Elektronický podpis vs ručně psaný: srovnání

Dva podpisy, jedna funkce

Podpis, ať elektronický nebo vlastnoruční, plní tři totožné právní funkce: identifikuje podepisující osobu, vyjadřuje její souhlas s obsahem a zaručuje integritu dokumentu. Co se liší, je technika, která přináší důkaz o každé z těchto tří funkcí.

Na rozdíl od zažité představy elektronický podpis není digitální imitací papíru. Jde o kryptografický proces, který je v mnoha ohledech spolehlivější než podpis rukou.

Právní hodnota

Oba typy podpisu jsou uznávány jako rovnocenné podle francouzského práva od zákona č. 2000-230 ze 13. března 2000 (článek 1367 francouzského občanského zákoníku). Evropské nařízení eIDAS tuto rovnocennost v roce 2016 posílilo zavedením zásady nediskriminace: elektronickému podpisu nelze upřít důkazní hodnotu pouze proto, že je elektronický.

Pro dokonalou rovnocennost s vlastnoručním podpisem je třeba usilovat o kvalifikovaný elektronický podpis (QES): má stejnou právní hodnotu jako vlastnoruční podpis v celé Evropské unii. Zaručený elektronický podpis (AES) a jednoduchý elektronický podpis (SES) zůstávají plně platné, ale jejich důkazní síla je posuzována soudem případ od případu — viz rozdíly mezi třemi úrovněmi.

Rychlost

Toto je nejnápadnější rozdíl pro provozní týmy.

Fáze | Papír | Elektronicky

Příprava dokumentu | 10 min | 2 min

Odeslání podepisující osobě | 1 až 3 dny (pošta) nebo minuty (skenování) | < 1 minuta

Podepsané vrácení | průměrně 2 až 5 dní | Minuty až několik hodin

Zařazení / archivace | Manuálně | Automaticky

V rámci celého obchodního cyklu elektronický podpis zkracuje lhůtu 5 až 10krát. U vysokých objemů (HR, nemovitosti, vzdělávání) je dopad na cash flow a spokojenost klientů měřitelný.

Sledovatelnost

Papír zanechává jen podpis načmáraný perem. Nelze prokázat, kdy přesně byl podpis připojen, odkud pochází, zda byl dokument od té doby změněn.

Elektronický podpis naproti tomu obsahuje časově orazítkovanou auditní stopu :

• přesné datum a čas každého zobrazení a podpisu
• IP adresu podepisující osoby, identifikátor prohlížeče
• důkaz identifikace (zadaný OTP kód, autentizace)
• kryptografický otisk dokumentu, který znemožňuje jakoukoli pozdější změnu

Tato auditní stopa je zabudována do výsledného PDF a zůstává dostupná po dobu 10 let. V případě spory představuje hlavní důkaz použitelný u soudu. Viz důkaz elektronického podpisu.

Celkové náklady

Přímé náklady na papír (list + tisk) jsou zdánlivě nízké. Celkové náklady zahrnují:

• tisk + spotřební materiál
• doporučené poštovní zásilky s dodejkou (mezi 5 a 10 € za zásilku)
• administrativní čas (příprava, upomínky, zařazení)
• fyzické uložení po dobu 10 let
• riziko ztráty nebo poškození

Odhady běžně uznávané v oboru stanovují celkové náklady papírového cyklu na přibližně 15 až 35 € na dokument. Elektronický podpis stojí typicky méně než jedno euro za obálku při firemním plánu.

Výhody hovořící ve prospěch elektronického řešení

• výrazná úspora času (cykly zkrácené 5 až 10krát)
• snížení administrativních nákladů
• vyšší sledovatelnost díky auditní stopě
• možnost podpisu na dálku, bez nutnosti cesty
• centralizace podepsaných dokumentů v jednom přehledu
• automatické upomínky nečinným podepisujícím osobám
• okamžitá archivace a vyhledání
• snížení spotřeby papíru a uhlíkové stopy
• plynulý a moderní zážitek klienta

Kdy si papír zachovává své místo

Některé úkony stále vyžadují papírovou formu nebo specifické postupy:

• veřejné listiny sepsané před notářem (některé závěti, darování)
• matriční úkony (podpis před matrikářem)
• některá soudní řízení (doručení soudním exekutorem)

Pro všechny ostatní běžné firemní dokumenty je elektronický podpis jednoznačně vhodnější.

Srovnávací případ užití: smlouva s freelancerem

Vezměme si smlouvu o poskytování služeb s freelancerem v hodnotě 5 000 €.

V papírové podobě: tisk, odeslání doporučeně (7 €), čekání 2–4 dny, telefonická upomínka, návrat o 3–5 dní později, skenování pro archivaci, fyzické zařazení. Celkem: cyklus 5–9 dní, riziko ztráty, slabý důkaz v případě sporu.

S elektronickým podpisem: obálka připravená za 3 minuty, okamžité odeslání, podpis pomocí OTP kódu za méně než hodinu, podepsané PDF automaticky archivováno s auditní stopou. Silný důkaz, zanedbatelné náklady.

Jak vám Certyneo pomůže

Certyneo umožňuje nahradit veškeré vaše papírové smluvní toky jednoduchým digitálním řešením: nahrání PDF, přidání podepisujících osob, umístění polí, odeslání. Podepisující osoba obdrží e-mail, klikne, podepíše — žádný účet k vytvoření, žádná aplikace k instalaci.

U každého podepsaného dokumentu Certyneo automaticky vygeneruje finální PDF s auditní patičkou, celý dokument archivuje po dobu 10 let a poskytuje vám přehled, ve kterém sledujete stav každé obálky v reálném čase.

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

Často kladené otázky

Je elektronický podpis snadnější napadnout?

Ne, ve většině případů je to naopak. Časově orazítkovaná auditní stopa, IP adresa a silná autentizace ztěžují napadení elektronického podpisu v dobré víře více než u prostého vlastnoručního podpisu.

Lze vytisknout dokument podepsaný elektronicky?

Ano, ale tisk ztrácí důkazní hodnotu. Právě digitální PDF nese kryptografický podpis a otisk. Po vytištění máte jen vizuální kopii.

Může být vlastnoruční podpis naskenován a použit jako elektronický podpis?

Naskenovaný obrázek vložený do PDF není elektronickým podpisem ve smyslu eIDAS — nezajišťuje ani identifikaci, ani integritu. Pro platný podpis využijte specializovanou platformu.

Vyžadují dvojjazyčné smlouvy dva podpisy?

Ne. Jedno dvojjazyčné PDF lze podepsat jedním podpisem. Elektronický podpis nemá nic společného s jazykem dokumentu.

Jak archivovat dokument podepsaný elektronicky?

Podepsané PDF se archivuje jako jakýkoli jiný digitální soubor, doporučuje se však uchovat i auditní stopu a časové razítko. Viz jak archivovat podepsaný dokument.

Závěr

Elektronický podpis není "náhradou" papíru: je to vylepšení. Rychlejší, sledovatelnější, levnější, právně rovnocenný ve velké většině případů. Skutečnou otázkou už není, zda přejít na digitální řešení, ale kdy.

Vyzkoušejte Certyneo a odesílejte, podepisujte a sledujte své dokumenty online jednoduše, rychle a bezpečně.