Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή; Οδηγός 2026

Ορισμός και πλαίσιο

ΕΝΑηλεκτρονική υπογραφήείναι μια τεχνική διαδικασία που επιτρέπει σε ένα άτομο να εκφράσει τη συγκατάθεσή του σε ένα ψηφιακό έγγραφο, με την ίδια αξία με μια χειρόγραφη υπογραφή που τοποθετείται σε χαρτί. Δεν περιορίζεται στην εικόνα ενός αρχικού επικολλημένου σε ένα PDF: πίσω από την υπογραφή, υπάρχει ένας κρυπτογραφικός μηχανισμός που δεσμεύει τον υπογράφοντα στο έγγραφο και εγγυάται την ακεραιότητά του.

Το πλαίσιο αναφοράς στην Ευρώπη είναι ο κανονισμόςeIDAS(αρ. 910/2014), το οποίο ορίζει τρία επίπεδα: απλό, προχωρημένο, προσόν. Κάθε επίπεδο αντιστοιχεί σε διαφορετικές απαιτήσεις σχετικά με την ταυτότητα του υπογράφοντος και την ισχύ της απόδειξης.

Γιατί η ηλεκτρονική υπογραφή έχει γίνει απαραίτητη

Οι εταιρείες σήμερα επεξεργάζονται δεκάδες συμβατικά έγγραφα την εβδομάδα: συμβάσεις εργασίας, προσφορές, εντολές αγοράς, εντολές, μισθώσεις, NDA κ.λπ. Η κυκλοφορία αυτών των εγγράφων σε έντυπη μορφή είναι δαπανηρή από άποψη χρόνου και υλικοτεχνικής υποστήριξης.

Μερικές τάξεις μεγέθους που αναφέρονται συχνά στο επάγγελμα:

• συνάπτει χάρτινη σύμβαση2 και 5 ημέρεςνα επιστρέψει υπογεγραμμένο κατά μέσο όρο?
• την ίδια λειτουργία στην ηλεκτρονική υπογραφή παίρνειλίγα λεπτά έως μερικές ώρες;
• το πλήρες κόστος ενός κύκλου χαρτιού (εκτύπωση, ταχυδρομική αποστολή, αρχειοθέτηση, υπενθύμιση) είναι περίπου15 έως 35 € ανά έγγραφο.

Πέρα από τους αριθμούς, η ηλεκτρονική υπογραφή παρέχειανώτερη ιχνηλασιμότητα: κάθε βήμα έχει χρονική σήμανση, κάθε ενέργεια του υπογράφοντος καταγράφεται, η διεύθυνση IP καταγράφεται. Το χαρτί αφήνει μόνο ένα σκαρίφημα.

Πώς λειτουργεί μια ηλεκτρονική υπογραφή;

Η διαδικασία ακολουθεί πάντα την ίδια λογική, ανεξάρτητα από τον προμηθευτή:

1. Ο εκδότης υποβάλλει ένα έγγραφο (συνήθως PDF) σε μια πλατφόρμα υπογραφής.
2. Προσθέτει τους παραλήπτες (υπογράφοντες), τοποθετεί τα πεδία υπογραφής και ορίζει τη σειρά.
3. Κάθε υπογράφοντος λαμβάνει έναν ασφαλή σύνδεσμο μέσω email. Ανοίγει το έγγραφο, επαληθεύεται ο έλεγχος ταυτότητας (OTP με SMS για το προχωρημένο επίπεδο για παράδειγμα), κάνει κλικ για να υπογράψει.
4. Η πλατφόρμα υπολογίζει ένα κρυπτογραφικό αποτύπωμα του εγγράφου, το συσχετίζει με την ταυτότητα του υπογράφοντος και μια χρονική σήμανση και ενσωματώνει τα πάντα στο τελικό PDF.
5. Το υπογεγραμμένο PDF περιλαμβάνει πλέον αδιαδρομή ελέγχου: αρχείο καταγραφής με χρονική σήμανση όλων των ενεργειών, διεύθυνση IP, παράγοντας χρήστη, επιβεβαίωση OTP.

Για να προχωρήσετε περαιτέρω στη μηχανική, βλπώς λειτουργεί μια ηλεκτρονική υπογραφή.

Τα τρία επίπεδα eIDAS

Ο ευρωπαϊκός κανονισμός διακρίνει τρία επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής. Η καλή πρακτική συνίσταται στην επιλογή του επιπέδου προσαρμοσμένου στην έκδοση του εγγράφου, όχι στη συστηματική λήψη του ισχυρότερου (πιο απαιτητικό = πιο δαπανηρή τριβή για τον υπογράφοντα).

• Μονόκλινο (SES): ένα απλό κλικ ή ένα πλαίσιο ελέγχου είναι αρκετό. Κατάλληλο για έγγραφα χαμηλού πονταρίσματος: προσφορές, εντολές αγοράς, εσωτερικές συμφωνίες.
• Για προχωρημένους (AES): αναγνώριση του υπογράφοντος με δεύτερο παράγοντα (OTP SMS + email τυπικά). Μοναδικός σύνδεσμος μεταξύ του υπογράφοντος και του εγγράφου. Κατάλληλο για συμβάσεις εργασίας, μισθώσεις, εντολές.
• Πιστοποιημένο (QES): αναγνωρισμένο πιστοποιητικό που εκδίδεται από εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP). Νομικά ισοδυναμεί με χειρόγραφη υπογραφή σε όλη την ΕΕ. Προορίζεται για αυθεντικές ή πολύ επίσημες πράξεις.

