Απλή, προηγμένη και ειδική υπογραφή: οι διαφορές

Η ηλεκτρονική υπογραφή προηγμένου επιπέδου (AES) είναι το πιο διαδεδομένο επίπεδο στις σχέσεις B2B και το μόνο που προσφέρει νομικό τεκμήριο ακεραιότητας χωρίς να επιβάλλει έξυπνη κάρτα στον υπογράφοντα. Μαζί με την απλή υπογραφή (SES) και την εγκεκριμένη υπογραφή (QES), συνθέτει τα τρία επίπεδα που ορίζει ο ευρωπαϊκός κανονισμός eIDAS. Δείτε πώς να επιλέξετε το κατάλληλο επίπεδο ανάλογα με τη φύση του εγγράφου σας, την αναμενόμενη αποδεικτική αξία και τον βαθμό τριβής που είναι αποδεκτός για τον υπογράφοντα.

Τι είναι η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES);

Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι το ενδιάμεσο επίπεδο που ορίζεται στο άρθρο 26 του κανονισμού eIDAS. Πρέπει να πληροί τέσσερις σωρευτικές προϋποθέσεις: (1) να συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα, (2) να επιτρέπει την ταυτοποίησή του, (3) να δημιουργείται με δεδομένα υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, (4) να επιτρέπει τον εντοπισμό κάθε μεταγενέστερης τροποποίησης του υπογεγραμμένου εγγράφου. Στην πράξη, οι προϋποθέσεις αυτές εκπληρώνονται μέσω ισχυρής ταυτοποίησης (email + OTP SMS), ενός χρονοσημασμένου ιχνηλατικού αρχείου ελέγχου και κρυπτογραφικού κατακερματισμού του PDF.

Η AES απολαμβάνει νομικό τεκμήριο ακεραιότητας και προέλευσης που αντιστρέφει το βάρος της απόδειξης ενώπιον του δικαστή: όποιος αμφισβητεί την υπογραφή οφείλει να αποδείξει την πλαστότητά της, όχι ο υπογράφων να αποδείξει την εγκυρότητά της. Αυτό διαφοροποιεί ουσιωδώς την AES από την SES, όπου η αξιοπιστία εκτιμάται κατά περίπτωση από τον δικαστή.

Τα τρία επίπεδα που ορίζει ο eIDAS

Ο ευρωπαϊκός κανονισμός eIDAS (αρ. 910/2014) οργανώνει την ηλεκτρονική υπογραφή σε τρία επίπεδα, που αντιστοιχούν σε αυξανόμενο βαθμό απαιτήσεων όσον αφορά την ταυτοποίηση του υπογράφοντος και τη στιβαρότητα της απόδειξης. Η καλή κατανόηση αυτών των επιπέδων επιτρέπει την επιλογή της κατάλληλης υπογραφής για κάθε έγγραφο, χωρίς υπερβολική πολυπλοκότητα στη διαδικασία.

Επίπεδο 1: η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES)

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή είναι το βασικό επίπεδο. Αντιστοιχεί σε κάθε εκδήλωση ηλεκτρονικής συναίνεσης: ένα κλικ στο "Αποδέχομαι", ένα πλαίσιο επιλογής, μια υπογραφή σχεδιασμένη σε οθόνη αφής.

• Απαιτήσεις: σαφής συναίνεση, ελάχιστη ταυτοποίηση (email)
• Απόδειξη: ασθενής έως μέτρια, ποικίλλει ανάλογα με τον πάροχο
• Περιπτώσεις χρήσης: προσφορές, δελτία παραγγελίας, εσωτερικές συμφωνίες, γενικοί όροι
• Τριβή για τον υπογράφοντα: σχεδόν μηδενική — ο υπογράφων δεν δημιουργεί λογαριασμό

Η SES επαρκεί για τη μεγάλη πλειονότητα των συνήθων εμπορικών συναλλαγών όπου ο κίνδυνος αμφισβήτησης είναι χαμηλός. Παραμένει νομικά έγκυρη, με τον δικαστή να εκτιμά κατά περίπτωση την αξιοπιστία της διαδικασίας.

