Ηλεκτρονική υπογραφή για HR: ο οδηγός

Γιατί το HR μεταβαίνει στην ηλεκτρονική υπογραφή

Γιατί το HR μεταβαίνει στην ηλεκτρονική υπογραφή

Τα τμήματα HR διαχειρίζονται δεκάδες συμβατικά έγγραφα ανά μήνα: συμβάσεις αορίστου χρόνου, συμβάσεις ορισμένου χρόνου, τροποποιήσεις, υποσχέσεις εργασίας, συμφωνίες τηλεργασίας, συμβατικές καταγγελίες. Κάθε κύκλος χαρτιού διαρκεί 3-10 εργάσιμες ημέρες. Στην ηλεκτρονική υπογραφή, ο ίδιος κύκλος πέφτει σε λίγες ώρες.

• Πέρα από την εξοικονόμηση χρόνου, το HR θα βρει:
• ανώτερη ιχνηλασιμότητα για ελέγχους URSSAF/επιθεώρησης εργασίας
• εκσυγχρονισμένη εμπειρία υποψηφίου (χωρίς σάρωση/εκτύπωση στο σπίτι)
• μείωση σφαλμάτων (υπογραφή λανθασμένης έκδοσης HR)

Συνήθεις υπογεγραμμένα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού

• Συμβάσεις εργασίαςΣυμβάσεις εργασίας
• CDI, CDD, πρόγραμμα σπουδών εργασίας
• Υποσχέσεις απασχόλησης
• Τροποποιήσεις (μισθός, θέση, ωράριο εργασίας, σύμβαση τηλεργασίας εταιρείας)
• Συμβατικοί τερματισμοί
• Σχέδια κινήτρων, συμμετοχή
• Εσωτερικοί κανονισμοί (σύνδεση)
• Αναφορές δαπανών

Αναφορές δαπανών

Συνιστώμενο επίπεδο υπογραφής⬥ προκαταβολικά έγγραφα υπογραφής Τοείναι το πρότυπο. Παρέχει ταυτοποίηση δύο παραγόντων (email + OTP SMS) που εξασφαλίζει την απόδειξη σε περίπτωση δικαστικής διαφοράς — βλ.νομική εγκυρότητα ⬥⬥⬥.Μια απλή υπογραφή μπορεί να είναι αρκετή για ορισμένα εσωτερικά έγγραφα χαμηλού πονταρίσματος (πιστοποιητικά, συλλογές).

Μετρήσιμα οφέλη

Μείωση του χρόνου επιβίβασης ⬥⬥⬥: ένας υποψήφιος που γίνεται δεκτός το πρωί μπορεί να έχει υπογράψει τη σύμβασή του το απόγευμα

• Μείωση του χρόνου επιβίβασης ⬥⬥⬥: ένας υποψήφιος που γίνεται δεκτός το πρωί μπορεί να έχει υπογράψει τη σύμβασή του το απόγευμαΜειωμένο ποσοστό μη εμφάνισης
• ⬥⬥ κερδίζει άλλα συμβόλαια στο τραπέζι "για την κουζίνα ⬥⬥⬥: 2 έως 3 ώρες λιγότερες ανά αρχείο (υπενθυμίσεις, σαρώσεις, ταξινόμηση)Συμμόρφωση ⬥⬥⬥: ίχνος ελέγχου σε περίπτωση διαφωνίας
• Ενσωμάτωση με το HRISμε το HRIS
• με την τρέχουσα πλατφόρμα εργασίας HRIS, την τρέχουσα πλατφόρμα εργασίας HRISAP SuccessFactors) μέσω API ή Zapier. Οι τροποποιήσεις μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα από ένα πρότυπο, να αποσταλούν στον υπάλληλο και το υπογεγραμμένο έγγραφο καταχωρείται αυτόματα στο προσωπικό αρχείο.Σφάλματα που πρέπει να αποφευχθούν

Σφάλματα που πρέπει να αποφευχθούν

Επιλογή της απλής υπογραφής για σύμβαση εργασίας: αδύναμη απόδειξη

Μη διατήρηση της διαδρομής ελέγχου 5 χρόνια μετά τη λήξη της σύμβασης

• Ξεχνώ να αναφέρω το δικαίωμα προηγούμενης ενημέρωσης (υποχρεωτικά έγγραφα ⬥ να επισυνάψετε το σύστημα) η αποδεικτική αξία)
• Συγκεκριμένη περίπτωση: ταχεία επιβίβαση
• Μια ΜΜΕ 80 εργαζομένων έχει βιομηχανοποιήσει την ενσωμάτωση με ηλεκτρονική υπογραφή. Νέα διαδρομή:
• Αποδεκτός υποψήφιος μέσω email → αυτόματη δημιουργία του CDI από το πρότυπο

Αποστολή σε AES με OTP SMS → υπογεγραμμένο εντός της ώρας

Αποστολή σε AES με OTP SMS → υπογεγραμμένο εντός της ώρας

1. Αυτόματη ταξινόμηση στο αρχείο PayFit
2. Αποστολή εσωτερικών εγγράφων ρύθμισης ομάδας (IT)
3. Αποτέλεσμα: ο χρόνος προετοιμασίας επιβίβασης διαιρούμενος με 4, χάθηκαν 0 συμβόλαια, τα αρχεία URSSAF διατηρούνται ενημερωμένα.
4. Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo προσφέρει ένα πακέτο HR με προρυθμισμένα πρότυπα για τρέχουσες συμβάσεις (CDI, CDD, μελέτη εργασίας, τροποποιήσεις), προηγμένη υπογραφή από προεπιλογή, εγγενείς ενσωματώσεις με κύριο HRIS και 10ετή αρχειοθέτηση.

Οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να παρακολουθούν την κατάσταση κάθε σύμβασης σε πραγματικό χρόνο από έναν ειδικό πίνακα ελέγχου και να εξάγουν τη διαδρομή ελέγχου για ελέγχους.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί η σύμβαση εργασίας να υπογραφεί στο SES;

Τεχνικά ναι, αλλά τα στοιχεία είναι αδύναμα. Συνιστάται AES για όλες τις συμβάσεις εργασίας.

Μπορεί να υπογραφεί μια τροπολογία εκτός των εγκαταστάσεων;

Ναι, είναι ακόμη και ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα.

Πρέπει να διατηρήσουμε μια έντυπη έκδοση;

Όχι. Το PDF με την υπογραφή PAdES έχει την ίδια τιμή. Προσέξτε να διατηρήσετε το ίχνος ελέγχου.

Όχι. Το PDF με την υπογραφή PAdES έχει την ίδια τιμή. Προσέξτε να διατηρήσετε το ίχνος ελέγχου.

Πρέπει να ζητείται η γνώμη των IRP;

Όχι, η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποτελεί συλλογικό μέτρο κατά την έννοια του Εργατικού Κώδικα.

Λειτουργεί διεθνώς;

Ναι στην ΕΕ (αμοιβαία αναγνώριση). Εκτός ΕΕ, ελέγξτε την τοπική νομοθεσία.

Συμπέρασμα

Το HR που υιοθετεί ηλεκτρονικές υπογραφές αποκτά ταχύτητα, συμμόρφωση και εμπειρία υποψηφίου. Αυτό είναι ένα από τα πιο ξεκάθαρα ROI του ψηφιακού μετασχηματισμού στις επιχειρήσεις.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.