Elektronisk signatur til HR: guiden

Hvorfor HR skifter til elektronisk signatur

Hvorfor HR skifter til elektronisk signatur

HR-afdelinger administrerer snesevis af kontraktdokumenter om måneden: faste kontrakter, tidsbegrænsede kontrakter, ændringer, ansættelsesløfter, telearbejdsaftaler, konventionelle opsigelser. Hver papircyklus tager 3-10 hverdage. I elektronisk signatur går den samme cyklus ned til et par timer.

• Ud over at spare tid, vil HR finde:
• overlegen sporbarhed for URSSAF/arbejdstilsynsrevisioner
• moderniseret kandidatoplevelse (ingen scanning/udskrivning derhjemme)
• reduktion af fejl i versioner (underskrive de forkerte filer) HRIS

reduktion af fejl i versioner (underskrive de forkerte filer) HRIS

• Fælles underskrevne HR-dokumenterAnsættelseskontrakter
• CDI, CDD, arbejdsstudieprogram
• Ansættelsesløfter
• Ændringer (løn, stilling, overenskomst, arbejdstid, telearbejde og virksomhedsafdeling)
• Konventionelle opsigelser
• Konventionelle opsigelser
• Incitamentsplaner, deltagelse
• Interne regler (kompendium)

Udgiftsrapporter

Anbefalet underskriftsniveauunderskrift for HR (AES)underskrift for HR (AES)er standarden. Det giver dobbelt-faktor identifikation (e-mail + OTP SMS), som sikrer bevis i tilfælde af retstvister ved en industridomstol — sejuridisk gyldighed ⬥⬥⬥.

En simpel underskrift kan være tilstrækkelig til visse interne dokumenter med lav indsats (certifikater, samlinger).

Målbare fordele

• Reduktion i onboarding-tid ⬥⬥⬥: en kandidat, der er optaget om morgenen, kan have underskrevet deres kontrakt om eftermiddagenReduceret udeblivelsesprocent ⬥⬥⬥⬥⬥ ⬥ ikke flere kontrakter på køkkenbordet ⬥ ikke flere kontrakter ⬥⬥⬥: 2 til 3 timer mindre pr. fil (påmindelser, scanninger, klassificering)
• Reduceret udeblivelsesprocent ⬥⬥⬥⬥⬥ ⬥ ikke flere kontrakter på køkkenbordet ⬥ ikke flere kontrakter ⬥⬥⬥: 2 til 3 timer mindre pr. fil (påmindelser, scanninger, klassificering)Overholdelse ⬥⬥⬥: revisionsspor kan håndhæves i tilfælde af tvist
• Integration med din HRIS⬥⬥⬥⬥ Work current SAP-platform, HRIS-day, SAP SuccessFactors) via API eller Zapier. Ændringer kan automatisk genereres fra en skabelon, sendes til medarbejderen, og det underskrevne dokument arkiveres automatisk i den personlige fil.
• Fejl, der skal undgåsAt vælge den simple signatur til en ansættelseskontrakt: svagt bevis

At vælge den simple signatur til en ansættelseskontrakt: svagt bevis

Ikke at holde revisionssporet 5 år efter kontraktens udløb

Glemte at nævne retten til forudgående information (obligatorisk ⬥ vedhæftede kontrakten) (tab af bevisværdien)

• Konkret sag: accelereret onboarding
• En SMV på 80 ansatte har industrialiseret sin onboarding med elektronisk signatur. Ny rute:
• Kandidat accepteret via e-mail → automatisk generering af CDI'en fra skabelonen
• Indsendelse af AES med OTP SMS → underskrevet inden for timen

Indsendelse af AES med OTP SMS → underskrevet inden for timen

Automatisk klassificering i PayFit-filen

1. Afsendelse af velkomstdokumenter til gruppe A, internt ES-dokument (IT)
2. Resultat: forberedelsestid for onboarding divideret med 4, 0 mistede kontrakter, URSSAF-filer holdes ajour.
3. Sådan hjælper Certyneo dig
4. Certyneo tilbyder en HR-pakke med forudkonfigurerede skabeloner til nuværende kontrakter (CDI, CDD, arbejdsstudie, ændringer), avanceret signatur som standard, native integrationer med større HRIS og 10 års arkivering inkluderet.

Certyneo tilbyder en HR-pakke med forudkonfigurerede skabeloner til nuværende kontrakter (CDI, CDD, arbejdsstudie, ændringer), avanceret signatur som standard, native integrationer med større HRIS og 10 års arkivering inkluderet.

HR-chefer kan overvåge status for hver kontrakt i realtid fra et dedikeret dashboard og eksportere revisionssporet til kontroller.

Oplev Certyneos elektroniske signaturløsning

Ofte stillede spørgsmål

Kan ansættelseskontrakten underskrives i SES?

Teknisk ja, men beviserne er svage. AES anbefales til alle ansættelseskontrakter.

Kan en ændring underskrives uden for lokalerne?

Kan en ændring underskrives uden for lokalerne?

Ja, det er endda en af ​​de største fordele.

Skal vi beholde en papirversion?

Nej. Den PAdES-signerede PDF har samme værdi. Vær omhyggelig med at holde revisionssporet.

Skal IRP'er konsulteres?

Nej, elektronisk signatur er ikke en kollektiv foranstaltning i henhold til arbejdsloven.

Nej, elektronisk signatur er ikke en kollektiv foranstaltning i henhold til arbejdsloven.

Arbejder internationalt?

Ja i EU (gensidig anerkendelse). Uden for EU, tjek lokal lovgivning.

Konklusion

HR, der anvender elektroniske signaturer, får hurtighed, compliance og kandidaterfaring. Dette er en af ​​de klareste ROI'er af digital transformation i erhvervslivet.

Prøv Certyneo til at sende, underskrive og spore dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.