Αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις υπογραφών

Γιατί να αυτοματοποιήσετε τις υπενθυμίσεις

Ένας υπογράφων στους τρεις δεν υπογράφει τις πρώτες 3 ημέρες. Χωρίς υπενθύμιση, πολλά έγγραφα παραμένουν σε εκκρεμότητα. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις ενισχύουν το ποσοστό υπογραφής χωρίς ανθρώπινη προσπάθεια.

Βέλτιστη συχνότητα

Οι περισσότερες μελέτες συγκλίνουν στην ακόλουθη ακολουθία:

• Ημέρα+2: πρώτη φιλική υπενθύμιση
• Ημέρα+5: δεύτερη υπενθύμιση, πιο άμεσος τόνος
• Ημέρα+10: τελευταία υπενθύμιση πριν τη λήξη

Πέρα από αυτό, η υπενθύμιση γίνεται ενοχλητική και αντιπαραγωγική.

Εξατομίκευση του μηνύματος

Αποφύγετε το γενικό μήνυμα "Παρακαλώ υπογράψτε". Προτιμήστε:

• να υπενθυμίσετε το αντικείμενο του εγγράφου
• να αναφέρετε μια προθεσμία ή ένα διακύβευμα (έναρξη αποστολής, ανάληψη θέσης)
• να προτείνετε ένα κανάλι επικοινωνίας σε περίπτωση ερώτησης
• ανθρώπινη υπογραφή (όνομα του πωλητή ή του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού)

Αυτοματοποίηση μέσω εργαλείου

Μια σύγχρονη πλατφόρμα πρέπει να επιτρέπει:

• ενεργοποίηση/απενεργοποίηση ανά φάκελο
• εξατομικευμένα μηνύματα ανά υπενθύμιση
• ενσωμάτωση με Slack/Teams για εσωτερικές ειδοποιήσεις
• webhook για CRM (ειδοποίηση πωλητή σε περίπτωση μπλοκαρισμένης υπογραφής)

Εσωτερικές υπενθυμίσεις

Πέρα από τις υπενθυμίσεις προς τους υπογράφοντες, ειδοποιήστε τις εσωτερικές σας ομάδες:

• ειδοποίηση πωλήσεων εάν η υπογραφή > 48 ώρες
• ειδοποίηση στο CRM
• μήνυμα Slack εάν ο φάκελος έχει λήξει

Συχνά λάθη

• Υπενθύμιση πολύ νωρίς (Ημέρα+1): εκλαμβάνεται ως παρενόχληση
• Πάρα πολλές υπενθυμίσεις: αντίθετο αποτέλεσμα
• Γενικές υπενθυμίσεις: αγνοούνται
• Καμία εσωτερική ειδοποίηση: ο πωλητής δεν γνωρίζει ότι υπάρχει μπλοκάρισμα

Πραγματική περίπτωση: ομάδα πωλήσεων

Μια ομάδα πωλήσεων 15 ατόμων είχε ποσοστό υπογραφής στην Ημέρα+10 της τάξης του 60%. Μετά την εφαρμογή αυτόματων υπενθυμίσεων στην Ημέρα+2 και στην Ημέρα+5:

• το ποσοστό στην Ημέρα+10 ανήλθε σε 87%
• 3 ώρες/εβδομάδα εξοικονομούνται ανά πωλητή
• καμία παράπονο πελατών σχετικά με "πάρα πολλές υπενθυμίσεις"

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo προσφέρει αυτόματες υπενθυμίσεις με δυνατότητα ρύθμισης ανά φάκελο: προσαρμόσιμη συχνότητα, προσαρμοσμένα μηνύματα, εσωτερικές ειδοποιήσεις Slack/Teams/email. Αναλυτικά στοιχεία για την αποτελεσματικότητα των υπενθυμίσεων ανά τμήμα.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Πόσες υπενθυμίσεις χωρίς να γίνεται ενοχλητικό;

2 έως 3 το πολύ.

Πρέπει ο τόνος να γίνεται πιο αυστηρός σε κάθε υπενθύμιση;

Καλύτερα να περάσετε από "φιλικό" σε "άμεσο" χωρίς απειλές.

Πρέπει να στέλνονται υπενθυμίσεις το Σαββατοκύριακο;

Όχι, αποφύγετέ το. Προγραμματίστε τις υπενθυμίσεις τις εργάσιμες ημέρες.

Μπορεί να απενεργοποιηθεί σε έναν φάκελο;

Ναι, κατά περίπτωση.

Λειτουργούν οι υπενθυμίσεις μέσω SMS;

Καλύτερο ποσοστό απόκρισης από το email για τις τελικές υπενθυμίσεις, αλλά πιο ενοχλητικό.

Συμπέρασμα

Οι αυτόματες υπενθυμίσεις αποτελούν έναν από τους πιο αποδοτικούς μοχλούς της ηλεκτρονικής υπογραφής. Ρυθμίστε τις μία φορά και απολαύστε τα οφέλη μόνιμα.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online εύκολα, γρήγορα και με απόλυτη ασφάλεια.