Υπογράψτε μια σύμβαση στο διαδίκτυο: οδηγίες χρήσης

Η υπογραφή ενός συμβολαίου online διαρκεί λίγα λεπτά από τη στιγμή που η διαδικασία έχει τεθεί σε εφαρμογή. Ο κύριος όγκος του χρόνου επενδύεται πριν από την αποστολή — στην προετοιμασία του εγγράφου και σε δύο αποφάσεις που καθορίζουν τη νομική ισχύ της δέσμευσης: το επίπεδο υπογραφής που επιλέγεται και τη σειρά με την οποία υπογράφουν τα μέρη. Αυτό το άρθρο ακολουθεί αυτά τα βήματα με τη σειρά που εμφανίζονται.

Βήμα 1: προετοιμασία του εγγράφου

Ένα συμβόλαιο που έχει σταλεί για υπογραφή δεν διορθώνεται πλέον. Αξίζει να γίνουν τρεις έλεγχοι πριν από την αποστολή:

• Τα μέρη έχουν προσδιοριστεί πλήρως: επωνυμία, νομική μορφή, έδρα, αριθμός μητρώου, και ιδιότητα του εκπροσώπου που υπογράφει. Η υπογραφή από πρόσωπο χωρίς εξουσιοδότηση είναι το πιο δυσεπανόρθωτο ελάττωμα εκ των υστέρων.
• Τα παραρτήματα είναι ενσωματωμένα στο έγγραφο, και δεν αποστέλλονται ξεχωριστά. Γενικοί όροι που αποστέλλονται σε δεύτερο μήνυμα δεν επωφελούνται από την ίδια αποδεικτική ισχύ αποδοχής.
• Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν έχουν εντοπιστεί: ημερομηνία, ποσό, χειρόγραφες μνείες όταν αυτό απαιτείται από τον νόμο.

Αν ξεκινάτε από κενή σελίδα, ένα πρότυπο συμβολαίου αποτρέπει τις πιο συχνές παραλείψεις. Για ένα συμβόλαιο που απαιτεί όρους ειδικούς για τη δραστηριότητά σας, ο δημιουργός συμβολαίων κατασκευάζει το έγγραφο βάσει των παραμέτρων σας.

Βήμα 2: επιλογή του επιπέδου υπογραφής

Ο ευρωπαϊκός κανονισμός διακρίνει τρία επίπεδα, και η επιλογή βασίζεται σε στάθμιση ανάμεσα στην τριβή και την αποδεικτική ισχύ.

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή ενδείκνυται για τη μεγάλη πλειονότητα των εμπορικών συμβολαίων: αποδεκτές προσφορές, δελτία παραγγελίας, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, συμβάσεις εργασίας. Είναι νομικά έγκυρη και αποδεκτή ενώπιον δικαστηρίου.

Τα ενισχυμένα επίπεδα προσθέτουν μια πιο εμπεριστατωμένη ταυτοποίηση του υπογράφοντος — επαλήθευση ταυτότητας, πιστοποιητικό. Δεν προσφέρουν επιπλέον εγκυρότητα, η οποία υπάρχει ήδη, αλλά μια πιο ισχυρή θέση σε περίπτωση αμφισβήτησης της υπογραφής.

Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή — της οποίας η λειτουργία περιγράφεται αναλυτικά στη σελίδα μας αφιερωμένη στην εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή — είναι η μόνη που απολαμβάνει τεκμήριο αξιοπιστίας: εναπόκειται σε όποιον την αμφισβητεί να αποδείξει το αντίθετο. Δικαιολογείται για πράξεις υψηλού διακυβεύματος ή όταν αυτό επιβάλλεται από νομοθετικό κείμενο.

Ο πρακτικός κανόνας είναι να προσαρμόζεται το επίπεδο στον πραγματικό κίνδυνο αμφισβήτησης του σχετικού εγγράφου, και όχι να επιλέγεται το υψηλότερο επίπεδο πάντα: κάθε επιπλέον βαθμός προσθέτει τριβή στον υπογράφοντα, άρα καθυστέρηση και εγκατάλειψη.

