Verwaltung einer Arztpraxis: Einhaltung gesetzlicher und administrativer Vorschriften

Eine Arztpraxis unterliegt drei verschiedenen Regelwerken, die weder denselben Kontrollinstanz noch denselben Zeitplan noch dieselben Sanktionen haben: die berufsständischen und standesrechtlichen Verpflichtungen, die Verpflichtungen des Arbeitgebers und die für Gesundheitsdaten geltenden Vorschriften. Die Schwierigkeit liegt nicht in der Komplexität der einzelnen Regelungen, sondern darin, dass sie parallel zueinander gelten – und dass ein Verstoß gegen eine Regelung oft erst bei einer Kontrolle im Zusammenhang mit einer anderen aufgedeckt wird.

Gründung und Rahmenbedingungen für die Ausübung der Tätigkeit

Die Ausübung des Berufs setzt die Eintragung in das Verzeichnis der zuständigen Kammer und die Registrierung des Abschlusses voraus. Der Vertrag über die Ausübung des Berufs – Verein, freiberufliche Zusammenarbeit, Vertretung – muss der Kammer vorgelegt werden, die dessen Übereinstimmung mit den berufsrechtlichen Vorschriften überprüft.

Drei Punkte werden in dieser Phase häufig unterschätzt:

• Die Wettbewerbsverbot oder Niederlassungsverbot Eine in einem Kooperationsvertrag enthaltene Klausel muss zeitlich und räumlich begrenzt sowie verhältnismäßig sein. Eine übermäßige Klausel wird zurückgewiesen, doch ist es besser, sie auszuhandeln, als sie vor Gericht anzufechten.
• Der Vertretungsvertrag muss schriftlich verfasst und an die Geschäftsstelle übermittelt werden, auch bei einer kurzfristigen Vertretung.
• DerBerufshaftpflichtversicherung muss vor der ersten Handlung abgeschlossen werden, wobei besonders darauf zu achten ist, dass die Vergangenheit berücksichtigt wird, falls bereits ein vorheriges Geschäftsjahr stattgefunden hat – ein Thema, das in unserem Artikel über die Berufshaftpflicht.

Die Kanzlei als Arbeitgeber

Bereits bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters – Sekretär, Assistent, Krankenpfleger – unterliegt die Praxis dem Arbeitsrecht und dem geltenden Tarifvertrag.

Die wichtigsten Verpflichtungen sind diejenigen, deren Nichtbeachtung bei einer Kontrolle sofort festgestellt wird: Meldung vor der Einstellung, schriftlicher Vertrag, sofern erforderlich, vorgeschriebene Aushänge, einheitliches Personalregister, Informations- und Präventionsbesuch sowie Einheitliches Dokument zur Bewertung beruflicher Risiken.

Letzteres fehlt in kleinen Unternehmen meist, obwohl es bereits ab dem ersten Mitarbeiter vorgeschrieben ist. In einer Arztpraxis muss es spezifische Risiken abdecken: biologische Gefährdung, Lastenhandhabung, psychosoziale Risiken und Bildschirmarbeit.

Hinzu kommt die Arbeitszeiterfassung bei nicht kollektiven Arbeitszeiten, deren Beweiskraft in unserem Artikel über die Überstunden.

Gesundheitsdaten im Alltag

Dies ist die Regelung, deren Verstöße am teuersten zu Buche schlagen, und es geht dabei um ganz alltägliche Handlungen.

Die Kanzlei ist Verantwortlicher für die Datenverarbeitung seiner Patientendaten. Er muss ein Behandlungsregister führen, die Patienten informieren, Aufbewahrungsfristen festlegen und seine Auftragsverarbeiter – Softwarehersteller, Hosting-Anbieter, Anbieter von Teleseekretariatsdiensten – vertraglich regeln.

Daraus ergeben sich drei praktische Anforderungen:

• DerHosting Die Archivierung der Daten muss durch einen hierfür zertifizierten Anbieter gewährleistet werden, auch wenn die Fachanwendung online genutzt wird.
• Die Zulassungen müssen individuell und differenziert sein: Ein von mehreren Personen gemeinsam genutztes Konto macht jegliche Rückverfolgbarkeit unmöglich und stellt an sich bereits einen Verstoß dar.
• Die Austausch Der Austausch von Gesundheitsdaten zwischen Fachkräften erfordert einen sicheren Gesundheits-Messenger, keinen Messenger für die breite Öffentlichkeit.

Die Protokollierung von Zugriffen und die Aufbewahrungsfristen für Patientenakten werden in unserem Artikel zum Thema elektronische Patientenaktesowie die Regeln für die Weitergabe in dem Artikel zum Thema Ärztliche Schweigepflicht.

Empfang der Besucher und Räumlichkeiten

Die Kanzlei ist eine öffentlich zugängliche Einrichtung, was bestimmte Verpflichtungen mit sich bringt,Barrierefreiheit sowie Brandschutz die ihrer Kategorie angemessen sind. Ein öffentliches Barrierefreiheitsregister muss zur Verfügung gestellt werden.

Hinzu kommen die Angabe der Honorare und der Bedingungen für die Übernahme der Kosten sowie Informationen zu den Modalitäten der Streitbeilegung.

