Srovnění HelloSign vs Certyneo: kterou zvolit v roce 2026?

Úvod: proč porovnávat HelloSign a Certyneo v roce 2026?

Postupným vstupem v platnost nařízení eIDAS 2.0 a rozšířením hybridní práce se výběr řešení pro elektronické podpisy stal strategickou záležitostí pro právní, HR a finanční oddělení. HelloSign – přejmenovaný na Dropbox Sign v roce 2023, ale stále známý pod starým jménem – a Certyneo se na tomto trhu pozicují s velmi odlišnými filosofiemi. Na jedné straně je americká platforma integrovaná do ekosystému Dropbox, na druhé straně je evropské SaaS řešení vytvořené tak, aby odpovídalo regulačním požadavkům kontinentálního trhu. Tento článek analyzuje obě nabídky z hlediska právního souladu, obchodních funkcí, cen a uživatelské zkušenosti, aby vám pomohl učinit informované rozhodnutí pro rok 2026.

---

1. Představení obou platforem

HelloSign (Dropbox Sign): americký původ

Založena v roce 2011 a získána společností Dropbox v roce 2019, HelloSign je dnes prodávána pod značkou Dropbox Sign. Toto řešení je velmi populární v anglosaských malých a středních podnicích díky své jednoduché používatelnosti a nativní integraci s Dropbox, Google Workspace a Slack. Nabízí jednoduché elektronické podpisy (SES) a od roku 2022 formu pokročilého podpisu (AES) prostřednictvím třetích stran pro určité evropské trhy.

HelloSign však zůstává platformou navrženou podle amerických standardů (ESIGN Act, UETA), což vytváří regulační konflikty pro podniky podléhající evropskému právu. Data podepisovatelů jsou hostovány na amerických cloudových infrastrukturách – omezení, které není zanedbatelné od zneplatnění Privacy Shield a zavádění Data Privacy Framework, který někteří právníci stále považují za křehký.

Certyneo: evropské SaaS řešení zaměřené na soulad

Certyneo je B2B SaaS řešení pro elektronické podpisy navržené a hostované v Evropě, jehož architektura je od počátku vytvořena kolem nařízení eIDAS č. 910/2014 a jeho vývoje eIDAS 2.0. Platforma nabízí tři úrovně podpisu definované evropským rámcem – jednoduchou (SES), pokročilou (AES) a kvalifikovanou (QES) – se kvalifikovanými poskytovateli služeb důvěry (QTSP) zapsanými na Trusted List seznamu.

Řešení nativně integruje kompletní průvodce právní hodnotou elektronického podpisu, který mohou týmy právního oddělení konzultovat, aby určily vhodnou úroveň podpisu pro každý typ dokumentu. Hosting je prováděn výhradně v datových centrech certifikovaných ISO 27001 umístěných v Evropské unii, což významně zjednodušuje soulad s GDPR.

---

2. Soulad s předpisy a právní hodnota

HelloSign v evropském právě: strukturální nedostatky

Hlavní slabinou HelloSign pro použití v Evropě je jeho vztah k eIDAS. Platforma nenabízí kvalifikovaný podpis (QES) vlastním způsobem: aby dosáhla této úrovně, musí uživatel používat hybridní pracovní postupy s třetími stranami, což komplikuje řetězec důvěry a oslabuje sledovatelnost. Některé právní akty – převod obchodních podílů, elektronické autentické listiny, určité smlouvy o úvěru – vyžadují v evropském a francouzském právu úroveň QES nebo notářský akt.

Kromě toho je lokalizace dat centrální otázkou: bez robustních vazebních pravidel pro podniky (BCR) nebo řádně zdokumentovaných smluvních doložek (SCC) může vystavení dat podepisovatelů americkým serverům porušovat články 44 až 49 GDPR. Situace, která vedla několik evropských DPO k vyřazení HelloSign z jejich výběrových řízení již v roce 2024.

