Διαχείριση ιατρείου: Νομική και διοικητική συμμόρφωση

Ένα ιατρείο υπόκειται σε τρία διαφορετικά καθεστώτα που δεν έχουν ούτε τον ίδιο υπεύθυνο επεξεργασίας, ούτε το ίδιο χρονοδιάγραμμα, ούτε τις ίδιες κυρώσεις: τις δεοντολογικές και επαγγελματικές υποχρεώσεις, τις υποχρεώσεις του εργοδότη και εκείνες που ισχύουν για τα δεδομένα υγείας. Η δυσκολία δεν έγκειται στην πολυπλοκότητα του καθενός, αλλά στο γεγονός ότι εξελίσσονται παράλληλα — και ότι μια παράβαση σε ένα από αυτά συχνά αποκαλύπτεται κατά τη διάρκεια ελέγχου που αφορά ένα άλλο.

Η εγκατάσταση και το πλαίσιο άσκησης της δραστηριότητας

Η άσκηση του επαγγέλματος προϋποθέτει την εγγραφή στο μητρώο του αρμόδιου επαγγελματικού συλλόγου και την καταχώριση του πτυχίου. Η σύμβαση άσκησης του επαγγέλματος — σύμπραξη, ελεύθερη συνεργασία, αντικατάσταση — πρέπει να κοινοποιείται στον επαγγελματικό σύλλογο, ο οποίος ελέγχει τη συμμόρφωσή της με τον κώδικα δεοντολογίας.

Τρία σημεία υποτιμούνται συχνά σε αυτό το στάδιο:

• Η ρήτρα μη ανταγωνισμού ή μη επανεγκατάστασης Η ρήτρα που περιλαμβάνεται σε σύμβαση συνεργασίας πρέπει να είναι περιορισμένη χρονικά και χωρικά, και να είναι αναλογική. Μια υπερβολική ρήτρα απορρίπτεται, αλλά είναι προτιμότερο να διαπραγματευτεί κανείς την όρο παρά να τον επικαλεστεί στο δικαστήριο.
• Το σύμβαση αντικατάστασης πρέπει να συντάσσεται και να διαβιβάζεται σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες, ακόμη και σε περίπτωση προσωρινής αντικατάστασης.
• Τοασφάλιση επαγγελματικής αστικής ευθύνης πρέπει να συνάπτεται πριν από την πρώτη πράξη, με ιδιαίτερη προσοχή στην αναδρομική κάλυψη του παρελθόντος, εάν έχει πραγματοποιηθεί προηγούμενη χρήση — θέμα που αναπτύσσεται στο άρθρο μας σχετικά με τη επαγγελματική αστική ευθύνη.

Το δικηγορικό γραφείο ως εργοδότης

Από την πρώτη πρόσληψη — γραμματέας, βοηθός, νοσηλευτής — το ιατρείο καθίσταται εργοδότης που υπόκειται στο εργατικό δίκαιο και στην ισχύουσα συλλογική σύμβαση εργασίας.

Οι πιο ουσιώδεις υποχρεώσεις είναι εκείνες των οποίων η παράλειψη διαπιστώνεται αμέσως κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου: δήλωση πριν από την πρόσληψη, γραπτή σύμβαση όταν απαιτείται, υποχρεωτικές αναρτήσεις, ενιαίο μητρώο προσωπικού, επίσκεψη ενημέρωσης και πρόληψης, και ενιαίο έγγραφο αξιολόγησης επαγγελματικών κινδύνων.

Το τελευταίο αυτό στοιχείο συνήθως απουσιάζει από τις μικρές επιχειρήσεις, ενώ είναι υποχρεωτικό από τον πρώτο υπάλληλο. Σε ένα ιατρείο, πρέπει να καλύπτει συγκεκριμένους κινδύνους: βιολογική έκθεση, χειρισμό φορτίων, ψυχοκοινωνικούς κινδύνους και εργασία μπροστά σε οθόνη.

Σε αυτά προστίθεται η καταγραφή του χρόνου εργασίας όταν τα ωράρια δεν είναι συλλογικά, το αποδεικτικό ζήτημα της οποίας αναλύεται στο άρθρο μας σχετικά με τα υπερωρίες.

Τα δεδομένα υγείας στην καθημερινότητα

Πρόκειται για το καθεστώς του οποίου οι παραβάσεις κοστίζουν περισσότερο, και το οποίο εξαρτάται από καθημερινές πράξεις.

