Jak archivovat elektronicky podepsaný dokument

Proč na správné archivaci záleží

Elektronicky podepsaný dokument má hodnotu jen tehdy, když důkaz zůstane po celou zákonnou dobu dostupný a ověřitelný — někdy 10, 20 i 30 let. Odbytá archivace = oslabený důkaz při sporu.

Lhůty, které je třeba dodržet

• Obchodní smlouvy: 10 let (francouzský obchodní zákoník)
• Pracovní smlouvy: 5 let po skončení
• Faktury: 10 let (účetnictví), 6 let (daně)
• Nájemní smlouvy: doba trvání + 5 let
• Notářské zápisy: 30 let
• Pojištění: 2 až 10 let podle typu

Uchovávejte podepsané PDF i auditní stopu po nejdelší z použitelných lhůt.

Archivní formáty

• PAdES-B-B: základní, jednoduchý podpis
• PAdES-B-T: + kvalifikované časové razítko
• PAdES-B-LT: + řetězec certifikátů
• PAdES-B-LTA: + pravidelná časová razítka (na desítky let)

Pro dlouhou archivaci dejte přednost PAdES-B-LTA.

Tři možnosti archivace

1. Externí archivace (platforma)

Podpisová platforma uchovává vaše dokumenty X let. Součást většiny tarifů.

Výhody: žádná námaha, v souladu s eIDAS Nevýhody: závislost na poskytovateli, je třeba ověřit reverzibilitu

2. Interní archivace

Vaše dokumenty se uchovávají na vašich serverech nebo ve vyhrazeném archivačním systému.

Výhody: úplná kontrola Nevýhody: náklady, nutná vlastní odbornost

3. Archivační systém s důkazní hodnotou

Systém elektronické archivace certifikovaný podle NF Z42-013. Nejvyšší úroveň souladu.

Výhody: domněnka právní spolehlivosti Nevýhody: vysoká cena, pro malé firmy předimenzované

Osvědčené postupy

• Uchovávat PDF i auditní stopu, nikdy jedno bez druhého
• Redundance: více lokalit, více nosičů
• Pravidelná kontrola: každých 6-12 měsíců ověřit, že jsou dokumenty čitelné
• Dokumentace: písemné postupy
• Testy obnovy každý rok

Časté chyby

• Uchovat jen PDF, ne auditní stopu
• Ukládat na jediný nosič (interní pevný disk)
• Používat cloud bez ujednání o uchovávání
• Zapomenout na lhůty specifické pro některá odvětví
• Netestovat obnovu

Migrace archivů

Pokud měníte poskytovatele podpisu:

1. Vyexportovat všechny podepsané dokumenty i auditní stopy
2. Naimportovat do nového systému nebo vyhrazeného archivačního systému
3. Ověřit integritu (otisk SHA-256)
4. Dočasně si ponechat přístup ke starému systému

Konkrétní případ: firma měnící poskytovatele

Firma s 50 zaměstnanci, 3000 podepsaných dokumentů nasbíraných za 5 let. Migrace:

• automatizovaný export přes API
• import k novému poskytovateli + externí archivační systém jako záloha
• namátková kontrola (50 zkontrolovaných dokumentů)
• starý poskytovatel vypovězen po 3 měsících

Celková doba: 4 týdny. Nulová ztráta.

Jak vám Certyneo pomůže

Certyneo zahrnuje ve všech tarifech desetiletou archivaci, s geografickou redundancí v EU, verzováním a úplným exportem kdykoli (plná reverzibilita). Ve výchozím nastavení PAdES-B-T, u kritických dokumentů volitelně PAdES-B-LTA.

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

Časté dotazy

Musím podepsané dokumenty tisknout?

Ne, je to zbytečné a kontraproduktivní (ztrácí se důkazní hodnota).

Stačí běžný cloud (Google Drive, Dropbox)?

Pro samotné PDF ano, pro důkazní hodnotu ne. Dejte přednost vyhrazené archivaci.

Co když moje podpisová platforma skončí?

PDF ve formátu PAdES zůstávají ověřitelná offline. Pravidelně exportujte auditní stopy.

Mají se archivy šifrovat?

U citlivých dokumentů doporučeno. Pozor na dlouhodobé uchování klíčů.

Odkdy běží těch 10 let?

U obchodní smlouvy: od konce plnění. U pracovní smlouvy: od konce smlouvy.

Závěr

Dobrá archivace je životní pojistkou vašich elektronických podpisů. Zvolte formu odpovídající vašim rizikům (externí pro většinu malých firem, archivační systém podle NF Z42-013 pro kritické případy) a pravidelně testujte.

Vyzkoušejte Certyneo pro odesílání, podepisování a sledování dokumentů online — jednoduše, rychle a bezpečně.