Certyneo a eIDAS: nativní soulad na třech úrovních

Certyneo nativně nabízí tři úrovně podpisu uznávané eIDAS s automatickou správou požadované úrovně podle typu dokumentu nakonfigurovaného správcem. Tento přístup snižuje riziko lidské chyby – podepsání nájemní smlouvy jednoduchým SES, když se doporučuje AES – a zjednodušuje audit trail pro compliance týmy.

Nařízení eIDAS 2.0: vše, co potřebujete vědět zavádí evropský digitální identitní portál (EUDIW) a Certyneo se zavázal na roadmapa kompatibility s tímto novým standardem od prvního čtvrtletí 2026. HelloSign dosud nepublikoval pro evropský trh žádnou oficiální feuille de route v tomto smyslu.

---

3. Porovnání obchodních funkcí

Workflow podpisů a automatizace

Certyneo se zvlášť odlišuje svým generátorem dokumentů s umělou inteligencí, který umožňuje vytvořit právně strukturovaný dokument před jeho předložením k podpisu, aniž byste opustili platformu. HelloSign, zaměřený na své jádro „podpis", nenabízí ekvivalent.

Integrace a API

HelloSign má zralé API a nativní integraci se Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365 a Dropbox. To je nepopiratelná silná stránka pro týmy již integrované v těchto ekosystémech.

Certyneo nabízí dokumentované REST API OpenAPI 3.0, webhooky v reálném čase a certifikované konektory pro hlavní HRIS (Workday, Lucca, Factorial) a ERP (SAP, Sage). Pro HR řešení je integrace s pracovními postupy správy pracovních smluv, dodatků a demateriálizovaných výplatních listin obzvláště pokročilá.

Zkušenost podepisujícího a mobilita

Obě platformy nabízují bez vytváření účtu pro podepisujícího. Certyneo však poskytuje rozhraní plně lokalizované v češtině s kontextovými průvodci vysvětlujícími právní hodnotu každého typu podpisu – výhoda oceňovaná při zavádění u populací s nízkou digitální gramotností.

---

4. Ceny a ekonomický model

HelloSign: ceny zaměřené na objem podpisů

HelloSign nabízí tři cenové úrovně: Essentials (~15 €/měsíc/uživatel), Standard (~25 €/měsíc/uživatel) a Premium (na vyžádání). Ceny jsou založeny na počtu zasílání za měsíc, což může být nákladné pro podniky s vysokými objemy opakujících se dokumentů. Poznámka: pokročilé funkce souladu eIDAS jsou obvykle dostupné pouze od plánů Premium s dodatečnými náklady.

Certyneo: transparentnost a předvídatelnost rozpočtu

Certyneo přijímá model cen na uživatele s zahrnutými obálkami podpisů, bez fakturace za akt pro běžné použití. Kompletní tabulku cen můžete vidět na stránce s cenami Certyneo a pomocí kalkulačky ROI dostupné online si můžete simulovat svou návratnost investic.

Pro firmy, které chtějí přejít z jiného řešení, nabídka migrace na Certyneo zdarma převezme vaše podepsané smlouvy a jejich auditní stopy; workflow a šablony se znovu vytvoří v Certyneo.

---

5. Podpora, doprovod a ekosystém

Kvalita českojazzykové podpory

HelloSign nabízí podporu v angličtině s proměnnými dobami odezvy v závislosti na zakoupeném plánu. V praxi uživatelé hlásí obtíže při získávání přesných odpovědí na otázky týkající se evropského souladu, přičemž tyto záležitosti jsou často přesměrovány na obecnou dokumentaci.

Certyneo má tým podpory založený v České republice, dostupný přes chat, telefon a e-mail, se smluvními závazky SLA už v meziplatech. Centrum nápovědy Certyneo obsahuje více než 200 článků v češtině pokrývajících obchodní případy použití, regulační aspekty a technické integrace.

