Ροή εργασιών ηλεκτρονικής υπογραφής: πλήρης οδηγός

Τι είναι μια ροή εργασίας υπογραφής

Τι είναι μια ροή εργασίας υπογραφήςΜια ροή εργασίαςυπογραφής

είναι η ακολουθία οργανωμένων βημάτων που οδηγεί στην υπογραφή ενός εγγράφου: σειρά υπογραφόντων, προϋποθέσεις, υπενθυμίσεις, ειδοποιήσεις. Όσο περισσότερο προσαρμόζεται η ροή εργασίας στη διαδικασία, τόσο πιο γρήγορες είναι οι υπογραφές.

είναι η ακολουθία οργανωμένων βημάτων που οδηγεί στην υπογραφή ενός εγγράφου: σειρά υπογραφόντων, προϋποθέσεις, υπενθυμίσεις, ειδοποιήσεις. Όσο περισσότερο προσαρμόζεται η ροή εργασίας στη διαδικασία, τόσο πιο γρήγορες είναι οι υπογραφές.

Οι δύο κύριοι τύποι παραγγελίας

Παράλληλη παραγγελίαΌλοι οι υπογράφοντες λαμβάνουν το φάκελο ταυτόχρονα και μπορούν να υπογράψουν ανεξάρτητα.Όλοι οι υπογράφοντες λαμβάνουν το φάκελο ταυτόχρονα και μπορούν να υπογράψουν ανεξάρτητα.Πλεονεκτήματα ⬥⬥⬥: ταχύτητα, χωρίς συμφόρηση.

Περίπτωση χρήσης ⬥⬥⬥: Αμοιβαία NDA, διμερές συμβόλαιο όπου η παραγγελία δεν έχει σημασία.

Διαδοχική σειρά

Διαδοχική σειράΚάθε υπογράφοντα υπογράφει μετά την προηγούμενη. Ο φάκελος εξελίσσεται από υπογράφοντα σε υπογράφοντα.Πλεονεκτήματα ⬥⬥⬥: σεβασμός των ιεραρχιών επικύρωσης, κάθε παράγοντας βλέπει προηγούμενες επικυρώσεις.Περιπτώσεις χρήσης ⬥⬥⬥: συμβάσεις που περιλαμβάνουν επικύρωση διαχειριστή και στη συνέχεια διαχείριση, μισθώσεις με κατάθεση.

Περιπτώσεις χρήσης ⬥⬥⬥: συμβάσεις που περιλαμβάνουν επικύρωση διαχειριστή και στη συνέχεια διαχείριση, μισθώσεις με κατάθεση.

• Τυπικοί ρόλοιΥπογράφοντες ⬥⬥⬥: υπογράφει το έγγραφο
• Έγκριση ⬥⬥⬥: επικυρώνει χωρίς υπογραφή (αλυσίδα επικύρωσης)Έγκριση ⬥⬥⬥: επικυρώνει χωρίς υπογραφή (αλυσίδα επικύρωσης)
• Αντιγραφή: λαμβάνω το τελικό έγγραφο⬥⬥⬥ Εκδότης ⬥⬥⬥: ο αποστολέας, συχνά υπογράφοντα Slack, Teams)
• webhook για τροφοδοσία CRM/ERPwebhook για τροφοδοσία CRM/ERP

εσωτερικές υπενθυμίσεις εάν είναι αποκλεισμένες

Λήξη και ακύρωση

• Να ορίζετε πάντα μια ημερομηνία λήξης (15-30 ημέρες συνήθως). Ένας ληγμένος φάκελος αρχειοθετείται αυτόματα ως "ανυπόγραφος", ελευθερώνοντας τον πίνακα ελέγχου.
• Να ορίζετε πάντα μια ημερομηνία λήξης (15-30 ημέρες συνήθως). Ένας ληγμένος φάκελος αρχειοθετείται αυτόματα ως "ανυπόγραφος", ελευθερώνοντας τον πίνακα ελέγχου.
• Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, ο εκδότης μπορεί επίσης να ακυρώσει χειροκίνητα έναν φάκελο (ανάκληση), χρήσιμο σε περίπτωση που εντοπιστεί σφάλμα.
• Ενσωματώσεις

Μια ισχυρή ροή εργασίας ενσωματώνεται με τα εργαλεία σας:

Μια ισχυρή ροή εργασίας ενσωματώνεται με τα εργαλεία σας:

