Muster Datenschutzerklärung für Websites

Präsentation

Die Datenschutzerklärung einer Website ist das Dokument, mit dem der Betreiber seine gesetzliche Informationspflicht gegenüber Besuchern und Nutzern nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt. Sie muss transparent, in verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache abfassen, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, an welche Empfänger sie gegebenenfalls weitergegeben werden und welche Rechte den betroffenen Personen zustehen. In Deutschland wird die DSGVO durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt, insbesondere hinsichtlich der Aufsichtsbehörden und bestimmter nationaler Öffnungsklauseln. Für Cookies und vergleichbare Technologien (Tracking-Pixel, lokale Speicherung) gilt zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG), das die ePrivacy-Richtlinie umsetzt: Das Speichern von Informationen auf dem Endgerät des Nutzers oder der Zugriff darauf bedarf grundsätzlich der vorherigen, informierten Einwilligung des Nutzers, es sei denn, die Speicherung oder der Zugriff ist unbedingt erforderlich, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung zu stellen (z. B. Warenkorb, Login-Session). Eine reine Information über den Einsatz von Cookies genügt für nicht technisch notwendige Cookies (Analyse, Marketing, Social-Media-Plugins) daher nicht — es bedarf einer aktiven Opt-in-Handlung über ein Consent-Management-Tool. Die Datenschutzerklärung dokumentiert diese Verarbeitungen, ersetzt aber nicht das technische Einwilligungsbanner selbst. Wann diese Vorlage verwenden: für jede Website, die personenbezogene Daten von Besuchern verarbeitet — über ein Kontaktformular, ein Kundenkonto, Analyse- oder Marketing-Cookies, ein Newsletter-Abonnement oder eine Zahlungsabwicklung. Verantwortlicher: der Betreiber der Website, der über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet und dessen vollständige Identität (Firma, Anschrift, Kontaktdaten, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter) in der Erklärung anzugeben ist. Wesentliche Klauseln: die Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten; die Kategorien der erhobenen Daten und die jeweiligen Verarbeitungszwecke; die Rechtsgrundlage jeder Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO (Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, gesetzliche Verpflichtung); die Speicherdauer je Verarbeitungszweck; die Empfänger der Daten, einschließlich eingesetzter Auftragsverarbeiter und etwaiger Datentransfers in Drittländer; die eingesetzten Cookies und Tracking-Technologien mit Verweis auf das Einwilligungsmanagement nach § 25 TTDSG; und die Rechte der betroffenen Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf der Einwilligung, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde). Zu vermeidende Fehler: eine generische, nicht an die tatsächlich eingesetzten Tools angepasste Datenschutzerklärung veröffentlichen; nicht technisch notwendige Cookies ohne vorherige aktive Einwilligung setzen, was einen eigenständigen Verstoß gegen § 25 TTDSG darstellt, unabhängig von der DSGVO-Konformität der eigentlichen Datenverarbeitung; die Rechtsgrundlage jeder Verarbeitung nicht einzeln benennen, sondern pauschal auf die DSGVO verweisen; und die Datenschutzerklärung nicht zu aktualisieren, wenn neue Tools (Analytics, Chat-Widgets, Werbenetzwerke) auf der Website eingebunden werden.

Anzupassende Informationen

• Firma des Website-Betreibers

• Anschrift des Website-Betreibers

• Kontakt-E-Mail-Adresse für Datenschutzfragen

• Domain der Website

• Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten

  Nur ausfüllen, wenn ein Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG bestellt wurde.

• Kategorien der erhobenen personenbezogenen Daten

• Verarbeitungszwecke

• Rechtsgrundlagen je Verarbeitung (Art. 6 DSGVO)

• Speicherdauer der Daten

• Empfänger der Daten (Auftragsverarbeiter, Partner)

• Angaben zu Datentransfers in Drittländer

• Liste der eingesetzten Cookies und Tracking-Tools

• Name des Consent-Management-Tools

• Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde

• Stand der Datenschutzerklärung (Datum)

Passen Sie Ihre Vorlage an

Häufig gestellte Fragen

Wer ist zur Veröffentlichung einer Datenschutzerklärung verpflichtet?

Jeder Betreiber einer Website, der personenbezogene Daten von Besuchern verarbeitet — etwa über Kontaktformulare, Analyse-Cookies, Kundenkonten oder Newsletter — muss nach Art. 13 und 14 DSGVO eine Datenschutzerklärung bereitstellen, die transparent über diese Verarbeitungen informiert.

Reicht ein Hinweis auf Cookies in der Datenschutzerklärung aus?

Nein. Für nicht technisch notwendige Cookies (Analyse, Marketing, Social-Media-Plugins) verlangt § 25 TTDSG eine vorherige, aktive Einwilligung des Nutzers über ein Consent-Management-Tool. Eine reine Information in der Datenschutzerklärung ersetzt diese Einwilligung nicht.

Welche Rechtsgrundlagen kommen für die Datenverarbeitung auf einer Website infrage?

Art. 6 Abs. 1 DSGVO nennt abschließend: Einwilligung, Erforderlichkeit für die Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtung, Schutz lebenswichtiger Interessen, öffentliches Interesse und berechtigtes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten. Jede Verarbeitung muss einer dieser Grundlagen konkret zugeordnet werden.

Muss jede Website einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Nein. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nur unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtend, etwa wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien erfolgt. Im Einzelfall zu prüfen.

Welche Rechte haben Website-Besucher hinsichtlich ihrer Daten?

Sie können Auskunft über die verarbeiteten Daten verlangen, deren Berichtigung oder Löschung fordern, die Verarbeitung einschränken lassen, der Verarbeitung widersprechen, ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten und eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Sie können sich außerdem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.

Wann muss die Datenschutzerklärung aktualisiert werden?

Immer dann, wenn sich die auf der Website eingesetzten Tools, die Verarbeitungszwecke, die Empfänger der Daten oder die geltende Rechtslage ändern — etwa bei der Einbindung eines neuen Analyse- oder Marketing-Tools.

Zugehörige Vorlagen