Βήμα 3: οργάνωση των υπογραφόντων

Δύο παράμετροι ρυθμίζονται κατά τη στιγμή της αποστολής και καθορίζουν τη διάρκεια της διαδικασίας.

Η σειρά. Σε διαδοχική σειρά, κάθε υπογράφων λαμβάνει το έγγραφο μετά τον προηγούμενο — χρήσιμο όταν ένας εσωτερικός έλεγχος πρέπει να προηγηθεί της υπογραφής του πελάτη. Παράλληλα, όλοι λαμβάνουν το έγγραφο ταυτόχρονα, κάτι που είναι ταχύτερο αλλά δεν επιτρέπει ενδιάμεση επικύρωση.

Οι υπενθυμίσεις. Αυτό είναι το στοιχείο που καθορίζει τον πραγματικό χρόνο. Ένα συμβόλαιο χωρίς αυτόματη υπενθύμιση βασίζεται στη χειροκίνητη παρακολούθηση ενός ατόμου, με τις παραλείψεις που αυτό συνεπάγεται. Προγραμματισμένες υπενθυμίσεις σε τακτά διαστήματα εξαλείφουν αυτή την εργασία και συντομεύουν τον κύκλο κατά αρκετές ημέρες.

Βήμα 4: υπογραφή και ανάκτηση της απόδειξης

Ο υπογράφων λαμβάνει έναν σύνδεσμο, ανοίγει το έγγραφο και υπογράφει από το πρόγραμμα περιήγησης ή το τηλέφωνό του, χωρίς να δημιουργήσει λογαριασμό. Αυτή η απουσία τριβής έχει σημασία: κάθε επιπλέον βήμα οδηγεί σε απώλεια υπογραφών.

Αυτό που παράγεται εκείνη τη στιγμή είναι πιο σημαντικό από την ίδια την ορατή υπογραφή. Ο φάκελος αποδείξεων περιλαμβάνει την επαληθευμένη ταυτότητα του υπογράφοντος σύμφωνα με το επιλεγμένο επίπεδο, τη χρονική σήμανση κάθε συμβάντος, τη διεύθυνση σύνδεσης, και ένα αποτύπωμα του εγγράφου που επιτρέπει να αποδειχθεί ότι δεν έχει τροποποιηθεί έκτοτε. Αυτό το σύνολο είναι που ανταποκρίνεται σε μια αμφισβήτηση, όπως αναλύεται στο άρθρο μας σχετικά με την αποδεικτική ισχύ σε περίπτωση διαφοράς.

Βήμα 5: φύλαξη

Ένα εμπορικό συμβόλαιο φυλάσσεται για αρκετά έτη, ενώ ορισμένα εταιρικά έγγραφα για πολύ περισσότερο. Η φύλαξη πρέπει να εγγυάται την ακεραιότητα καθ' όλη αυτή τη διάρκεια, στοιχείο που διαφοροποιεί μια αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία από απλή αποθήκευση αρχείων — λειτουργία που εξασφαλίζεται από το ψηφιακό χρηματοκιβώτιο.

Ένα οργανωτικό σημείο αποτρέπει πολλές αναζητήσεις: να φυλάσσεται το συμβόλαιο μαζί με τον φάκελο αποδείξεών του. Η ανεύρεση ενός υπογεγραμμένου συμβολαίου χωρίς το ημερολόγιο συμβάντων αφήνει απροστάτευτο σε περίπτωση αμφισβήτησης σχετικά με την ημερομηνία ή την ταυτότητα του υπογράφοντος.

Σενάρια χρήσης

Συμβόλαιο παροχής υπηρεσιών με νέο πελάτη. Απλή ηλεκτρονική υπογραφή, παράλληλη αποστολή, αυτόματες υπενθυμίσεις. Το συμβόλαιο αποστέλλεται την ημέρα της προφορικής συμφωνίας αντί την επόμενη εβδομάδα, κάτι που προστατεύει όσο και επιταχύνει.

