Miteigentümer-Treuhänder: Gesetzliche Verpflichtungen und Gebühren 2026

Der Syndic ist nicht der Entscheidungsträger der Wohnungseigentümergemeinschaft. Er ist deren Beauftragter: Er setzt die von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse um, verwaltet das Gebäude und vertritt die Eigentümergemeinschaft. Diese Eigenschaft als Beauftragter bestimmt alles Weitere – den Umfang seiner Befugnisse, die Struktur seiner Vergütung und die Regelung seiner Haftung. Die meisten Konflikte entstehen aus einer Verwechslung in diesem Punkt: dem Syndic eine Entscheidung vorzuwerfen, die er nicht getroffen hat, oder ihn eine Entscheidung treffen zu lassen, die ihm nicht zustand.

Drei getrennte Aufgabenbereiche

Die Verwaltungsführung. Die Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einberufen, das Protokoll führen, die Beschlüsse mitteilen, die Eigentümerliste sowie das Instandhaltungsheft des Gebäudes auf dem neuesten Stand halten. Der Syndic muss die Eigentümergemeinschaft zudem im nationalen Register eintragen und die Angaben aktuell halten.

Die Finanzverwaltung. Ein separates Bankkonto im Namen der Eigentümergemeinschaft eröffnen – eine grundsätzliche Pflicht, von der nur durch einen ausdrücklichen Beschluss der Versammlung und in begrenzten Fällen abgewichen werden darf. Er ruft die Vorauszahlungen ab, führt die Buchhaltung nach einem speziellen Kontenplan und legt der Versammlung die Abrechnung zur Genehmigung vor. Für einen Eigentümer, der seine Einheit vermietet, ist nur ein Teil dieser Kosten auf den Mieter umlagefähig, gemäß der abschließenden Liste, die in unserem Artikel über die Nebenkosten im Detail beschrieben ist. Er muss außerdem den Instandhaltungsrücklagenfonds bilden, dessen Speisung ab einem bestimmten Alter des Gebäudes verpflichtend ist.

Die technische Verwaltung. Für die Instandhaltung des Gebäudes sorgen, beschlossene Arbeiten ausführen lassen und in Dringlichkeitsfällen Sicherungsmaßnahmen ergreifen. Diese letzte Befugnis ist die einzige, die es ihm erlaubt, eine nicht beschlossene Ausgabe zu tätigen, und sie ist eng auszulegen: Dringlichkeit setzt eine Gefahr für die Sicherheit oder den Erhalt des Gebäudes voraus, nicht bloß eine günstige Gelegenheit.

Die Vergütung: Pauschale und Sonderleistungen

Dies ist die häufigste Streitquelle, und die Regelung ist durch einen gesetzlich vorgeschriebenen Mustervertrag strukturiert.

Das Honorar des Syndic beruht auf einer jährlichen Pauschale, die sämtliche laufenden Verwaltungsleistungen abdeckt. Diese Pauschale ist abschließend: Alles, was zur laufenden Verwaltung gehört, ist darin enthalten und darf nicht gesondert in Rechnung gestellt werden.

Daneben kann eine abschließende Liste von Sonderleistungen Anlass zu einer zusätzlichen Vergütung geben – Organisation einer zusätzlichen Versammlung, Begleitung umfangreicher Arbeiten, Mahnverfahren, Ausstellung bestimmter Dokumente bei einem Eigentumswechsel.

Der entscheidende Punkt ist folgender: Eine Leistung, die nicht auf dieser Liste steht, fällt zwangsläufig unter die Pauschale. Ein Syndic, der übliche Mahngebühren, Fotokopierkosten oder Buchführungskosten berechnet, überschreitet seine Befugnisse. Der Vergleich zweier Verträge muss daher anhand der Pauschale und der Liste der Sonderleistungen erfolgen, niemals allein anhand der ausgewiesenen Pauschale.

Die gegen einen säumigen Eigentümer entstehenden Beitreibungskosten sind ausschließlich diesem Eigentümer anzulasten und nicht auf die Gesamtheit umzulegen.

Der Auftrag: Dauer, Bestellung, Abberufung

Der Syndic wird von der Eigentümerversammlung für eine im Vertrag festgelegte Dauer bestellt, die höchstens drei Jahre beträgt – ein Jahr, wenn es sich um den durch die Teilungsordnung oder durch den ersten Erwerber bestimmten Syndic handelt.

Seine Bestellung verlängert sich nicht stillschweigend: Sie erfordert eine Abstimmung. Vor jeder Verlängerung muss ein Vergleichsverfahren durchgeführt werden, wobei der Verwaltungsbeirat durch einen Beschluss der Versammlung davon befreit werden kann.

Die Abberufung ist jederzeit durch die Versammlung möglich, setzt aber einen legitimen Grund voraus: Eine Abberufung ohne Grund setzt die Eigentümergemeinschaft dem Risiko von Schadensersatzforderungen wegen missbräuchlicher Kündigung aus. Der Punkt wird auf die Tagesordnung gesetzt und wie ein gewöhnlicher Beschluss abgestimmt.

