Sådan sender du et dokument til underskrift

Processen i 5 trin

At sende et dokument til elektronisk underskrift tager mindre end 5 minutter. Her er trin-for-trin-processen.

1. Forbered dokumentet

• Eksportér til PDF (anbefales)
• Kontrollér læsbarheden på mobil (80% af underskriverne underskriver på mobil)
• Læs korrektur for at fjerne slåfejl og fejl
• Vedhæft de obligatoriske bilag, hvis nødvendigt

2. Opret en konvolut

På din signeringsplatform:

• nyt dokument → upload af PDF
• navngiv konvolutten (dokumentets emne + underskriver)

3. Tilføj underskriverne

For hver underskriver :

• fulde navn
• e-mail
• telefonnummer (til SMS-OTP ved AES)
• rolle (underskriver, godkender, CC)

Definér rækkefølgen: parallel (alle samtidig) eller sekventiel.

4. Placér felterne

Træk på PDF'en:

• underskriftfelt (obligatorisk)
• valgfrie felter: dato, navn, fritekst, afkrydsningsfelt, paraf pr. side

Tilknyt hvert felt til den rette underskriver (forskellige farver).

5. Konfigurér og send

Indstillinger, der skal konfigureres:

• signaturniveau: SES eller AES
• udløbsdato (typisk 15-30 dage)
• automatiske påmindelser (dag 3, dag 7)
• personlige beskeder

Klik på "Send". Underskriverne modtager straks deres e-mail.

Følg dokumentet

Fra dit dashboard kan du følge i realtid:

• sendt → åbnet → underskrevet
• notifikationer (e-mail, Slack, Teams)
• manuel påmindelse er mulig

Best practices

• Test altid med en kollega før en vigtig udsendelse
• Sørg for en kontaktkanal til nye underskrivere
• Arkivér altid det underskrevne dokument
• Undgå at sende fredag aften eller i weekenden

Almindelige fejl

• Forkert e-mail (slåfejl eller gammel adresse)
• At glemme at tilføje en underskriver
• Ikke at placere et underskriftfelt
• For stor fil (> 10 MB → langsom på mobil)
• At sende uden at læse korrektur

Konkret eksempel: sælger

En sælger sender 20 tilbud om ugen. Rutinen er:

1. Generering fra HubSpot (tilbud + salgs- og leveringsbetingelser)
2. Automatisk afsendelse med SES via integration
3. Påmindelser efter 2 og 5 dage
4. Notifikationer i Slack i realtid
5. CRM opdateres ved underskrift

Menneskelig tidsforbrug: 0 minutter pr. udsendelse.

Sådan hjælper Certyneo dig

Certyneo gør det hurtigt og pålideligt at sende et dokument til underskrift: intuitiv træk-og-slip-grænseflade, skabeloner til tilbagevendende dokumenter, CRM-integrationer, realtidsopfølgning, automatiske påmindelser. Alt sammen på under 3 minutter.

Udforsk Certyneos løsning til elektronisk signatur

FAQ

Hvor lang tid tager det at sende?

2-5 minutter for et simpelt dokument.

Kan man sende det samme dokument til flere underskrivere?

Ja, alle i samme konvolut, parallel eller sekventiel rækkefølge.

Skal underskriveren informeres på forhånd?

Ikke obligatorisk, men anbefales for nye underskrivere.

Kan man annullere en udsendelse?

Ja, før underskrift. Ikke bagefter.

Kan underskriveren videresende til en anden?

Afhænger af konfigurationen. Som standard, nej.

Konklusion

At sende et dokument til underskrift er en simpel handling, der er blevet en del af hverdagen. Når rutinen er på plads, forvandles dine kontraktcyklusser.

Prøv Certyneo for at sende, underskrive og følge dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.