Ηλεκτρονική υπογραφή για HR: ο οδηγός

Γιατί το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού στρέφεται στην ηλεκτρονική υπογραφή

Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού διαχειρίζονται δεκάδες συμβατικά έγγραφα κάθε μήνα: συμβάσεις αορίστου χρόνου, συμβάσεις ορισμένου χρόνου, τροποποιητικές πράξεις, προσφορές πρόσληψης, συμφωνίες τηλεργασίας, συμβατικές λύσεις εργασίας. Κάθε κύκλος σε χαρτί διαρκεί 3 έως 10 εργάσιμες ημέρες. Με την ηλεκτρονική υπογραφή, ο ίδιος κύκλος μειώνεται σε λίγες ώρες.

Πέρα από το κέρδος χρόνου, το ανθρώπινο δυναμικό βρίσκει:

• ανώτερη ιχνηλασιμότητα για ελέγχους ΙΚΑ/επιθεώρησης εργασίας
• εκσυγχρονισμένη εμπειρία υποψηφίου (χωρίς σκανάρισμα/εκτύπωση στο σπίτι)
• μείωση λαθών (υπογραφή λάθος έκδοσης)
• συγκεντρωτική διαχείριση προσωπικών φακέλων σε ένα σύστημα HRIS

Έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού που υπογράφονται συχνά

• Συμβάσεις εργασίας αορίστου χρόνου, ορισμένου χρόνου, μαθητείας
• Προσφορές πρόσληψης
• Τροποποιητικές πράξεις (μισθός, θέση, ωράριο εργασίας, τηλεργασία)
• Επιχειρησιακές ή κλαδικές συμφωνίες
• Συμβατικές λύσεις σύμβασης εργασίας
• Σχέδια συμμετοχής στα κέρδη, επιχειρησιακής συμμετοχής
• Εσωτερικοί κανονισμοί (συλλογή υπογραφών)
• Έξοδα μετακίνησης

Συνιστώμενο επίπεδο υπογραφής

Για τα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού, η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) αποτελεί το πρότυπο. Προσφέρει διπλή ταυτοποίηση (email + OTP SMS) που ενισχύει την αποδεικτική ισχύ σε περίπτωση εργατικής διαφοράς — δείτε νομική ισχύ.

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να επαρκεί για ορισμένα εσωτερικά έγγραφα χαμηλού ρίσκου (πιστοποιητικά, συλλογές υπογραφών).

Μετρήσιμα οφέλη

• Μείωση του χρόνου ενσωμάτωσης νεοπροσληφθέντων: ένας υποψήφιος που γίνεται δεκτός το πρωί μπορεί να έχει υπογράψει τη σύμβασή του το ίδιο απόγευμα
• Μειωμένο ποσοστό μη-εμφάνισης: δεν υπάρχουν πλέον συμβάσεις "ξεχασμένες" στο τραπέζι της κουζίνας
• Διοικητικό κέρδος: 2 έως 3 ώρες λιγότερες ανά φάκελο (υπενθυμίσεις, σκανάρισμα, αρχειοθέτηση)
• Συμμόρφωση: αντιτασσόμενο ιχνηλάτιο ελέγχου σε περίπτωση αμφισβήτησης

Ενσωμάτωση με το σύστημα HRIS σας

Μια σύγχρονη πλατφόρμα διασυνδέεται με τα συνήθη συστήματα HRIS (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) μέσω API ή Zapier. Οι τροποποιητικές πράξεις μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα από ένα πρότυπο, να αποστέλλονται στον εργαζόμενο, και το υπογεγραμμένο έγγραφο επιστρέφει και ταξινομείται αυτόματα στον προσωπικό φάκελο.

Λάθη που πρέπει να αποφεύγονται

• Επιλογή της απλής ηλεκτρονικής υπογραφής για σύμβαση εργασίας: αδύναμη απόδειξη
• Μη διατήρηση του ιχνηλατίου ελέγχου για 5 έτη μετά τη λήξη της σύμβασης
• Παράλειψη αναφοράς του δικαιώματος προηγούμενης ενημέρωσης (υποχρεωτικά έγγραφα προς επισύναψη)
• Συστηματική εκτύπωση της υπογεγραμμένης σύμβασης (απώλεια της αποδεικτικής αξίας)

Πραγματική περίπτωση: επιταχυνόμενη ενσωμάτωση νεοπροσληφθέντων

Μια ΜμΕ με 80 εργαζομένους εκβιομηχάνισε τη διαδικασία ενσωμάτωσης νεοπροσληφθέντων με ηλεκτρονική υπογραφή. Νέα διαδικασία:

1. Ο υποψήφιος αποδέχεται μέσω email → αυτόματη δημιουργία της σύμβασης αορίστου χρόνου από το πρότυπο
2. Αποστολή με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και OTP SMS → υπογραφή εντός της ώρας
3. Αυτόματη ταξινόμηση στον φάκελο PayFit
4. Αποστολή εγγράφων υποδοχής (πολιτική IT, εσωτερικός κανονισμός) για ομαδική συλλογή προηγμένων υπογραφών

Αποτέλεσμα: ο χρόνος προετοιμασίας της ενσωμάτωσης μειώθηκε επί 4, 0 χαμένες συμβάσεις, φάκελοι ΙΚΑ ενημερωμένοι.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo προσφέρει ένα πακέτο για το ανθρώπινο δυναμικό με προδιαμορφωμένα πρότυπα για τις συνήθεις συμβάσεις (αορίστου χρόνου, ορισμένου χρόνου, μαθητείας, τροποποιητικές πράξεις), προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ως προεπιλογή, εγγενείς ενσωματώσεις με τα κύρια συστήματα HRIS, και αρχειοθέτηση 10 ετών συμπεριλαμβανόμενη.

Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να παρακολουθούν σε πραγματικό χρόνο την κατάσταση κάθε σύμβασης από έναν αποκλειστικό πίνακα ελέγχου και να εξάγουν το ιχνηλάτιο ελέγχου για τους απαιτούμενους ελέγχους.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί η σύμβαση εργασίας να υπογραφεί με απλή ηλεκτρονική υπογραφή;

Τεχνικά ναι, αλλά η απόδειξη είναι αδύναμη. Συνιστάται η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή για κάθε σύμβαση εργασίας.

Μπορεί μια τροποποιητική πράξη να υπογραφεί εκτός των εγκαταστάσεων;

Ναι, είναι μάλιστα ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα.

Πρέπει να διατηρείται και έντυπη έκδοση;

Όχι. Το υπογεγραμμένο PDF PAdES έχει την ίδια νομική ισχύ. Προσοχή στη διατήρηση του ιχνηλατίου ελέγχου.

Πρέπει να ενημερώνονται τα εκπρόσωπα εργαζομένων;

Όχι, η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποτελεί συλλογικό μέτρο υπό την έννοια του Κώδικα Εργασίας.

Λειτουργεί σε διεθνές επίπεδο;

Ναι εντός της ΕΕ (αμοιβαία αναγνώριση). Εκτός ΕΕ, ελέγξτε το τοπικό δίκαιο.

Συμπέρασμα

Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού που υιοθετούν την ηλεκτρονική υπογραφή κερδίζουν σε ταχύτητα, σε συμμόρφωση και σε εμπειρία υποψηφίου. Είναι μία από τις πιο καθαρές αποδόσεις επένδυσης της ψηφιακής μετάβασης στην επιχείρηση.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, με απλό, ταχύ και ασφαλή τρόπο.