Ηλεκτρονική υπογραφή για μεσιτικά γραφεία

Το ακίνητο, ένας κλάδος με μεγάλο συμβατικό όγκο

Εντολές πώλησης, εντολές διαχείρισης, μισθώσεις, προσύμφωνα, πρωτόκολλα παράδοσης-παραλαβής, τροποποιητικές πράξεις: ένα κτηματομεσιτικό γραφείο διαχειρίζεται εκατοντάδες έγγραφα τον μήνα. Η ηλεκτρονική υπογραφή συντομεύει δραστικά τους κύκλους των συναλλαγών.

Έγγραφα που υπογράφονται συχνά

• Εντολή πώλησης (αποκλειστική, απλή, ημιαποκλειστική)
• Εντολή διαχείρισης μισθώσεων
• Μίσθωση κατοικίας (μη επιπλωμένη, επιπλωμένη)
• Εμπορική μίσθωση, επαγγελματική μίσθωση
• Προσύμφωνο / υπόσχεση πώλησης (αν ανατεθεί στο γραφείο, αλλιώς συμβολαιογράφος)
• Πρωτόκολλα παράδοσης-παραλαβής κατά την είσοδο και την έξοδο
• Συμβάσεις εγγύησης εις ολόκληρον
• Τροποποιητικές πράξεις της μίσθωσης (αλλαγή μισθωτή, μεταβολή μισθώματος)

Συνιστώμενο επίπεδο

Για μια εντολή ή μια μίσθωση, το πρότυπο είναι η προηγμένη υπογραφή (AES) — σημαντικό συμβατικό διακύβευμα, μακροχρόνια μισθωτική σχέση. Τα πρωτόκολλα μπορούν να γίνουν με SES.

Τα προσύμφωνα περνούν γενικά από τον συμβολαιογράφο, ο οποίος εκδίδει τη δική του εγκεκριμένη υπογραφή.

Οφέλη για το γραφείο

• Εντολές υπογεγραμμένες εξ αποστάσεως: δεν χρειάζεται πλέον ραντεβού στο γραφείο για να ληφθεί η υπογραφή του πωλητή
• Ταχύτερες μισθώσεις: φάκελος εγκεκριμένος το πρωί, μίσθωση υπογεγραμμένη το απόγευμα, μισθωτής εγκατεστημένος την επομένη
• Λιγότερες ακυρώσεις: το ποσοστό υπογραφής αυξάνεται σημαντικά όταν ο μισθωτής μπορεί να υπογράψει από τον καναπέ του
• Πλήρης φάκελος συγκεντρωμένος: μίσθωση + εγγύηση + πρωτόκολλα στον ίδιο χώρο

Ενσωμάτωση με τα κτηματομεσιτικά προγράμματα

Τα γραφεία χρησιμοποιούν Apimo, Hektor, PERISCOPE, Immofacile. Μια σύγχρονη ηλεκτρονική υπογραφή διασυνδέεται μέσω API: τα έγγραφα παράγονται, στέλνονται προς υπογραφή και το υπογεγραμμένο PDF επιστρέφει στον φάκελο του πελάτη.

Συχνά λάθη

• Η αποστολή μίσθωσης χωρίς τα υποχρεωτικά παραρτήματα (πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης, έλεγχοι, ενημερωτικό σημείωμα)
• Η χρήση SES για αποκλειστική εντολή (ασθενής απόδειξη σε περίπτωση αμφισβήτησης)
• Η μη διατήρηση του ίχνους ελέγχου (διάρκεια της μίσθωσης + 5 έτη)
• Η χωριστή υπογραφή της μίσθωσης και της εγγύησης (κίνδυνος ασυνέπειας)

Συγκεκριμένη περίπτωση: υπογραφή μίσθωσης εξ αποστάσεως

Ένα διαμέρισμα στο Παρίσι που δόθηκε σε μισθωτή εγκατεστημένο στη Λυών. Διαδρομή:

1. Δευτέρα πρωί: ο φάκελος εγκρίνεται από το γραφείο
2. Δευτέρα 10:00: αποστολή σε AES της μίσθωσης + παραρτημάτων + εγγύησης (3 υπογράφοντες: μισθωτής, εγγυητής, εκμισθωτής)
3. Δευτέρα 15:00: όλα υπογεγραμμένα
4. Τρίτη: παράδοση των κλειδιών

Τρεις εβδομάδες κερδισμένες σε σχέση με τον παραδοσιακό έντυπο κύκλο.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo προσφέρει λύση προσαρμοσμένη στο ακίνητο: προδιαμορφωμένα πρότυπα για εντολές, μισθώσεις και πρωτόκολλα, προηγμένη υπογραφή εξ ορισμού, ενσωματώσεις με τα κύρια κτηματομεσιτικά προγράμματα και μακρά αρχειοθέτηση σύμφωνη με τη νόμιμη διάρκεια.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί μια μίσθωση κατοικίας να υπογραφεί ηλεκτρονικά;

Ναι, οι γαλλικοί νόμοι ALUR και ELAN δεν το εμποδίζουν. Συνιστάται AES.

Πρέπει να επισυνάπτονται οι έλεγχοι;

Ναι — πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης, χάρτης κινδύνων, αμίαντος, μόλυβδος κατά περίπτωση — στον ίδιο φάκελο.

Μπορεί ένα προσύμφωνο να υπογραφεί online;

Ναι, αν πρόκειται για ιδιωτικό προσύμφωνο. Για συμβολαιογραφική πράξη, απευθυνθείτε σε συμβολαιογράφο.

Μπορεί ο εγγυητής να υπογράψει εξ αποστάσεως;

Ναι, με την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείται AES (ισχυρή ταυτοποίηση).

Πόσο διατηρείται μια μίσθωση;

Διάρκεια της μίσθωσης + τουλάχιστον 5 έτη, ιδανικά 10 έτη.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή έγινε πρότυπο στο ακίνητο. Τα γραφεία που την υιοθέτησαν διαχειρίζονται περισσότερους φακέλους, γρηγορότερα και με λιγότερη τριβή για τους πελάτες τους.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online — απλά, γρήγορα και με πλήρη ασφάλεια.