Aufbewahrung elektronisch signierter Dokumente

Warum die Aufbewahrung unerlässlich ist

Warum die Aufbewahrung unerlässlich istEine elektronische Signatur hat nur dann einen Wert, wenn der Beweis durchsuchbar und überprüfbar bleibt. Streitigkeiten können 5, 8 oder 10 Jahre nach der Unterzeichnung auftreten. Daher ist eine korrekteArchivierung

wichtig.

• Gesetzliche Laufzeiten in FrankreichHandelsverträge ⬥⬥⬥: 10 Jahre (Artikel L.123-22)
• Handelsverträge ⬥⬥⬥: 10 Jahre (Artikel L.123-22)Arbeitsverträge ⬥⬥⬥: 5 Jahre nach Ende
• Rechnungen ⬥⬥⬥: 10 Jahre (Buchhaltung), 6 Jahre (Steuer)Leasingverträge ⬥⬥⬥: Laufzeit + 5 Jahre
• Versicherungsverträge ⬥⬥⬥: 2 bis 10 Jahre je nach ArtNotarielle Urkunden ⬥⬥⬥: 30 Jahre
• Bewahren Sie das PDF aufBewahren Sie das PDF auf
• undder Prüfpfad für den längsten anwendbaren Zeitraum.

ArchivformateMehrere PAdES-Formate existieren nebeneinander:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: einfache Signatur

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: einfache Signatur

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + qualifizierter Zeitstempel

• PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + Zertifikatskette (Offline-Verifizierung)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodische Zeitstempel (Mehrdekadengültigkeit)
• Wählen Sie für LangzeitdokumentePAdES-B-LTA
• ..
• Electronic Archiving System (SAE)Ein SAE mit Beweiswert garantiert:

Integrität (verifizierte Fingerabdrücke)Authentizität (Signatur blieb gültig)Rückverfolgbarkeit (Konsultationsprotokoll)

Rückverfolgbarkeit (Konsultationsprotokoll)

Reversibilität (Export möglich)

• Die französische Norm
• NF Z42-013
• legt die Anforderungen fest.
• Best Practices

Behalten Sie PDF + Audit-Trail, nie eins ohne das andereBehalten Sie PDF + Audit-Trail, nie eins ohne das andereSpeichern Sie in mehreren Kopien (geografische Redundanz)

Überprüfen Sie die Integrität regelmäßig (6-12 Monate)

• Dokumentlaufzeiten nach Dokumenttyp
• Testen Sie die Wiederherstellung jährlich
• Häufig Fehler
• Behalten Sie nur das PDF
• Behalten Sie nur das PDF

Speichern Sie es auf einem einzigen Medium

• Verwenden Sie eine Cloud ohne Aufbewahrungsklauseln
• Vergessen Sie bestimmte Zeiträume (Banking, Gesundheit)
• Verlieren Sie die Schlüssel, wenn das Archiv verschlüsselt ist
• Interne vs. ausgelagerte Archivierung
• Interne vs. ausgelagerte Archivierung

Intern ⬥⬥⬥: totale Kontrolle, Anfangsinvestition.

Ausgelagert ⬥⬥⬥: über die Plattform oder einen Dienstleister. Geringere Kosten, betriebliches Entladen, Überprüfung der Reversibilitätsklauseln.Die meisten KMU bevorzugen die im Plan enthaltene ausgelagerte Archivierung.Wie Certyneo Ihnen hilftCertyneo beinhaltet eine

10-Jahres-Archivierung

10-Jahres-Archivierung

in allen Plänen. Jedes Dokument wird mit PDF PAdES-B-T, vollständigem Audit-Trail und Metadaten aufbewahrt. In der EU (Deutschland, IONOS) replizierte Infrastruktur mit Versionierung. Exportieren Sie Archive mit einem Klick.Entdecken Sie die elektronische Signaturlösung von CertyneoFAQ

Benötige ich eine zertifizierte SAE?

Nicht erforderlich, aber für Dokumente mit hohem Risiko empfohlen. NF Z42-013 bietet eine Zuverlässigkeitsvermutung.

Nicht erforderlich, aber für Dokumente mit hohem Risiko empfohlen. NF Z42-013 bietet eine Zuverlässigkeitsvermutung.

Kann ich nur das PDF behalten?

Technisch gesehen ja, aber der separate Audit-Trail ist trotzdem nützlich.

Wenn meine Plattform verschwindet?

PAdES-PDFs bleiben offline überprüfbar. Exportieren Sie den Audit Trail regelmäßig.

Ist Archivierung teuer?

Nein, sehr sparsam im Vergleich zu Papier. Die meisten Plattformen enthalten es.

Nein, sehr sparsam im Vergleich zu Papier. Die meisten Plattformen enthalten es.

Wann beginnt der 10-Jahres-Zeitraum?

Handelsvertrag: Ende der Ausführung. Arbeitsvertrag: Vertragsende.

Fazit

Die Erhaltung ist die Lebensversicherung Ihrer Unterschriften. Wählen Sie ein langes und solides Archiv und überprüfen Sie es regelmäßig.

Probieren Sie Certyneo aus, um Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher online zu versenden, zu signieren und zu verfolgen.