Verwaltungsprozesse digitalisieren

Warum Verwaltungsprozesse digitalisieren

Verwaltungsprozesse (Rechnungen, Spesenabrechnungen, Urlaub, interne Bestellungen) werden oft als letztes digitalisiert, obwohl sie viel Zeit in Anspruch nehmen. Ihre Digitalisierung entlastet Teams für wertschöpfende Aufgaben.

Zu priorisierende Prozesse

Durch Verringerung des ROI:

1. Unterzeichnung von Verträgen: sofortiger Gewinn, Reibung beseitigt
2. Spesenabrechnungen: OCR + hierarchische Validierung
3. Urlaubsmanagement: Validierungsworkflow + automatischer Ausgleich
4. Kundenabrechnung: Generierung, Versand, Nachverfolgung
5. Einkäufe und Bestellungen: Angebot → BC → Rechnung
6. Onboarding/Offboarding: HR-Dokumente + IT-Zugriff
7. Berichterstattung: Echtzeit-Dashboards vs. Tabellenkalkulationen

5-Schritte-Methode

1. Prozesse abbilden

Listen Sie jeden Prozess, seine Akteure, seine Phasen, sein Volumen und seine aktuelle Dauer auf.

2. Identifizieren Sie Reibungspunkte

Zeitverschwendung, Fehler, Unzufriedenheit. Hier wird die Digitalisierung den größten Nutzen bringen.

3. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge

• elektronische Signatur
• HR-Tools/Spesenabrechnungen (Spendesk, Jenji)
• Validierungstools (Zapier, Make, benutzerdefinierte Workflows)
• CRM, ERP, EDM nach Bedarf

4. Integrieren Sie die Tools miteinander

Echte Produktivität entsteht durch Integration: Wiedereintritt vermeiden, automatisch verbreiten.

5. Trainieren und messen

Benutzer schulen, Gewinne messen, anpassen.

Workflow-Beispiel

Ein typischer Admin-Prozess: Urlaubsantrag

• Vor: Papierformular → Büro des Managers → HR → erneut in das HRIS eingegeben
• Nach: Eingabe über Lucca/PayFit → Validierungsmanager mit 1 Klick → Kontostand automatisch aktualisiert → HR-Benachrichtigung

Gewinn: von 3 Tagen bis 10 Minuten.

Quantitative Vorteile

• Verwaltungszeit: -40 bis -60 %
• Eingabefehler: -90 %
• Mitarbeiterzufriedenheit: +30 % typisch
• Zykluszeit(Onboarding, Bestellung, Rechnungsstellung): geteilt durch 3 bis 5

Häufige Fehler

• Den Papierprozess so wie er ist digitalisieren (die Gelegenheit zur Optimierung verpassen)
• Stapeln Sie Tools, ohne sie zu integrieren
• Kein Training → Widerstand gegen Veränderungen
• Missachtung der DSGVO-Konformität und der gesetzlichen Archivierung
• Unterschätzung der Integrationskosten

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo deckt die Komponente „elektronische Signatur“ jedes Verwaltungsdigitalisierungsprojekts ab. Integriert sich in HR-Tools (PayFit, Lucca), Spesenabrechnungen (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive) und EDM (SharePoint, Drive).

Entdecken Sie die elektronische Signaturlösung von Certyneo

FAQs

Wie viel kostet die Digitalisierung?

Sehr variabel. Der Umfang „Unterschrift + Spesenabrechnungen + Urlaub“ liegt bei etwa 3–10 €/Benutzer/Monat.

Welchen ROI ist zu erwarten?

Typischerweise 6 bis 18 Monate, kürzer bei hohen Volumenströmen.

Benötigen Sie einen CIO für die Verwaltung?

Empfohlen für mittelständische Unternehmen, nicht notwendig für KMU, die auf einen externen Berater zurückgreifen können.

Sind alle Tools DSGVO-konform?

Bevorzugen Sie EU-Lösungen, um die Compliance zu vereinfachen.

Wie überzeugt man die Teams?

Beginnen Sie mit dem schmerzhaftesten Prozess. Der sichtbare ROI erschließt den Rest.

Fazit

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine Entwicklung, kein „Big Bang“-Projekt. Beginnen Sie mit den Flows mit dem höchsten ROI, messen Sie und erweitern Sie sie. In 18 Monaten wurde das Unternehmen umgestaltet.

Probieren Sie Certyneo aus, um Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher online zu versenden, zu signieren und zu verfolgen.