Ηλεκτρονική υπογραφή για λογιστικά γραφεία

Ένα επάγγελμα που επηρεάζεται ιδιαίτερα

Τα λογιστικά γραφεία υπογράφουν και βάζουν να υπογραφεί σημαντικός όγκος εγγράφων: ετήσιες επιστολές ανάθεσης, φορολογικά παραρτήματα, ισολογισμοί, δηλώσεις ΦΠΑ, πρακτικά γενικής συνέλευσης. Παραδοσιακά σε χαρτί, αυτές οι ροές βαραίνουν πολύ την παραγωγικότητα ενός γραφείου.

Η ηλεκτρονική υπογραφή αλλάζει ριζικά τα δεδομένα: ισολογισμός εγκεκριμένος από τον πελάτη σε 5 λεπτά αντί για 3 ημέρες, ετήσιος κύκλος τιμολόγησης που καλύπτεται σε λίγες εβδομάδες.

Έγγραφα που υπογράφονται συνήθως

• Επιστολή ανάθεσης (ετήσια, με ανανέωση)
• Ισολογισμός και παραρτήματα (έγκριση από τον πελάτη πριν από την κατάθεση)
• Φορολογικό παράρτημα
• Δηλώσεις ΦΠΑ (συλλογή από τον πελάτη)
• Πρακτικό γενικής συνέλευσης (έγκριση των λογαριασμών)
• Σύμβαση τρεχούμενου λογαριασμού εταίρου
• Διάφορες βεβαιώσεις (τραπεζικές, ασφαλιστικών εισφορών)

Συνιστώμενο επίπεδο υπογραφής

Η προηγμένη υπογραφή (AES) είναι το πρότυπο για τα έγγραφα με νομική αξία (επιστολή ανάθεσης, πρακτικό ΓΣ). Η απλή υπογραφή (SES) αρκεί για τις εσωτερικές εγκρίσεις (έγκριση προσχεδίου ισολογισμού).

Για ορισμένα ρυθμιζόμενα έγγραφα (κατάθεση στο εμπορικό μητρώο) μπορεί να απαιτείται η εγκεκριμένη υπογραφή (QES) — ελέγξτε ανάλογα με τη δικαιοδοσία.

Οφέλη για το γραφείο

• Επιταχυνόμενη φορολογική περίοδος: υπογραφή των ισολογισμών σε λίγες ώρες αντί για εβδομάδες
• Βελτιωμένο ποσοστό επιστροφής: αυτόματες υπενθυμίσεις αντί για email χωρίς απάντηση
• Διοικητικό όφελος: 30 έως 60 λεπτά ανά φάκελο (εκτύπωση, σάρωση, αρχειοθέτηση)
• Ιχνηλασιμότητα για τους ελέγχους: ίχνος ελέγχου που αντιτάσσεται στους φορολογικούς ελέγχους

Ενσωμάτωση με τα λογιστικά προγράμματα

Τα γραφεία χρησιμοποιούν συνήθως Sage, Cegid, EBP, MyUnisoft. Μια σύγχρονη πλατφόρμα υπογραφής διασυνδέεται μέσω API ή Zapier: μέσα από το πρόγραμμα, ο λογιστής κάνει κλικ στο "Αποστολή προς υπογραφή", το έγγραφο φεύγει αυτόματα και το υπογεγραμμένο PDF επιστρέφει στον φάκελο του πελάτη.

Συχνά λάθη

• Η αποστολή ισολογισμών ως συνημμένο email (καμία ιχνηλασιμότητα)
• Η χρήση απλής υπογραφής για ετήσια επιστολή ανάθεσης
• Η παράλειψη της μακρόχρονης διατήρησης (10 έτη για τα λογιστικά παραστατικά)
• Η μη ομαδοποίηση των αποστολών (αποστολή έγγραφο προς έγγραφο αντί για έναν φάκελο με πολλά έγγραφα)

Συγκεκριμένη περίπτωση: φορολογική περίοδος

Ένα γραφείο με 15 ορκωτούς λογιστές βιομηχανοποίησε τη φορολογική περίοδο. Νέα διαδρομή:

1. Αυτόματη παραγωγή του ισολογισμού και των παραρτημάτων από το Sage
2. Αποστολή σε AES στον διαχειριστή του πελάτη
3. Αυτόματη υπενθύμιση την 3η ημέρα αν δεν έχει υπογραφεί
4. Πρακτικό έγκρισης υπογεγραμμένο μόλις εγκριθούν οι λογαριασμοί
5. Αυτοματοποιημένη κατάθεση στο εμπορικό μητρώο

Περίοδος 2025: 320 φάκελοι σε 6 εβδομάδες αντί για 10, 0 χαμένα έγγραφα, 100 % των παραστατικών διατηρήθηκαν 10 έτη.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo προσφέρει πρότυπα προσαρμοσμένα στα λογιστικά γραφεία (επιστολές ανάθεσης, πρακτικά ΓΣ), προηγμένη υπογραφή εξ ορισμού, ενσωμάτωση με τα κύρια λογιστικά προγράμματα (Sage, Cegid, EBP) μέσω API και δεκαετή αρχειοθέτηση σύμφωνη με τις νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης των λογιστικών παραστατικών.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί ένας ορκωτός λογιστής να υπογράψει για λογαριασμό του πελάτη;

Όχι, η ηλεκτρονική υπογραφή δεσμεύει τον υπογράφοντα. Ο πελάτης πρέπει να υπογράψει ο ίδιος.

Πρέπει η ετήσια επιστολή ανάθεσης να υπογράφεται κάθε χρόνο;

Ναι, είναι δεοντολογική υποχρέωση του γαλλικού σώματος ορκωτών λογιστών. Η σιωπηρή ανανέωση είναι δυνατή αν το προβλέπει η επιστολή.

Και για την κατάθεση στο εμπορικό μητρώο;

Ορισμένες διαδικασίες απαιτούν QES (e-greffe). Οι περισσότερες δέχονται PDF υπογεγραμμένο σε AES.

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα παραστατικά;

10 έτη (άρθρο L.123-22 του γαλλικού Εμπορικού Κώδικα).

Μπορούν οι ισολογισμοί να υπογραφούν από κινητό;

Ναι, όλες οι σύγχρονες πλατφόρμες είναι φιλικές προς τα κινητά.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή έγινε στρατηγικό εργαλείο για τα λογιστικά γραφεία: παραγωγικότητα, ιχνηλασιμότητα, συμμόρφωση. Τα γραφεία που την υιοθέτησαν διαχειρίζονται 30 έως 50 % περισσότερους φακέλους με το ίδιο προσωπικό.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online — απλά, γρήγορα και με πλήρη ασφάλεια.