Elektronisk signatur af et kommercielt tilbud

Hvorfor signere et tilbud elektronisk

At få et tilbud underskrevet er at omdanne et forslag til en ordre. Jo hurtigere det går, jo varmere forbliver kundeemnet. Elektronisk signatur gør det muligt at gå fra "jeg vil tænke over det" til "godkendt og underskrevet" på få minutter.

Konkrete gevinster:

• kortere salgscyklus (1-3 dage i stedet for 7-15)
• forbedret konverteringsrate (+15 til 30% afhængigt af branche)
• sporbarhed af aftalen (nøjagtig dato, IP-adresse, identifikation)

Anbefalet niveau

En simpel signatur (SES) er tilstrækkelig til de fleste kommercielle tilbud. Hurtig, uden friktion og juridisk gyldig: når tilbuddet først er underskrevet, udgør det en forpligtelse.

For tilbud med høje beløb (over 20.000 €) eller regulerede brancher giver en avanceret signatur (AES) en ekstra sikkerhed.

Typisk procedure

1. Udarbejdelse af tilbuddet i dit faktureringsværktøj (Sellsy, QuickBooks, Sage…)
2. Eksport til PDF
3. Afsendelse via din signaturplatform, simpel eller avanceret signatur
4. Kunden underskriver fra sin mobil eller computer
5. Det underskrevne tilbud returneres automatisk til dit CRM og din bogføring

Angivelsen "Godkendt"

Traditionelt krævede man den håndskrevne angivelse "Godkendt" før underskriften. Med elektronisk signatur giver klikket på "Jeg underskriver" med OTP det samme samtykke, juridisk set ligestillet.

Du kan dog stadig indsætte et tekstfelt "Godkendt" i det elektroniske tilbud for at berolige kunder, der er vant til papir.

Operationelle fordele

• Sælgere frigøres fra manuel opfølgning
• Færre "glemte" eller mistede tilbud
• Imponerende hurtig respons over for kundeemnet
• Direkte tilførsel til fakturering (tidsbesparelse i bogføringen)

Almindelige fejl

• Ikke at vedlægge de generelle salgsbetingelser som bilag
• At bruge avanceret signatur til et simpelt tilbud (overdimensioneret, unødvendig friktion)
• At glemme betalingsbetingelserne
• Ikke at følge automatisk op

Konkret eksempel: en industrivirksomhed

En mindre industrivirksomhed sendte 150 tilbud/måned via e-mail. Signeringsrate på papir: 40%, gennemsnitlig gennemløbstid 8 dage. Overgang til elektronisk signatur:

• signeringsrate: 62%
• gennemsnitlig gennemløbstid: 2,5 dage
• anslået årlig kommerciel gevinst: +180.000 € i ekstra omsætning

Hvordan Certyneo hjælper dig

Certyneo integreres med de vigtigste faktureringsværktøjer (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane) for at generere og sende tilbud til underskrift med ét klik. Genbrugelige skabeloner, automatiske påmindelser og realtids salgsoversigt.

Opdag Certyneos løsning til elektronisk signatur

Ofte stillede spørgsmål

Forpligter et tilbud underskrevet med simpel signatur kunden?

Ja, den simple signatur er juridisk gyldig. Beviset kan vurderes af en dommer, men forpligtelsen eksisterer.

Kan man ændre et underskrevet tilbud?

Nej. Ved ændringer skal der udstedes et nyt tilbud, som derefter skal underskrives.

Skal de generelle salgsbetingelser underskrives separat?

Ideelt set bør de integreres i tilbuddet i samme konvolut.

Hvor længe skal et underskrevet tilbud opbevares?

10 år (kommercielt dokument).

Skal en selvstændig erhvervsdrivende underskrive sine tilbud?

Ja, det er god praksis: det beviser eksistensen af det kommercielle forhold.

Konklusion

At få tilbud underskrevet elektronisk fremskynder din salgscyklus, forbedrer din konverteringsrate og sikrer din fakturering.

Prøv Certyneo for at sende, underskrive og følge dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.