Επίπεδο 2: η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)

Η προηγμένη υπογραφή ενισχύει την ταυτοποίηση του υπογράφοντος και θεμελιώνει μοναδικό δεσμό ανάμεσα σε αυτόν και το έγγραφο. Βασίζεται σε τέσσερα κριτήρια που θέτει το άρθρο 26 του eIDAS:

1. συνδέεται με τον υπογράφοντα κατά τρόπο μονοσήμαντο
2. επιτρέπει την ταυτοποίηση του υπογράφοντος
3. δημιουργείται με μέσα που ο υπογράφων διατηρεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο
4. συνδέεται με το έγγραφο κατά τρόπο που επιτρέπει τον εντοπισμό κάθε μεταγενέστερης τροποποίησης

Στην πράξη, η AES υλοποιείται μέσω διπαραγοντικής ταυτοποίησης: μοναδικός σύνδεσμος που αποστέλλεται μέσω email + κωδικός OTP που λαμβάνεται μέσω SMS. Το τελικό PDF ενσωματώνει χρονοσήμανση και λεπτομερές ιχνηλατικό αρχείο ελέγχου.

• Περιπτώσεις χρήσης: σύμβαση εργασίας, μίσθωση, εντολή, εμπορική σύμβαση υψηλού διακυβεύματος, συμφωνία εμπιστευτικότητας (NDA)
• Τριβή για τον υπογράφοντα: χαμηλή — ένας κωδικός SMS επιπλέον του email
• Απόδειξη: ισχυρή, μαχητό τεκμήριο εγκυρότητας

Επίπεδο 3: η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES)

Η εγκεκριμένη υπογραφή είναι το υψηλότερο επίπεδο. Βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό που εκδίδεται από εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP) που περιλαμβάνεται στον κατάλογο εμπιστοσύνης κράτους μέλους της ΕΕ, καθώς και σε ασφαλή διάταξη δημιουργίας υπογραφής (π.χ. YubiKey, έξυπνη κάρτα).

• Νομική αξία: ισοδύναμη με χειρόγραφη υπογραφή σε ολόκληρη την ΕΕ
• Περιπτώσεις χρήσης: αυθεντικά έγγραφα, δημόσιες συμβάσεις, ορισμένες συμβολαιογραφικές πράξεις
• Τριβή για τον υπογράφοντα: υψηλή — επαλήθευση ταυτότητας δια ζώσης ή μέσω βιντεοκλήσης KYC
• Κόστος: σημαντικά υψηλότερο από την SES/AES

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η QES σπάνια είναι απαραίτητη στην καθημερινή λειτουργία. Γίνεται απαραίτητη όταν το επιβάλλει ο νόμος (δικαστικές διαδικασίες, ορισμένες δημόσιες συμβάσεις) ή όταν η σύμβαση έχει εξαιρετική αξία.

Συγκριτικός πίνακας με μια ματιά

Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο επίπεδο

Ο απλός κανόνας: ευθυγραμμίστε το επίπεδο με το διακύβευμα του εγγράφου.

• Αν το έγγραφο αμφισβητηθεί, τι διακυβεύεται; Μερικές εκατοντάδες ευρώ ή μια σύμβαση αξίας πολλών δεκάδων χιλιάδων;
• Η σχέση με τον υπογράφοντα είναι γνωστή (ιστορικός πελάτης) ή άγνωστη (πρώτη επαφή);
• Το έγγραφο εμπίπτει σε νομικό πλαίσιο που επιβάλλει συγκεκριμένο επίπεδο (π.χ. σύμβαση εργασίας, μίσθωση) ?

Γενικός κανόνας: SES για τις απλές συμφωνίες, AES για οτιδήποτε αφορά τις ανθρώπινους πόρους, την ακίνητη περιουσία, τα οικονομικά, QES μόνο όταν το επιβάλλει ο νόμος.