Σύμβαση εργασίας. Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή επαρκεί, αλλά η σειρά έχει σημασία: υπογραφή του εργοδότη και στη συνέχεια του εργαζομένου, με μακροχρόνια φύλαξη λόγω των προθεσμιών παραγραφής σε εργασιακά θέματα.

Πράξη υψηλού διακυβεύματος. Εκχώρηση, εγγύηση, εντολή διάθεσης: ενισχυμένη ταυτοποίηση, ή ακόμη και εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Το επιπλέον κόστος και η τριβή δικαιολογούνται από το εμπλεκόμενο ποσό και από την ενδεχόμενη απαίτηση του τρίτου αποδέκτη.

Συχνές ερωτήσεις

Ένα συμβόλαιο που υπογράφεται online έχει την ίδια ισχύ με ένα έντυπο συμβόλαιο; Ναι. Το ηλεκτρονικό έγγραφο έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ όταν ο υπογράφων μπορεί να προσδιοριστεί και το έγγραφο συντάσσεται και φυλάσσεται υπό συνθήκες που εγγυώνται την ακεραιότητά του.

Ο υπογράφων πρέπει να δημιουργήσει λογαριασμό; Όχι. Λαμβάνει έναν σύνδεσμο, ανοίγει το έγγραφο και υπογράφει από το πρόγραμμα περιήγησης ή το τηλέφωνό του.

Ποιο επίπεδο υπογραφής πρέπει να επιλέξω; Το επίπεδο που είναι προσαρμοσμένο στον κίνδυνο αμφισβήτησης του εγγράφου. Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή επαρκεί για τη μεγάλη πλειονότητα των εμπορικών συμβολαίων· τα υψηλότερα επίπεδα προορίζονται για πράξεις υψηλού διακυβεύματος.

Μπορούν να υπογράψουν πολλά άτομα; Ναι, διαδοχικά ή παράλληλα. Η διαδοχική σειρά επιτρέπει την εισαγωγή εσωτερικής επικύρωσης πριν από την αποστολή στον πελάτη.

Τι συμβαίνει αν ο υπογράφων αμφισβητήσει την υπογραφή; Ο φάκελος αποδείξεων — ταυτότητα, χρονική σήμανση, ημερολόγιο συμβάντων, ακεραιότητα του εγγράφου — είναι αυτό που επιτρέπει την απάντηση. Η ισχύς του εξαρτάται από το επιλεγμένο επίπεδο υπογραφής.

Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσεται ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο; Τουλάχιστον για τη διάρκεια της εφαρμοστέας παραγραφής, συχνά πέντε έτη σε εμπορικά θέματα και περισσότερο σε εργασιακά θέματα. Η φύλαξη πρέπει να εγγυάται την ακεραιότητα καθ' όλη αυτή τη διάρκεια.

Για να προχωρήσετε περισσότερο

Το απλούστερο είναι να δοκιμάσετε τη διαδικασία σε ένα πραγματικό έγγραφο:

1. Επιλέξτε ένα έτοιμο πρότυπο για υπογραφή που αντιστοιχεί στην ανάγκη σας, ή δημιουργήστε ένα εξατομικευμένο έγγραφο.
2. Ακολουθήστε τη λεπτομερή διαδικασία στη σελίδα πώς να υπογράψετε.
3. Συγκρίνετε τον χρόνο που επιτυγχάνεται με αυτόν της τρέχουσας διαδικασίας σας — αυτό είναι το μέτρο που έχει σημασία, περισσότερο από το μοναδιαίο κόστος, όπως δείχνει η σύγκρισή μας σχετικά με το κόστος έναντι του χαρτιού.

Οι τιμές ακολουθούν τον όγκο αποστολών, με δωρεάν αποστολές κάθε μήνα. Για αυτοματοποίηση από ένα επαγγελματικό εργαλείο, το API και οι υπάρχουσες ενσωματώσεις εξαλείφουν την επανακαταχώρηση δεδομένων.