Το δικηγορικό γραφείο είναι υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων των ασθενών του. Πρέπει να τηρεί μητρώο επεξεργασιών, να ενημερώνει τους ασθενείς, να καθορίζει τις περιόδους διατήρησης και να ρυθμίζει συμβατικά τις σχέσεις με τους υπεργολάβους του — προγραμματιστή λογισμικού, πάροχο φιλοξενίας, πάροχο τηλεγραφικής γραμματείας.

Από αυτά προκύπτουν τρεις πρακτικές απαιτήσεις:

• Τοφιλοξενία Η διαχείριση των δεδομένων πρέπει να διασφαλίζεται από φορέα πιστοποιημένο για τον σκοπό αυτό, ακόμη και όταν το επιχειρηματικό λογισμικό χρησιμοποιείται διαδικτυακά.
• Τα εξουσιοδοτήσεις πρέπει να είναι ατομικά και διακριτά: ένας λογαριασμός που μοιράζονται πολλά άτομα καθιστά αδύνατη την ιχνηλασιμότητα και αποτελεί από μόνο του παράβαση.
• Τα ανταλλαγές Η ανταλλαγή δεδομένων υγείας μεταξύ επαγγελματιών απαιτεί τη χρήση ασφαλούς συστήματος ανταλλαγής μηνυμάτων για θέματα υγείας, και όχι συστήματος ανταλλαγής μηνυμάτων για το ευρύ κοινό.

Η καταγραφή των προσβάσεων και οι περίοδοι διατήρησης που αφορούν τον ιατρικό φάκελο περιγράφονται λεπτομερώς στο άρθρο μας σχετικά με το ηλεκτρονικός ιατρικός φάκελος, καθώς και οι κανόνες κοινοποίησης στο άρθρο που αφιερώνεται στο ιατρικό απόρρητο.

Η υποδοχή του κοινού και οι εγκαταστάσεις

Το δικηγορικό γραφείο είναι χώρος που δέχεται κοινό, γεγονός που συνεπάγεται υποχρεώσειςπροσβασιμότητα και πυρασφάλεια ανάλογα με την κατηγορία του. Πρέπει να διατίθεται δημόσιο μητρώο προσβασιμότητας.

Επιπλέον, περιλαμβάνονται οι αμοιβές και οι όροι παροχής υπηρεσιών, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες επίλυσης διαφορών.

Η διαχείριση των απόβλητα από δραστηριότητες υγειονομικής περίθαλψης με κίνδυνο μόλυνσης Αποτελεί μέρος ενός ειδικού κλάδου, με σύμβαση με εγκεκριμένο πάροχο και διατήρηση των δελτίων παρακολούθησης. Πρόκειται για ένα απλό και συχνό σημείο ελέγχου.

Η τιμολόγηση και οι σχέσεις με το σύστημα υγειονομικής ασφάλισης

Η τιμολόγηση ακολουθεί τους ισχύοντες τιμοκαταλόγους και τους κανονισμούς σχετικά με τις επιπλέον αμοιβές, η αναγραφή των οποίων είναι υποχρεωτική.

Δύο υποχρεώσεις τεκμηρίωσης αξίζει να οργανωθούν εκ των προτέρων: η διατήρηση των δελτία περίθαλψης καθώς και δικαιολογητικά έγγραφα σύμφωνα με τις ισχύουσες προθεσμίες, και η ιχνηλασιμότητα των προδιαγραφές, το πλαίσιο του οποίου παρουσιάζεται στο άρθρο μας σχετικά με τα ψηφιακές διαταγές.

Ένας έλεγχος από την ασφάλιση υγείας επικεντρώνεται κυρίως στη συνέπεια μεταξύ των τιμολογημένων πράξεων και των φακέλων των ασθενών. Αυτό είναι το σημείο όπου η ποιότητα της τήρησης του φακέλου έχει άμεση επίδραση, που υπερβαίνει κατά πολύ την ιατρική του λειτουργία.

Σενάρια χρήσης

Πρώτη πρόσληψη. Να επεξεργαστείτε με τη σειρά: προηγούμενη δήλωση, γραπτή σύμβαση, εγγραφή στην ιατρική εργασίας, ενιαίο έγγραφο. Το τελευταίο είναι αυτό που ξεχνιέται πιο συχνά και ζητείται πιο συστηματικά.

