Απλή, προηγμένη και ειδική υπογραφή: οι διαφορές

Τα τρία επίπεδα που ορίζονται από το eIDAS

Ο ευρωπαϊκός κανονισμόςeIDAS(n°910/2014) οργανώνει την ηλεκτρονική υπογραφή σε τρία επίπεδα, που αντιστοιχούν σε αυξανόμενους βαθμούς απαιτήσεων όσον αφορά την αναγνώριση του υπογράφοντος και τη σταθερότητα της απόδειξης. Η κατανόηση αυτών των επιπέδων σάς επιτρέπει να επιλέξετε την κατάλληλη υπογραφή για κάθε έγγραφο, χωρίς υπερβολικό μέγεθος της διαδικασίας.

Επίπεδο 1: απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES)

Εκείαπλή ηλεκτρονική υπογραφήείναι το βασικό επίπεδο. Αντιστοιχεί σε οποιαδήποτε εκδήλωση ηλεκτρονικής συναίνεσης: ένα κλικ στο «Αποδέχομαι», ένα πλαίσιο ελέγχου, ένα αρχικό σχέδιο σε μια οθόνη αφής.

• Απαιτήσεις: σαφής συγκατάθεση, ελάχιστη ταυτότητα (email)
• Απόδειξη: χαμηλή έως μεσαία, ποικίλλει ανάλογα με τον πάροχο
• Θήκες χρήσης: προσφορές, εντολές αγοράς, εσωτερικές συμφωνίες, γενικοί όροι
• Υπογράφων τριβής: σχεδόν μηδέν — ο υπογράφων δεν δημιουργεί λογαριασμό

Το SES επαρκεί για τη συντριπτική πλειοψηφία των κοινών εμπορικών συναλλαγών όπου ο κίνδυνος αμφισβήτησης είναι χαμηλός. Παραμένει νομικά έγκυρη, με τον δικαστή να αξιολογεί την αξιοπιστία της διαδικασίας κατά περίπτωση.

Επίπεδο 2: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)

Εκείπροχωρημένη υπογραφήενισχύει την ταυτότητα του υπογράφοντος και δημιουργεί έναν μοναδικό σύνδεσμο μεταξύ αυτού και του εγγράφου. Βασίζεται σε τέσσερα κριτήρια που ορίζει το άρθρο 26 του eIDAS:

1. συνδέεται με τον υπογράφοντα με μοναδικό τρόπο
2. επιτρέπει την αναγνώριση του υπογράφοντος
3. δημιουργείται με μέσα που ο υπογράφων διατηρεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο
4. συνδέεται με το έγγραφο με τέτοιο τρόπο ώστε να εντοπίζει τυχόν μεταγενέστερες τροποποιήσεις

Στην πράξη το ΑΕΣ περνάει από αέλεγχος ταυτότητας διπλού παράγοντα: μοναδικός σύνδεσμος που αποστέλλεται με email + κωδικός OTP που λαμβάνεται με SMS. Το τελικό PDF περιλαμβάνει μια χρονική σήμανση καιδιαδρομή ελέγχουλεπτομερής.

• Θήκες χρήσης: σύμβαση εργασίας, μίσθωση, εντολή, διακυβεύεται εμπορική σύμβαση, NDA
• Υπογράφων τριβής: αδύναμο — ένας κωδικός SMS για εισαγωγή εκτός από το email
• Απόδειξη: ισχυρό, μαχητό τεκμήριο εγκυρότητας

Επίπεδο 3: αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES)

Εκείειδική υπογραφήείναι το υψηλότερο επίπεδο. Βασίζεται σε απιστοποιητικό πιστοποιητικόεκδίδεται από πιστοποιημένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP) που περιλαμβάνεται στη λίστα εμπιστοσύνης ενός κράτους μέλους της ΕΕ και σε μια ασφαλή συσκευή δημιουργίας υπογραφής (π.χ. YubiKey, έξυπνη κάρτα).

• Νομική αξία: ισοδυναμεί με χειρόγραφη υπογραφή σε όλη την ΕΕ
• Θήκες χρήσης: αυθεντικές πράξεις, δημόσιες συμβάσεις, ορισμένες συμβολαιογραφικές πράξεις
• Υπογράφων τριβής: υψηλή — επαλήθευση ταυτότητας KYC πρόσωπο με πρόσωπο ή βίντεο
• Κόστος: σημαντικά υψηλότερο από το SES/AES

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, το QES είναι σπάνια απαραίτητο σε καθημερινή βάση. Καθίσταται ουσιαστικό όταν το απαιτεί ο νόμος (νομικές διαδικασίες, ορισμένες δημόσιες συμβάσεις) ή όταν η σύμβαση έχει εξαιρετική αξία.

