí, pero el registro de auditoría independiente sigue siendo útil.

Técnicamente sí, pero el registro de auditoría independiente sigue siendo útil.

¿Si mi plataforma desaparece?

Los PDF de PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporte la pista de auditoría periódicamente.

¿Es caro archivar?

No, muy económico comparado con el papel. La mayoría de plataformas lo incluyen.

¿Cuándo comienza el periodo de 10 años?

¿Cuándo comienza el periodo de 10 años?

Contrato comercial: fin de ejecución. Contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

La conservación es el seguro de vida de tus firmas. Elija un archivo largo y sólido, revíselo periódicamente.

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