Die Haftung des Syndic

Der Syndic haftet der Eigentümergemeinschaft gegenüber für seine Verwaltungsfehler. Die am häufigsten festgestellten Pflichtverletzungen lassen sich benennen:

• Das Versäumnis der Einberufung der Jahresversammlung, was die Eigentümergemeinschaft handlungsunfähig macht.
• Das Unterlassen der Beitreibung unbezahlter Nebenkosten, wodurch die Verjährung eintreten kann, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden.
• Das Versäumnis der Ausführung beschlossener Arbeiten oder deren Ausführung ohne Genehmigung.
• Die Nachlässigkeit beim Abschluss der erforderlichen Versicherungen.
• Die Missachtung der Pflicht zum getrennten Bankkonto.

Er haftet hingegen nicht für Entscheidungen, die von der Versammlung getroffen wurden, selbst wenn er von deren Annahme abgeraten hat, noch für die Verabschiedung eines unzureichenden Budgets.

Seine Haftung setzt ein Verschulden, einen Schaden und einen Kausalzusammenhang voraus. Die Klage verjährt nach den allgemeinen Regeln, mit den Besonderheiten des Fristbeginns, die in unserem Artikel über die Verjährung von Forderungen.

Die Rolle des Verwaltungsbeirats

Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Syndic und kontrolliert dessen Geschäftsführung. Er gibt seine Stellungnahme zu den ihm vorgelegten Fragen ab, und seine Stellungnahme ist ab einem bestimmten Auftrags- oder Vertragswert verpflichtend.

Er verfügt über ein Recht auf Einsicht in die Unterlagen: Er kann jedes Dokument einsehen, das die Verwaltung und Bewirtschaftung des Gebäudes betrifft. Dieses Recht ist der wichtigste Kontrollhebel während der Laufzeit des Mandats, weitaus wirksamer als eine nachträgliche Beanstandung der Abrechnung.

Anwendungsfälle

Wechsel des Syndic. Das Ablaufdatum des Mandats prüfen, ein Vergleichsverfahren durchführen und die Bestellung auf die Tagesordnung setzen. Die Übergabe der Unterlagen und Gelder an den Nachfolger unterliegt festen Fristen, deren Nichteinhaltung den bisherigen Syndic haftbar macht.

Anfechtung von Honoraren. Die Rechnung mit dem Mustervertrag vergleichen: Steht die beanstandete Leistung auf der abschließenden Liste der Sonderleistungen? Wenn nicht, fällt sie unter die Pauschale und ist nicht geschuldet.

Dringende Arbeiten. Der Syndic kann die notwendigen Sicherungsmaßnahmen ergreifen, muss die Eigentümer jedoch darüber informieren und die Versammlung einberufen. Eine nachträglich als dringend dargestellte Ausgabe ohne nachgewiesenes Risiko fällt nicht unter diese Regelung.

Vermietender Eigentümer. Die Vorauszahlungsaufforderungen des Syndic und die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter folgen zwei getrennten Zeitplänen, wobei der zweite vom ersten abhängt – der jährliche Rechnungsabschluss des Gebäudes ist Voraussetzung für die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Dieser Zusammenhang wird in unserem Leitfaden zur Mietverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Syndic allein über Arbeiten entscheiden? Nein, außer bei dringenden Sicherungsmaßnahmen, die zum Schutz des Gebäudes notwendig sind. Jede andere Ausgabe erfordert einen Beschluss der Versammlung.

Ist das getrennte Bankkonto verpflichtend? Ja, grundsätzlich, im Namen der Eigentümergemeinschaft. Ausnahmen sind begrenzt und erfordern einen ausdrücklichen Beschluss der Versammlung.

Darf ein Syndic Mahngebühren berechnen? Nein, wenn diese zur laufenden, durch die Pauschale abgedeckten Verwaltung gehören. Nur die auf der abschließenden Liste des Mustervertrags aufgeführten Leistungen können eine zusätzliche Vergütung begründen, und die Beitreibungskosten sind ausschließlich dem säumigen Eigentümer anzulasten.

Wie wird ein Syndic abberufen? Durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung, wobei der Punkt auf die Tagesordnung gesetzt wird. Die Abberufung setzt einen legitimen Grund voraus, andernfalls setzt sich die Eigentümergemeinschaft dem Risiko von Schadensersatzforderungen aus.

Verlängert sich das Mandat automatisch? Nein. Jede Verlängerung erfordert einen Beschluss, dem ein Vergleichsverfahren vorausgehen muss, sofern die Versammlung keine Befreiung beschließt.

Wofür haftet der Syndic? Für seine Verwaltungsfehler: Versäumnis der Einberufung, Unterlassen der Beitreibung, Nichtausführung beschlossener Arbeiten, fehlender Versicherungsschutz. Für die von der Versammlung getroffenen Entscheidungen haftet er nicht.

Das Wichtigste in Kürze

Der Syndic führt aus, die Versammlung entscheidet. Diese Aufteilung regelt die meisten Streitfälle: Was nicht beschlossen wurde, fällt nicht in seinen Zuständigkeitsbereich, und was beschlossen wurde, fällt in seine Verantwortung bei der Ausführung.

Bei den Honoraren ist der Leseschlüssel ebenso einfach. Die Pauschale deckt die laufende Verwaltung vollständig ab; nur die auf der abschließenden Liste des Mustervertrags aufgeführten Leistungen können hinzukommen. Zwei Syndics allein anhand ihrer Jahrespauschale zu vergleichen, führt regelmäßig dazu, den teureren zu wählen.