Συνήθη λάθη

• Επιλογή συστηματικά της QES "για σιγουριά": περιττή τριβή για τον υπογράφοντα, υψηλό κόστος, συχνά υπερβολική για τις ανάγκες.
• Χρήση αποκλειστικά της SES για όλα: σε περίπτωση διαφοράς για μια σύμβαση εργασίας, η απουσία ισχυρής ταυτοποίησης μπορεί να αποδυναμώσει την απόδειξη.
• Σύγχυση επικύρωσης και υπογραφής: μια απόδειξη παραλαβής δεν αποτελεί υπογραφή.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo υποστηρίζει εγγενώς τα επίπεδα απλής (SES) και προηγμένης (AES) υπογραφής, με διπλό OTP email + SMS μέσω Twilio Verify για την AES. Για περιπτώσεις που απαιτούν QES, η Certyneo διασυνδέεται με πολλούς ευρωπαίους εγκεκριμένους παρόχους (Docaposte Certigna, Universign, CertEurope) ώστε να ενεργοποιεί την εγκεκριμένη υπογραφή χωρίς αλλαγή εργαλείου.

Μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο υπογραφής ανά έγγραφο ανάλογα με το διακύβευμα — ή ανά πρότυπο αν έχετε τυποποιήσει μια διαδικασία.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να συνδυάσω επίπεδα μέσα στον ίδιο φάκελο;

Ναι. Ένας φάκελος πολλαπλών εγγράφων μπορεί να περιλαμβάνει μια προσφορά υπογεγραμμένη με SES και μια σύμβαση υπογεγραμμένη με AES, για παράδειγμα. Κάθε υπογράφων βλέπει την ταυτοποίηση που αντιστοιχεί στο έγγραφο που πρέπει να υπογράψει.

Η προηγμένη υπογραφή αναγνωρίζεται διεθνώς;

Εντός της ΕΕ ναι, βάσει της αρχής της αμοιβαίας αναγνώρισης του eIDAS. Εκτός ΕΕ, η αναγνώριση εξαρτάται από το τοπικό νομικό πλαίσιο — πρέπει να ελέγχεται ανάλογα με τη σχετική δικαιοδοσία.

Χρειάζεται προσωπικό πιστοποιητικό για να υπογράψω με AES;

Όχι. Η AES μπορεί να αποκτηθεί χωρίς προηγούμενο προσωπικό πιστοποιητικό χάρη στο διπλό OTP. Αυτό καθιστά την AES ιδιαίτερα προσβάσιμη, ενώ η QES απαιτεί εγκεκριμένο πιστοποιητικό.

Είναι υποχρεωτική η εγκεκριμένη υπογραφή για μια σύμβαση εργασίας;

Όχι. Η σύμβαση εργασίας δέχεται την προηγμένη υπογραφή (AES), η οποία ήδη προσφέρει ισχυρό τεκμήριο εγκυρότητας. Για περισσότερες λεπτομέρειες, δείτε ηλεκτρονική υπογραφή της σύμβασης εργασίας.

Πώς να ελέγξω το επίπεδο ενός υπογεγραμμένου εγγράφου;

Ανοίξτε το PDF στο Adobe Acrobat Reader: οι ιδιότητες της υπογραφής εμφανίζουν το επίπεδο, τον υπογράφοντα και τη χρονοσήμανση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν διαδικτυακό επαληθευτή.

Συμπέρασμα

Η επιλογή του κατάλληλου επιπέδου ηλεκτρονικής υπογραφής σημαίνει εξεύρεση ισορροπίας ανάμεσα στην αποδεικτική αξία και την τριβή για τον υπογράφοντα. Ξεκινήστε απλά, ανεβάστε επίπεδο όταν το επιβάλλει το νομικό διακύβευμα.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online με απλό, γρήγορο και ασφαλή τρόπο.