Sådan sender du et dokument til underskrift

5-trins proceduren

5-trins proceduren

At sende et dokument, der skal underskrives elektronisk, tager mindre end 5 minutter. Her er processen trin for trin.

• 1. Forbered dokumentet. 2. Opret en konvolut
• På din signaturplatform:
• nyt dokument → upload PDF'en
• nyt dokument → upload PDF'en

navngiv konvolutten (dokumentets emne + underskriver)

3. Tilføj underskriverne ⬥⬥⬥⬥ For hvert underskrivernavn:

• e-mail
• telefon (til OTP SMS hvis AES)

telefon (til OTP SMS hvis AES)

rolle (underskriver, godkender, CC)

• Definer rækkefølge: parallel (alt på samme tid) eller sekventiel.
• 4. Placer felterne
• Træk til PDF'en:
• signaturfelt (påkrævet)

signaturfelt (påkrævet)

valgfrie felter: dato, navn, fri tekst, afkrydsningsfelt, initialer pr. side

med de korrekte signaturfelter (med de korrekte signaturfelter).

• 5. Konfigurer og send
• Muligheder for at konfigurere:

Muligheder for at konfigurere:

signaturniveau: SES eller AES

udløbsdato (typisk 15-30 dage)

• automatiske påmindelser, D+7+3 beskeder, D+7+3
• Klik på "Send". Underskrivere modtager deres e-mail med det samme.
• Spor dokumentet
• Spor dokumentet

Fra dit dashboard, følg i realtid:

sendt → åbnet → underskrevne

notifikationer (e-mail, Slack, Teams)

• manuel genstart muligt ⬥ Bedste praksis test altid muligt ⬥⬥ med kollega før en vigtig afsendelse
• manuel genstart muligt ⬥ Bedste praksis test altid muligt ⬥⬥ med kollega før en vigtig afsendelse
• Giv en kontaktkanal til nybegyndere

Arkivér systematisk det underskrevne dokument

• Undgå at sende fredag aften eller weekend
• Hyppige fejl ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ Glemte at tilføje en underskriver
• Placer ikke et underskriftsfelt
• Placer ikke et underskriftsfelt

Filen er for stor (> 10 MB → langsom på mobil)

• Send uden korrektur
• Konkret sag: sælger
• 20 sælgere sender tilbud pr. uge. Rutine:
• 20 sælgere sender tilbud pr. uge. Rutine:
• Generering fra HubSpot (citat + CGV)

Automatisk afsendelse i SES via integration

Påmindelser D+2 og D+5

1. Slack notifikationer i realtid
2. Menneskelig opdatering: underskrift 0 minut pr. forsendelse.
3. Menneskelig opdatering: underskrift 0 minut pr. forsendelse.
4. Sådan hjælper Certyneo dig
5. Certyneo gør det hurtigt og pålideligt at sende et dokument til signering: intuitiv træk-slip-grænseflade, skabeloner til tilbagevendende dokumenter, CRM-integrationer, overvågning i realtid, automatiske påmindelser. Alt sammen på mindre end 3 minutter.

Oplev Certyneos elektroniske signaturløsning

Ofte stillede spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager forsendelsen?

2-5 minutter for et simpelt dokument.

Kan vi sende det samme dokument til flere underskrivere?

Ja, alle i samme kuvert, parallel eller sekventiel rækkefølge.

Skal vi informere underskriveren på forhånd?

Skal vi informere underskriveren på forhånd?

Ikke påkrævet, men anbefales til nybegyndere.

Kan vi annullere en forsendelse?

Ja, før underskrift. Bagefter nej.

Kan underskriveren overføre til en anden?

Kan underskriveren overføre til en anden?

Afhænger af konfiguration. Som standard nej.

Konklusion

At sende et dokument til underskrift er en simpel gestus, der er blevet hverdag. Når rutinen er etableret, transformeres dine kontraktlige cyklusser.

Prøv Certyneo til at sende, underskrive og spore dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.