Γρήγορος πίνακας σύγκρισης

Κριτήριο | Απλό | Προηγμένες | Αρμόδιος

Ταυτοποίηση | Email | Email + SMS OTP | Πιστοποιητικό πιστοποιητικό + επαλήθευση ταυτότητας

Νομική αξία | Στοιχεία προς εκτίμηση | Τεκμήριο εγκυρότητας | Ισοδυναμεί με χειρόγραφη υπογραφή ΕΕ

Τριβή | Σχεδόν μηδέν | Χαμηλό | Ψηλά

Τυπική περίπτωση χρήσης | Προσφορές, παραγγελίες αγοράς | Σύμβαση εργασίας, μίσθωση | Συμβολαιογραφικές πράξεις, δημόσιες συμβάσεις

Κόστος | Χαμηλό | Μέτρια | Μαθητής

Πώς να επιλέξετε το σωστό επίπεδο

Ο απλός κανόνας:ευθυγραμμίστε το επίπεδο με την έκδοση του εγγράφου.

• Εάν το έγγραφο αμφισβητηθεί, τι διακυβεύεται; Μερικές εκατοντάδες ευρώ ή ένα συμβόλαιο πολλών δεκάδων χιλιάδων;
• Είναι γνωστή η σχέση με τον υπογράφοντα (ιστορικός πελάτης) ή άγνωστη (πρώτη επαφή);
• Το έγγραφο εμπίπτει σε νομικό πλαίσιο που επιβάλλει ένα συγκεκριμένο επίπεδο (π.χ.σύμβαση εργασίας,μίσθωση) ?

Κατά γενικό κανόνα: SES για απλές συμφωνίες, AES για οτιδήποτε σχετίζεται με HR, ακίνητα, οικονομικά, QES μόνο όταν απαιτείται από τη νομοθεσία.

Συνήθη λάθη

• Πάρτε συστηματικά το QES«να καθησυχαστείς»: περιττή τριβή για τον υπογράφοντα, υψηλό κόστος, συχνά υπερμεγέθη.
• Επιμείνετε στο SES για τα πάντα: σε περίπτωση διαφωνίας για μια σύμβαση εργασίας, η απουσία ισχυρής πιστοποίησης ταυτότητας μπορεί να αποδυναμώσει την απόδειξη.
• Μπερδεμένη επικύρωση και υπογραφή: η απόδειξη παραλαβής δεν είναι υπογραφή.

Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo υποστηρίζει εγγενώς απλά (SES) και προηγμένα (AES) επίπεδα, με διπλό email OTP + SMS μέσω Twilio Verify for AES. Για περιπτώσεις που απαιτούν QES, το Certyneo διασυνδέεται με αρκετούς αναγνωρισμένους ευρωπαίους παρόχους υπηρεσιών (Docaposte Certigna, Universign, CertEurope) προκειμένου να ενεργοποιήσει την αναγνωρισμένη υπογραφή χωρίς αλλαγή του εργαλείου.

Μπορείτε να ορίσετε το έγγραφο επιπέδου υπογραφής ανά έγγραφο ανάλογα με το ζήτημα — ή κατά πρότυπο εάν έχετε βιομηχανοποιήσει μια διαδικασία.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να αναμίξω επίπεδα στον ίδιο φάκελο;

Ναί. Ένας φάκελος πολλών εγγράφων μπορεί να περιλαμβάνει μια προσφορά υπογεγραμμένη στο SES και μια σύμβαση υπογεγραμμένη σε AES, για παράδειγμα. Κάθε υπογράφοντος βλέπει τον έλεγχο ταυτότητας προσαρμοσμένο στο έγγραφο που πρέπει να υπογράψει.

Η προηγμένη υπογραφή αναγνωρίζεται διεθνώς;

Στην ΕΕ ναι, σύμφωνα με την αρχή της αμοιβαίας αναγνώρισης του eIDAS. Εκτός ΕΕ, η αναγνώριση εξαρτάται από το τοπικό νομικό πλαίσιο – που πρέπει να επαληθεύεται σύμφωνα με τη σχετική δικαιοδοσία.

Χρειάζομαι προσωπικό πιστοποιητικό για να εγγραφώ στο AES;

Όχι. Το AES μπορεί να ληφθεί χωρίς προηγούμενη προσωπική βεβαίωση χάρη στο διπλό OTP. Αυτό είναι που κάνει το AES πολύ προσιτό, όπου το QES απαιτεί πιστοποιητικό πιστοποιητικού.

Είναι υποχρεωτική η ειδική υπογραφή για μια σύμβαση εργασίας;

Όχι. Η σύμβαση εργασίας δέχεται προηγμένη υπογραφή (AES), η οποία προσφέρει ήδη ένα ισχυρό τεκμήριο εγκυρότητας. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βληλεκτρονική υπογραφή της σύμβασης εργασίας.

Πώς να ελέγξετε το επίπεδο ενός υπογεγραμμένου εγγράφου;

Ανοίξτε το PDF στο Adobe Acrobat Reader: οι ιδιότητες υπογραφής εμφανίζουν το επίπεδο, τον υπογράφοντα και τη χρονική σήμανση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αonline πούλι.

Σύναψη

Η επιλογή του σωστού επιπέδου ηλεκτρονικής υπογραφής σημαίνει την εύρεση της ισορροπίας μεταξύ αποδεικτικής αξίας και τριβής για τον υπογράφοντα. Ξεκινήστε απλά, πάρτε το ένα βήμα όταν το απαιτεί το νομικό ζήτημα.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.