Πώς να αρχειοθετήσετε ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο

Γιατί να αρχειοθετήσετε σωστά

Γιατί να αρχειοθετήσετε σωστά

Ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο έχει αξία μόνο εάν η απόδειξη παραμένει συμβουλευτική και επαληθεύσιμη για ολόκληρη τη νομική περίοδο — μερικές φορές 10, 20, ακόμη και 30 χρόνια. Προχειρότητα αρχειοθέτησης = εξασθενημένα στοιχεία σε περίπτωση διαφωνίας.

• Διάρκεια τήρησηςΔιάρκεια τήρησης
• Εμπορικές συμβάσεις ⬥⬥⬥: 10 χρόνια (Εμπορικός Κώδικας)Συμβάσεις εργασίας ⬥⬥⬥: 5 χρόνια μετά το τέλος
• Συμβάσεις εργασίας ⬥⬥⬥: 5 χρόνια μετά το τέλοςτιμολόγιο
• 10 χρόνια 6 χρόνια (φόρος)10 χρόνια 6 χρόνια (φόρος)
• Μισθώσεις ⬥⬥⬥: διάρκεια + 5 χρόνιαΣυμβολαιογραφικές πράξεις ⬥⬥⬥: 30 έτη
• Συμβολαιογραφικές πράξεις ⬥⬥⬥: 30 έτηΑσφάλιση ⬥⬥⬥⬥

2 έως 1Υπογεγραμμένο PDFΥπογεγραμμένο PDFκαιίχνος ελέγχου

ίχνος ελέγχου

• για τη μεγαλύτερη ισχύουσα περίοδο. Μορφές αρχείουPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + περιοδικές χρονικές σημάνσεις (πολλαπλές δεκαετίες)
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + περιοδικές χρονικές σημάνσεις (πολλαπλές δεκαετίες)Για μακρά αρχειοθέτηση, προτιμήστε το
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥.PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥.
• Οι 3 επιλογές αρχειοθέτησης1. Εξωτερική αρχειοθέτηση (πλατφόρμα)

1. Εξωτερική αρχειοθέτηση (πλατφόρμα)Η πλατφόρμα υπογραφής διατηρεί τα έγγραφά σας για Χ χρόνια. Περιλαμβάνεται στα περισσότερα σχέδια.Πλεονεκτήματα ⬥⬥⬥: χωρίς προσπάθεια, συμβατό με eIDAS

Μειονεκτήματα ⬥⬥⬥: εξάρτηση από τον πάροχο υπηρεσιών, αναστρεψιμότητα που πρέπει να επαληθευτεί

Μειονεκτήματα ⬥⬥⬥: εξάρτηση από τον πάροχο υπηρεσιών, αναστρεψιμότητα που πρέπει να επαληθευτεί

2. Εσωτερική αρχειοθέτηση

Τα έγγραφά σας φυλάσσονται στους διακομιστές σας ή σε ειδικό SAE.Τα έγγραφά σας φυλάσσονται στους διακομιστές σας ή σε ειδικό SAE.Πλεονεκτήματα ⬥⬥⬥: απόλυτος έλεγχοςΜειονεκτήματα ⬥⬥⬥: κόστος, απαιτούνται εσωτερικές δεξιότητες

Μειονεκτήματα ⬥⬥⬥: κόστος, απαιτούνται εσωτερικές δεξιότητες

3. SAE με αποδεικτική αξία

Πιστοποιημένο ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησηςΠιστοποιημένο ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησηςNF Z42-013 ⬥⬥⬥. Το υψηλότερο επίπεδο συμμόρφωσης.Πλεονεκτήματα ⬥⬥⬥: τεκμήριο νομικής αξιοπιστίας

Μειονεκτήματα ⬥⬥⬥: υψηλό κόστος, υπερμεγέθη για ΜΜΕ

Μειονεκτήματα ⬥⬥⬥: υψηλό κόστος, υπερμεγέθη για ΜΜΕΒέλτιστες πρακτικέςΔιατήρηση

ΔιατήρησηPDF + διαδρομή ελέγχου ⬥⬥⬥, ποτέ ένα χωρίς το άλλοπολλαπλών τοποθεσιών, πολλαπλής υποστήριξηςπολλαπλών τοποθεσιών, πολλαπλής υποστήριξης

Περιοδική επαλήθευση ⬥⬥⬥: κάθε 6-12 μήνες, επιβεβαιώστε ότι τα έγγραφα είναι αναγνώσιμα σφάλματα

