Workflow für elektronische Signaturen: vollständige Anleitung

Was ist ein Signatur-Workflow

Was ist ein Signatur-WorkflowEinSignatur-Workflow

ist die Abfolge organisierter Schritte, die zur Unterzeichnung eines Dokuments führen: Reihenfolge der Unterzeichner, Bedingungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen. Je besser der Workflow an den Prozess angepasst wird, desto schneller erfolgen die Signaturen.

Die beiden Hauptauftragsarten

Parallelauftrag

ParallelauftragAlle Unterzeichner erhalten den Umschlag gleichzeitig und können selbstständig unterschreiben.Vorteile ⬥⬥⬥: Geschwindigkeit, kein Engpass.Anwendungsfall ⬥⬥⬥: Gegenseitige NDA, bilateraler Vertrag, bei dem die Reihenfolge keine Rolle spielt.

Reihenfolge

Jeder Unterzeichner unterschreibt nach dem vorherigen. Der Umschlag geht von Unterzeichner zu Unterzeichner weiter.

Vorteile ⬥⬥⬥: Respekt für Validierungshierarchien, jeder Akteur sieht frühere Validierungen.Vorteile ⬥⬥⬥: Respekt für Validierungshierarchien, jeder Akteur sieht frühere Validierungen.Anwendungsfälle ⬥⬥⬥: Verträge mit Managervalidierung und anschließender Verwaltung, Mietverträge mit Anzahlung.Typische Rollen

Unterzeichner ⬥⬥⬥: Unterzeichnet das Dokument

• Genehmiger ⬥⬥⬥: validiert ohne Unterzeichnung (Validierungskette)Kopie (CC) ⬥⬥⬥: empfängt das endgültige Dokument ohne Unterzeichnung
• Aussteller ⬥⬥⬥: der Absender, oft auch ein UnterzeichnerAussteller ⬥⬥⬥: der Absender, oft auch ein Unterzeichner
• Erinnerungen und BenachrichtigungenEine moderne Plattform ermöglicht die Konfiguration von:
• Häufigkeit und Anzahl von Erinnerungen an die UnterzeichnerEchtzeitbenachrichtigungen an den Absender (E-Mail, Slack, Teams)

Webhooks um ein CRM/ERP zu versorgen

interne Erinnerungen bei Blockierung

• interne Erinnerungen bei Blockierung
• Ablauf und Stornierung
• Legen Sie immer ein Ablaufdatum fest (normalerweise 15–30 Tage). Ein abgelaufener Umschlag wird automatisch als „nicht signiert“ archiviert, wodurch das Dashboard freigegeben wird.
• Während des Vorgangs kann der Aussteller einen Umschlag auch manuell stornieren (Sperrung), was nützlich ist, wenn ein Fehler entdeckt wird.

Integrationen

Ein leistungsstarker Workflow lässt sich in Ihre Tools integrieren:

CRM ⬥⬥⬥: Versenden auslösen, wenn ein Geschäft „abgeschlossen und gewonnen“ wird

CRM ⬥⬥⬥: Versenden auslösen, wenn ein Geschäft „abgeschlossen und gewonnen“ wird

HRIS ⬥⬥⬥: Vertrag senden, wenn ein Kandidat „angestellt“ wird

• ERP ⬥⬥⬥: Generieren Sie die Bestellung, wenn ein Angebot angenommen wirdBenutzerdefinierte Webhooks ⬥⬥⬥: Benachrichtigen Sie Ihre internen Systeme
• Gute DesignpraktikenMinimieren Sie die Anzahl der Unterzeichner (jede zusätzliche Person verlängert den Zyklus)
• Klären Sie die Rollen (Unterzeichner vs. Genehmiger)Klären Sie die Rollen (Unterzeichner vs. Genehmiger)
• Automatisieren Sie ErinnerungenHaben Sie einen Plan B für den Fall einer Ablehnung

Testen Sie den Workflow vor der Massenbereitstellung

• Häufige Fehler
• Standardmäßig sequenzielle Reihenfolge, während parallel schneller wäre
• Standardmäßig sequenzielle Reihenfolge, während parallel schneller wäre
• Zu viele Unterzeichner (einige sind nur „Kopie“)
• Nein Ablaufdatum

Mangelnde Integration → manuelle Neueingabe

• Unzureichende Benachrichtigungen an Unterzeichner
• Konkreter Fall: Mehrparteienvertrag
• Ein Partnerschaftsvertrag zwischen 3 Unternehmen. Optimierter Workflow:
• Ein Partnerschaftsvertrag zwischen 3 Unternehmen. Optimierter Workflow:
• Vorbereitung des PDF durch Unternehmen A

Paralleler Versand an die 3 Unterzeichner (einer pro Unternehmen)

Automatischer Neustart D+3 bei Nichtunterzeichnung

• Alle Unterzeichner in Echtzeit benachrichtigt
• Webhook löst die Eröffnung des Partnerschaftskontos ab der letzten Unterschrift aus
• Gesamtzyklus: 24–48 Stunden gegenüber 2–3 Wochen auf dem Papier.
• Gesamtzyklus: 24–48 Stunden gegenüber 2–3 Wochen auf dem Papier.
• Wie Certyneo Ihnen hilft

Mit Certyneo können Sie flexible Arbeitsabläufe entwerfen: parallel, sequentiell, gemischt, Genehmiger, CC, anpassbare Erinnerungen, benutzerdefinierte Webhooks, native CRM/HRIS/ERP-Integrationen. Visueller Editor zum Konfigurieren ohne Code.

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FAQ

Wann sollte die sequentielle Reihenfolge verwendet werden?

Wenn eine Validierung der nächsten vorausgehen muss (Manager → Direktor → endgültiger Vertrag).

Wenn eine Validierung der nächsten vorausgehen muss (Manager → Direktor → endgültiger Vertrag).

Wie viele Unterzeichner maximal?

Technisch unbegrenzt. Über 5-6 hinaus verlängert sich der Zyklus erheblich.

Können wir parallele und sequentielle Reihenfolge mischen?

Ja bei „gemischten“ Arbeitsabläufen: verkettete Parallelgruppen.

Wie gehe ich mit einem abwesenden Unterzeichner um?

Weisen Sie es einem anderen Zeichnungsberechtigten zu oder verschieben Sie den Umschlag.

Weisen Sie es einem anderen Zeichnungsberechtigten zu oder verschieben Sie den Umschlag.

Sind Webhooks in Echtzeit?

Ja, wird bei jeder Zustandsänderung der Hüllkurve ausgelöst.

Fazit

Die Gestaltung eines guten Arbeitsablaufs ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das funktioniert, und einem Werkzeug, das sich verändert. Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um Ihren idealen Arbeitsablauf zu entwerfen, Sie ersparen sich monatelange Reibung.

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