Αλλαγή επιχειρηματικού λογισμικού. Ελέγξτε την πιστοποίηση φιλοξενίας, την αναστρεψιμότητα των δεδομένων και τη μορφή εξαγωγής πριν από την υπογραφή. Μια μετεγκατάσταση χωρίς σχέδιο ανάκτησης ενέχει τον κίνδυνο απώλειας αρχείων για τα οποία εξακολουθούν να ισχύουν οι προθεσμίες διατήρησης.

Σύμπραξη διαφόρων επαγγελματιών του κλάδου. Διαχωρισμός των δικαιωμάτων πρόσβασης στα αρχεία ανά επαγγελματία και ανά ασθενή. Η υπαγωγή στην ίδια δομή δεν συνεπάγεται συμμετοχή στη φροντίδα κάθε ασθενούς.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι υποχρεωτικό το ενιαίο έγγραφο σε ένα μικρό δικηγορικό γραφείο; Ναι, από τον πρώτο υπάλληλο και πάνω, χωρίς όριο αριθμού εργαζομένων. Πρέπει να καλύπτει τους κινδύνους που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη δραστηριότητα, συμπεριλαμβανομένων των βιολογικών και ψυχοκοινωνικών κινδύνων.

Χρειάζεται πιστοποιημένος πάροχος φιλοξενίας για ένα διαδικτυακό λογισμικό; Ναι, εφόσον φιλοξενούνται δεδομένα υγείας για λογαριασμό του ιατρείου. Η επαλήθευση αποτελεί ευθύνη του ιατρείου ως υπεύθυνου επεξεργασίας.

Είναι αποδεκτός ένας κοινόχρηστος λογαριασμός υπολογιστή; Όχι. Οι εξουσιοδοτήσεις πρέπει να είναι ατομικές, διαφορετικά δεν είναι δυνατή η ιχνηλασιμότητα των προσβάσεων — κάτι που αποτελεί αυτόνομη παράβαση.

Μπορούμε να ανταλλάσσουμε δεδομένα ασθενών μέσω απλού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Όχι. Η ανταλλαγή δεδομένων υγείας μεταξύ επαγγελματιών απαιτεί τη χρήση ειδικού, ασφαλούς συστήματος ανταλλαγής μηνυμάτων.

Ποιες είναι οι υποχρεώσεις όσον αφορά τα απόβλητα του τομέα της υγείας; Μια ειδική διαδικασία, μια σύμβαση με εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών και η διατήρηση των δελτίων παρακολούθησης, η προσκόμιση των οποίων ζητείται τακτικά κατά τους ελέγχους.

Είναι έγκυρη μια ρήτρα μη επανεγκατάστασης; Μόνο εάν είναι περιορισμένη χρονικά και χωρικά και αναλογική ως προς την προστασία νόμιμων συμφερόντων. Μια υπερβολική ρήτρα απορρίπτεται από τον δικαστή.

Σημαντικά σημεία

Τρία καθεστώτα εξελίσσονται παράλληλα, και το καθένα έχει τον δικό του υπεύθυνο επεξεργασίας. Το πιο εύκολο να συμμορφωθεί είναι το καθεστώς του εργοδότη, όπου οι παραβάσεις είναι ορατές και οι διορθωτικές ενέργειες γνωστές — με το «ενιαίο έγγραφο» να βρίσκεται στην πρώτη θέση. Το πιο δαπανηρό είναι αυτό των δεδομένων υγείας, όπου οι συνήθεις ενέργειες οδηγούν σε παραβάσεις: κοινόχρηστοι λογαριασμοί, υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το ευρύ κοινό, μη επαληθευμένη φιλοξενία.

Ένα σύστημα εξυπηρετεί και τα τρία ταυτόχρονα, και από αυτό πρέπει να ξεκινήσετε: ατομικές και διαφοροποιημένες εξουσιοδοτήσεις, σε συνδυασμό με καταγραφή των προσβάσεων. Αποδεικνύουν ότι έχει τηρηθεί το όριο του «απαραίτητου για την εκτέλεση της αποστολής», προστατεύουν τον επαγγελματία όταν του προσάπτεται πρόσβαση και αποτελούν το απαιτούμενο ίχνος τόσο κατά τον έλεγχο της τιμολόγησης όσο και σε περίπτωση αμφισβήτησης της ευθύνης.