• Διατήρηση μόνο του PDF και όχι της διαδρομής ελέγχουΔιατήρηση μόνο του PDF και όχι της διαδρομής ελέγχουΑποθήκευση σε ένα μόνο μέσο (εσωτερικός σκληρός δίσκος)
• Χρήση cloud χωρίς ρήτρα διατήρησηςΧρήση cloud χωρίς ρήτρα διατήρησης
• Ξεχάστε τις διάρκειες που αφορούν συγκεκριμένους τομείς ⬥⬥⬥⬥ δοκιμή μετεγκατάστασηςΕάν αλλάξετε πάροχο υπογραφής:
• Εξαγωγή όλων των υπογεγραμμένων εγγράφων + ίχνη ελέγχουΕξαγωγή όλων των υπογεγραμμένων εγγράφων + ίχνη ελέγχου
• Εισαγωγή στο νέο σύστημα ή σε ένα αποκλειστικό SAEΈλεγχος ακεραιότητας (SHA-256 δακτυλικό αποτύπωμα)

Έλεγχος ακεραιότητας (SHA-256 δακτυλικό αποτύπωμα)

• Διατηρήστε προσωρινά το παλιό σύστημα⬥ περίπτωση: ΜΜΕ που αλλάζει πάροχο υπηρεσιών
• ΜΜΕ με 50 υπαλλήλους, 3000 υπογεγραμμένα έγγραφα συσσωρευμένα σε διάστημα 5 ετών. Μετεγκατάσταση:
• ΜΜΕ με 50 υπαλλήλους, 3000 υπογεγραμμένα έγγραφα συσσωρευμένα σε διάστημα 5 ετών. Μετεγκατάσταση:
• αυτοματοποιημένη εξαγωγή μέσω API
• εισαγωγή σε νέο πάροχο υπηρεσιών + εξωτερικό SAE ως εφεδρικό

εισαγωγή σε νέο πάροχο υπηρεσιών + εξωτερικό SAE ως εφεδρικό

επαλήθευση κατά δείγμα (ελεγμένα 50 έγγραφα)

1. ο παλιός πάροχος υπηρεσιών τερματίστηκε μετά από 3 μήνες
2. 4 συνολικά. Μηδενική απώλεια.
3. 4 συνολικά. Μηδενική απώλεια.
4. Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo περιλαμβάνει

Το Certyneo περιλαμβάνει

• 10 χρόνια αρχειοθέτηση
• σε όλα τα σχέδια, με γεωγραφικό πλεονασμό στην ΕΕ, έκδοση εκδόσεων και πλήρη εξαγωγή ανά πάσα στιγμή (ολική αναστρεψιμότητα). Μορφή PAdES-B-T από προεπιλογή, PAdES-B-LTA προαιρετική για κρίσιμα έγγραφα.
• σε όλα τα σχέδια, με γεωγραφικό πλεονασμό στην ΕΕ, έκδοση εκδόσεων και πλήρη εξαγωγή ανά πάσα στιγμή (ολική αναστρεψιμότητα). Μορφή PAdES-B-T από προεπιλογή, PAdES-B-LTA προαιρετική για κρίσιμα έγγραφα.
• Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να εκτυπώσω τα υπογεγραμμένα έγγραφά μου;Όχι, άχρηστο και αντιπαραγωγικό (απώλεια αποδεικτικής αξίας).Όχι, άχρηστο και αντιπαραγωγικό (απώλεια αποδεικτικής αξίας).

Αρκεί ένα τυπικό σύννεφο (Google Drive, Dropbox);

Για το PDF ναι, αλλά όχι για την αποδεικτική αξία. Προτιμήστε την αποκλειστική αρχειοθέτηση.

Τι πρέπει να κάνω εάν η πλατφόρμα υπογραφής μου κλείσει; Τα

Τι πρέπει να κάνω εάν η πλατφόρμα υπογραφής μου κλείσει; Τα

PAdES PDF παραμένουν επαληθεύσιμα εκτός σύνδεσης. Εξάγετε τακτικά ίχνη ελέγχου.

Πρέπει τα αρχεία να είναι κρυπτογραφημένα;

Πρέπει τα αρχεία να είναι κρυπτογραφημένα;

Συνιστάται για ευαίσθητα έγγραφα. Προσέξτε να κρατήσετε τα κλειδιά για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Πότε ξεκινά η περίοδος των 10 ετών;

Πότε ξεκινά η περίοδος των 10 ετών;

Για εμπορική σύμβαση: λήξη εκτέλεσης. Για σύμβαση εργασίας: λήξη της σύμβασης.

Συμπέρασμα

Συμπέρασμα

Η καλή αρχειοθέτηση είναι η ασφάλεια ζωής των ηλεκτρονικών σας υπογραφών. Επιλέξτε τη φόρμουλα προσαρμοσμένη στις προκλήσεις σας (ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες για τις περισσότερες ΜΜΕ, SAE NF Z42-013 για κρίσιμες περιπτώσεις), δοκιμάστε τακτικά.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.