Die Verwaltung der Abfälle aus infektionsgefährdenden Tätigkeiten im Gesundheitswesen Dies fällt in einen speziellen Bereich, der eine Vereinbarung mit einem zugelassenen Dienstleister sowie die Aufbewahrung der Sendungsbelege erfordert. Es handelt sich um einen einfachen und häufig durchgeführten Kontrollpunkt.

Abrechnung und Beziehungen zur Krankenkasse

Die Rechnungsstellung erfolgt gemäß den geltenden Gebührenordnungen und den Vorschriften zu Honorarüberschreitungen, deren Aushang vorgeschrieben ist.

Zwei Aufbewahrungspflichten sollten im Voraus geregelt werden: die Aufbewahrung der Behandlungsbelege sowie Belege entsprechend den geltenden Aufbewahrungsfristen und die Rückverfolgbarkeit der Vorschriften, deren Rahmenbedingungen in unserem Artikel über die Digitale Verordnungen.

Bei einer Prüfung durch die Krankenkasse geht es vor allem um die Übereinstimmung zwischen den abgerechneten Leistungen und den Patientenakten. Hier zeigt sich, dass die Qualität der Aktenführung direkte Auswirkungen hat, die weit über ihre medizinische Funktion hinausgehen.

Anwendungsszenarien

Erste Einstellung. In dieser Reihenfolge bearbeiten: Voranmeldung, schriftlicher Vertrag, Anmeldung beim Arbeitsmedizinischen Dienst, Einheitsdokument. Letzteres wird am häufigsten vergessen und am konsequentesten verlangt.

Wechsel der Fachanwendung. Überprüfen Sie vor dem Unterzeichnen die Hosting-Zertifizierung, die Wiederherstellbarkeit der Daten und das Exportformat. Eine Migration ohne Wiederherstellungsplan birgt das Risiko eines Verlusts von Unterlagen, für die noch Aufbewahrungsfristen gelten.

Zusammenschluss mehrerer Fachleute. Unterscheidung zwischen den Zugriffsberechtigungen auf Akten nach Arzt und nach Patient. Die Zugehörigkeit zur selben Einrichtung bedeutet nicht automatisch, dass man an der Behandlung jedes einzelnen Patienten beteiligt ist.

Häufig gestellte Fragen

Ist das Einheitsdokument in einer kleinen Kanzlei verpflichtend? Ja, bereits ab dem ersten Mitarbeiter, ohne Schwellenwert für die Mitarbeiterzahl. Es muss die für die Tätigkeit spezifischen Risiken abdecken, einschließlich biologischer und psychosozialer Risiken.

Benötigt man für eine Online-Software einen zertifizierten Hosting-Anbieter? Ja, sofern Gesundheitsdaten im Auftrag der Praxis gehostet werden. Die Überprüfung obliegt der Praxis als für die Verarbeitung Verantwortlicher.

Ist ein gemeinsam genutztes IT-Konto zulässig? Nein. Die Zugriffsberechtigungen müssen individuell vergeben werden, da andernfalls keine Rückverfolgbarkeit der Zugriffe möglich ist – was einen eigenständigen Verstoß darstellt.

Dürfen Patientendaten per normaler E-Mail ausgetauscht werden? Nein. Der Austausch von Gesundheitsdaten zwischen Fachkräften erfordert ein spezielles, sicheres Nachrichtenübermittlungssystem.

Welche Verpflichtungen gelten für medizinische Abfälle? Ein spezieller Prozess, eine Vereinbarung mit einem zugelassenen Dienstleister und die Aufbewahrung der Sendungsverfolgungsbelege, deren Vorlage bei Kontrollen regelmäßig verlangt wird.

Ist eine Nicht-Neuinstallationsklausel gültig? Nur wenn sie zeitlich und räumlich begrenzt und im Verhältnis zum Schutz berechtigter Interessen steht. Eine übermäßige Klausel wird vom Richter für unwirksam erklärt.

Das Wichtigste auf einen Blick

Drei Regelwerke laufen parallel, und jedes hat seinen eigenen Verantwortlichen. Am einfachsten zu erfüllen ist das Arbeitgeber-Regelwerk, bei dem Verstöße sichtbar und die Abhilfemaßnahmen bekannt sind – allen voran das „Document Unique“. Am kostspieligsten ist das System für Gesundheitsdaten, bei dem bereits alltägliche Handlungen zu Verstößen führen: gemeinsam genutzte Konten, E-Mail-Dienste für die breite Öffentlichkeit, nicht geprüfte Hosting-Dienste.

Ein System erfüllt alle drei Anforderungen gleichzeitig, und damit sollte man beginnen: individuelle und differenzierte Zugriffsberechtigungen in Verbindung mit einer Zugriffsprotokollierung. Sie belegen, dass die Grenze des „für die Aufgabe Notwendigen“ eingehalten wurde, sie schützen den Arzt, wenn ihm ein Zugriff vorgeworfen wird, und sie bilden den erwarteten Nachweis sowohl bei einer Rechnungsprüfung als auch im Falle einer Haftungsklage.