CRM ⬥⬥⬥: ενεργοποίηση αποστολής όταν μια συμφωνία κλείσει κέρδισε

HRIS

έστειλε το συμβόλαιο: ⬥⬥⬥: δημιουργήστε την PO όταν γίνει αποδεκτή μια προσφορά

• έστειλε το συμβόλαιο: ⬥⬥⬥: δημιουργήστε την PO όταν γίνει αποδεκτή μια προσφοράΠροσαρμοσμένα webhooks ⬥⬥⬥: ειδοποιήστε τα εσωτερικά σας συστήματα
• Καλές πρακτικές σχεδιασμούΕλαχιστοποιήστε τον αριθμό των υπογραφόντων (κάθε επιπλέον άτομο επιμηκύνει τον κύκλο) έναντι του εγκρίοντος)
• Αυτοματοποιήστε υπενθυμίσειςΑυτοματοποιήστε υπενθυμίσεις
• Έχετε ένα σχέδιο Β σε περίπτωση άρνησηςΔοκιμάστε τη ροή εργασίας πριν από την ανάπτυξη του όγκου

Συχνά σφάλματα

• Συχνά σφάλματα
• Η διαδοχική σειρά θα ήταν από προεπιλογή γρηγορότερη. (ορισμένα είναι απλώς "αντίγραφο")
• Χωρίς ημερομηνία λήξης
• Έλλειψη ενοποίησης → μη αυτόματη επανεισαγωγή
• Έλλειψη ενοποίησης → μη αυτόματη επανεισαγωγή

Ανεπαρκείς ειδοποιήσεις προς τους υπογράφοντες

• Συγκεκριμένη περίπτωση: πολυμερής σύμβαση μεταξύ εταιρειών ⬥3 σύμβαση συνεργασίας⬥. Βελτιστοποιημένη ροή εργασιών:
• Προετοιμασία του PDF από την εταιρεία A
• Προετοιμασία του PDF από την εταιρεία A
• Παράλληλη αποστολή στους 3 υπογράφοντες (ένας ανά εταιρεία)
• Αυτόματη επανεκκίνηση D+3 εάν δεν είναι υπογεγραμμένο

Όλοι οι υπογράφοντες ειδοποιούνται σε πραγματικό χρόνο για το άνοιγμα του συνεργάτη λογαριασμός από την τελευταία υπογραφή

Όλοι οι υπογράφοντες ειδοποιούνται σε πραγματικό χρόνο για το άνοιγμα του συνεργάτη λογαριασμός από την τελευταία υπογραφή

• Συνολικός κύκλος: 24-48 ώρες έναντι 2-3 εβδομάδες σε χαρτί.
• Πώς σας βοηθά το Certyneo
• Το Certyneo σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε ευέλικτες ροές εργασίας: παράλληλες, διαδοχικές, μικτές, εγκρίσεις, CC, προσαρμόσιμες υπενθυμίσεις, προσαρμοσμένα webhook, εγγενείς ενσωματώσεις CRM/HRIS/ERP. Οπτικός επεξεργαστής για ρύθμιση παραμέτρων χωρίς κώδικα.
• Το Certyneo σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε ευέλικτες ροές εργασίας: παράλληλες, διαδοχικές, μικτές, εγκρίσεις, CC, προσαρμόσιμες υπενθυμίσεις, προσαρμοσμένα webhook, εγγενείς ενσωματώσεις CRM/HRIS/ERP. Οπτικός επεξεργαστής για ρύθμιση παραμέτρων χωρίς κώδικα.
• Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη διαδοχική σειρά;

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη διαδοχική σειρά;

Όταν μία επικύρωση πρέπει να προηγείται της επόμενης (διαχειριστής → διευθυντής → τελική σύμβαση).

Πόσοι υπογράφοντες το πολύ;

Τεχνικά απεριόριστο. Πέρα από το 5-6, ο κύκλος επιμηκύνεται σημαντικά.

Τεχνικά απεριόριστο. Πέρα από το 5-6, ο κύκλος επιμηκύνεται σημαντικά.

Μπορούμε να αναμίξουμε παράλληλη και διαδοχική σειρά;

Ναι με «μεικτές» ροές εργασίας: αλυσοδεμένες παράλληλες ομάδες.

Πώς να αντιμετωπίσετε έναν απόντα υπογράφοντα;

Πώς να αντιμετωπίσετε έναν απόντα υπογράφοντα;

Εκ νέου ανάθεση σε άλλο εξουσιοδοτημένο υπογράφοντα ή αναβάλετε τον φάκελο.

Τα webhook είναι σε πραγματικό χρόνο;

Ναι, ενεργοποιείται σε κάθε αλλαγή κατάστασης του φακέλου.

Ναι, ενεργοποιείται σε κάθε αλλαγή κατάστασης του φακέλου.

Συμπέρασμα

Ο σχεδιασμός μιας καλής ροής εργασίας είναι η διαφορά μεταξύ ενός εργαλείου που λειτουργεί και ενός εργαλείου που μεταμορφώνεται. Αφιερώστε 30 λεπτά για να σχεδιάσετε την ιδανική ροή εργασίας σας, θα εξοικονομήσετε μήνες τριβής.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.