Πώς να αρχειοθετήσετε ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο

Γιατί μετράει η σωστή αρχειοθέτηση

Ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο έχει αξία μόνο αν η απόδειξη παραμένει προσβάσιμη και επαληθεύσιμη σε όλη τη νόμιμη διάρκεια — ενίοτε 10, 20 ή και 30 χρόνια. Πρόχειρη αρχειοθέτηση = αποδυναμωμένη απόδειξη σε περίπτωση διαφοράς.

Οι διάρκειες που πρέπει να τηρηθούν

• Εμπορικές συμβάσεις: 10 έτη (γαλλικός Εμπορικός Κώδικας)
• Συμβάσεις εργασίας: 5 έτη μετά τη λήξη
• Τιμολόγια: 10 έτη (λογιστικά), 6 έτη (φορολογικά)
• Μισθώσεις: διάρκεια + 5 έτη
• Συμβολαιογραφικές πράξεις: 30 έτη
• Ασφάλιση: 2 έως 10 έτη ανάλογα με τον τύπο

Διατηρήστε το υπογεγραμμένο PDF και το ίχνος ελέγχου για τη μεγαλύτερη εφαρμοστέα διάρκεια.

Οι μορφές αρχειοθέτησης

• PAdES-B-B: βασική, απλή υπογραφή
• PAdES-B-T: + εγκεκριμένη χρονοσήμανση
• PAdES-B-LT: + αλυσίδα πιστοποιητικών
• PAdES-B-LTA: + περιοδικές χρονοσημάνσεις (για δεκαετίες)

Για μακρά αρχειοθέτηση, προτιμήστε το PAdES-B-LTA.

Οι 3 επιλογές αρχειοθέτησης

1. Εξωτερική αρχειοθέτηση (πλατφόρμα)

Η πλατφόρμα υπογραφής διατηρεί τα έγγραφά σας για X χρόνια. Περιλαμβάνεται στα περισσότερα πακέτα.

Πλεονεκτήματα: καμία προσπάθεια, σύμφωνο με το eIDAS Μειονεκτήματα: εξάρτηση από τον πάροχο, η αναστρεψιμότητα πρέπει να ελεγχθεί

2. Εσωτερική αρχειοθέτηση

Τα έγγραφά σας διατηρούνται στους δικούς σας διακομιστές ή σε ειδικό σύστημα αρχειοθέτησης.

Πλεονεκτήματα: πλήρης έλεγχος Μειονεκτήματα: κόστος, απαιτείται εσωτερική τεχνογνωσία

3. Σύστημα αρχειοθέτησης με αποδεικτική αξία

Σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης πιστοποιημένο κατά NF Z42-013. Το υψηλότερο επίπεδο συμμόρφωσης.

Πλεονεκτήματα: τεκμήριο νομικής αξιοπιστίας Μειονεκτήματα: υψηλό κόστος, υπερδιαστασιολογημένο για ΜμΕ

Καλές πρακτικές

• Διατηρείτε PDF και ίχνος ελέγχου, ποτέ το ένα χωρίς το άλλο
• Πλεονασμός: πολλαπλές τοποθεσίες, πολλαπλά μέσα
• Περιοδικός έλεγχος: κάθε 6-12 μήνες επιβεβαιώνετε ότι τα έγγραφα είναι αναγνώσιμα
• Τεκμηρίωση: γραπτές διαδικασίες
• Δοκιμές επαναφοράς κάθε χρόνο

Συχνά λάθη

• Η διατήρηση μόνο του PDF, χωρίς το ίχνος ελέγχου
• Η αποθήκευση σε ένα μόνο μέσο (εσωτερικός σκληρός δίσκος)
• Η χρήση cloud χωρίς ρήτρα διατήρησης
• Η παράλειψη των διαρκειών που ισχύουν σε ορισμένους κλάδους
• Η μη δοκιμή της επαναφοράς

Μεταφορά αρχείων

Αν αλλάξετε πάροχο υπογραφής:

1. Εξαγάγετε όλα τα υπογεγραμμένα έγγραφα και τα ίχνη ελέγχου
2. Εισαγάγετέ τα στο νέο σύστημα ή σε ειδικό σύστημα αρχειοθέτησης
3. Ελέγξτε την ακεραιότητα (αποτύπωμα SHA-256)
4. Διατηρήστε προσωρινά πρόσβαση στο παλιό σύστημα

Συγκεκριμένη περίπτωση: ΜμΕ που αλλάζει πάροχο

ΜμΕ με 50 εργαζομένους, 3000 υπογεγραμμένα έγγραφα σε 5 χρόνια. Η μεταφορά:

• αυτοματοποιημένη εξαγωγή μέσω API
• εισαγωγή στον νέο πάροχο + εξωτερικό σύστημα αρχειοθέτησης ως εφεδρεία
• έλεγχος με δειγματοληψία (50 έγγραφα ελέγχθηκαν)
• ο παλιός πάροχος καταγγέλθηκε μετά από 3 μήνες

Συνολική διάρκεια: 4 εβδομάδες. Μηδενική απώλεια.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo περιλαμβάνει σε όλα τα πακέτα αρχειοθέτηση 10 ετών, με γεωγραφικό πλεονασμό στην ΕΕ, εκδόσεις και πλήρη εξαγωγή ανά πάσα στιγμή (πλήρης αναστρεψιμότητα). Μορφή PAdES-B-T εξ ορισμού, PAdES-B-LTA προαιρετικά για τα κρίσιμα έγγραφα.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να εκτυπώνω τα υπογεγραμμένα έγγραφά μου;

Όχι, είναι περιττό και αντιπαραγωγικό (χάνεται η αποδεικτική αξία).

Αρκεί ένα συνηθισμένο cloud (Google Drive, Dropbox);

Για το PDF ναι, αλλά όχι για την αποδεικτική αξία. Προτιμήστε ειδική αρχειοθέτηση.

Τι κάνω αν κλείσει η πλατφόρμα υπογραφής μου;

Τα PDF σε μορφή PAdES παραμένουν επαληθεύσιμα εκτός σύνδεσης. Εξάγετε τακτικά τα ίχνη ελέγχου.

Πρέπει να κρυπτογραφούνται τα αρχεία;

Συνιστάται για τα ευαίσθητα έγγραφα. Προσοχή στη μακρόχρονη φύλαξη των κλειδιών.

Πότε αρχίζει η δεκαετία;

Για εμπορική σύμβαση: με το πέρας της εκτέλεσης. Για σύμβαση εργασίας: με τη λήξη της σύμβασης.

Συμπέρασμα

Μια καλή αρχειοθέτηση είναι η ασφάλεια ζωής των ηλεκτρονικών σας υπογραφών. Επιλέξτε τη φόρμουλα που ταιριάζει στα διακυβεύματά σας (εξωτερική για τις περισσότερες ΜμΕ, σύστημα NF Z42-013 για τις κρίσιμες περιπτώσεις) και δοκιμάζετε τακτικά.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online — απλά, γρήγορα και με πλήρη ασφάλεια.