Για την πλήρη διάκριση με παραδείγματα, βλαπλό, προχωρημένο, προσόν: ποιες είναι οι διαφορές.

Έγγραφα που μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά

Στην πράξη, σχεδόν όλα τα συμβατικά και εμπορικά έγγραφα υπογράφονται πλέον ηλεκτρονικά:

• συμβάσεις εργασίας (CDI, CDD, εργασία-μελέτη)
• προσφορές, εντολές αγοράς, προτιμολόγια
• συμφωνίες εμπιστευτικότητας (NDA)
• εντολές πωλήσεων και διαχείρισης
• μισθώσεις κατοικιών και επαγγελματικών χώρων
• διεταιρικές συμφωνίες, μνημόνια συνεννόησης
• τροποποιήσεις, πληρεξούσια, πιστοποιητικά

Ορισμένες πράξεις εξακολουθούν να αποκλείονται ή υπόκεινται σε προϋποθέσεις (συμβολαιογραφικές πράξεις, έγγραφα προσωπικής κατάστασης, ορισμένες νομικές διαδικασίες): ελέγξτε το πλαίσιο που ισχύει για το έγγραφό σας πριν υπογράψετε μια υπογραφή με ισχυρή αποδεικτική ισχύ.

Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo είναι μια ευρωπαϊκή πλατφόρμα ηλεκτρονικών υπογραφών, που φιλοξενείται στην ΕΕ, συμβατή με το eIDAS και το GDPR από το σχεδιασμό. Καλύπτει απλά (SES) και προηγμένα επίπεδα (AES) με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων (email + OTP SMS μέσω Twilio Verify) και διασυνδέεται με πιστοποιημένους παρόχους υπηρεσιών για αναγνωρισμένες υπογραφές (QES) όταν το απαιτεί η περίπτωση χρήσης.

Κάθε φάκελος που αποστέλλεται μέσω Certyneo δημιουργεί αυτόματα ένα υπογεγραμμένο PDF με υποσέλιδο ελέγχου, ένα αρχείο καταγραφής με χρονική σφραγίδα που τηρείται για 10 χρόνια και επαναχρησιμοποιήσιμα απόδειξη σε περίπτωση διαφωνίας.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Η ηλεκτρονική υπογραφή έχει την ίδια αξία με μια χειρόγραφη υπογραφή;

Ναι, υπό την προϋπόθεση ότι το επίπεδο υπογραφής είναι προσαρμοσμένο στο έγγραφο και ότι η ταυτότητα του υπογράφοντος καθώς και η ακεραιότητα του εγγράφου είναι αποδεδειγμένα. Στην Ευρώπη, ο κανονισμός eIDAS θεσπίζει την αρχή της μη διάκρισης: μια υπογραφή δεν μπορεί να απορριφθεί ως απόδειξη απλώς και μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική.

Τι επίπεδο υπογραφής να επιλέξετε;

Για την πλειοψηφία των καθημερινών περιπτώσεων (προσφορές, εντολές αγοράς, εσωτερικές συμφωνίες), αρκεί μια απλή υπογραφή. Για σύμβαση εργασίας, μίσθωση ή εντολή, επιλέξτε προηγμένη υπογραφή. Για μια πράξη με πολύ ισχυρή νομική αξία, εξερευνήστε την ειδική υπογραφή.

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι δωρεάν;

Ορισμένες πλατφόρμες προσφέρουν ένα δωρεάν πρόγραμμα για λίγες υπογραφές ανά μήνα. Από εκεί και πέρα, το εργαλείο γίνεται χρεώσιμο.Δείτε τη σύγκριση δωρεάν/πληρωμένη.

Μπορείτε να υπογράψετε από smartphone;

Ναι, όλες οι σύγχρονες πλατφόρμες επιτρέπουν την υπογραφή από smartphone ή tablet. Ο υπογράφων κάνει κλικ στον σύνδεσμο που λαμβάνεται μέσω email και μπορεί να υπογράψει απευθείας στην οθόνη αφής.

Τι συμβαίνει σε περίπτωση διαφωνίας;

Η πλατφόρμα παρέχει την πλήρη διαδρομή ελέγχου κατόπιν αιτήματος: χρονική σήμανση, διεύθυνση IP, έλεγχος ταυτότητας, κρυπτογραφικό δακτυλικό αποτύπωμα. Αυτή η επαναχρησιμοποιήσιμη απόδειξη γίνεται αποδεκτή από γαλλικά και ευρωπαϊκά δικαστήρια, εφόσον είναι συμβατό με το eIDAS.

Σύναψη

Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν είναι πλέον gadget: είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας που διαιρεί τον κύκλο υπογραφής κατά 10, μειώνει το διοικητικό κόστος και παρέχει μεγαλύτερη ιχνηλασιμότητα από το χαρτί. Ξεκινήστε με έγγραφα χαμηλού πονταρίσματος για να εξοικειωθείτε και, στη συνέχεια, επεκτείνετε σταδιακά σε όλες τις διαδικασίες σας.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.