Ekosystém partnerů a poradenství

Certyneo spolupracuje se sítí partnerů integrátorů, právních kabinetů a daňových poradců proškolených v souladu eIDAS. Tato poradenská dimenze – chybějící v nabídce HelloSign – je rozhodující pro podniky nasazující elektronické podpisy v citlivých kontextech: fúze a akvizice, spory, sektor zdravotnictví nebo nemovitostí.

Právní rámec platný pro elektronické podpisy v roce 2026

Základní evropské texty

Elektronické podpisy v Evropě se řídí nařízením eIDAS č. 910/2014 (Electronic IDentification, Authentication and trust Services), přímo použitelné ve všech členských státech bez transpoziční povinnosti. Toto nařízení definuje tři úrovně podpisu:

• SES (Simple Electronic Signature): veškerá data v elektronické formě připojená nebo logicky spojená s jinými daty, používaná k podpisu.
• AES (Advanced Electronic Signature): jednoznačně spojená s podepisujícím, umožňující jeho identifikaci, vytvořená s daty pod jeho výhradní kontrolou a detekující všechny následné změny.
• QES (Qualified Electronic Signature): AES vytvořená pomocí kvalifikovaného zařízení na vytváření podpisů (QSCD) a opírající se o kvalifikovaný certifikát vydaný QTSP zapsaným na Trusted List. Pouze QES má právní presumpci rovnocennosti k vlastnoručnímu podpisu v celé EU (čl. 25 odst. 2 eIDAS).

V francouzském právu články 1366 a 1367 francouzského občanského zákoníku uznávají elektronický podpis jako rovnocenný vlastnoručnímu podpisu, pokud umožňuje identifikaci podepisujícího a zaručuje jeho spojení s aktem. Dekret č. 2017-1416 upřesňuje příslušné technické podmínky.

GDPR a lokalizace dat

Nařízení GDPR č. 2016/679 vyžaduje, aby osobní údaje podepisovatelů (identita, IP adresa, časové razítko, certifikát) byly zpracovávány s právním základem a v případě přenosu mimo EU na základě rozhodnutí o přiměřenosti nebo vhodných záruk (články 44 až 49). Hostování těchto dat na amerických serverech, i v rámci Data Privacy Framework z roku 2023, vystavuje odpovědné za zpracování zbytkovému riziku dokumentovanému Evropským výborem pro ochranu osobních údajů (EDPB).

Technické normy ETSI

Formáty pokročilého a kvalifikovaného elektronického podpisu jsou normalizovány ETSI: EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) a EN 319 142 (PAdES pro PDF). Tyto normy zaručují interoperabilitu a dlouhodobou trvanlivost podpisů. Řešení, které negeneruje podpisy v těchto standardizovaných formátech, vystavuje své uživatele riziku neuznaní při kontrolách nebo sporech.

Časové razítka a archivace

Kvalifikované časové razítko (čl. 41 eIDAS) poskytuje právní presumpci na datum a čas elektronické události. Je nezbytné pro dlouhodobou důkazní hodnotu podepsaných dokumentů. Probatní elektronická archivace, upravená v České republice normou NF Z42-020, doplňuje toto opatření pro doby uchovávání předepsané právem (10 let pro obchodní smlouvy, 5 let pro účetní data, 50 let pro určité akty o stavu osob).

Právní rizika nekompatibilního řešení

Používání řešení elektronického podpisu, které nerespektuje eIDAS, vystavuje podnik neplatnosti podepsaných aktů, obtížím důkazní povahy v případě sporu a pokud jde o zpracování dat, pokutám GDPR, které mohou dosáhnout 4 % celosvětového ročního obratu (čl. 83 odst. 5 GDPR).

Ilustrativní scénáře použití: HelloSign vs Certyneo

Scénář 1: advokátní kancelář se 20 zaměstnanci

Tyto scénáře jsou ilustrativní: popisují typové situace a nevypovídají o žádném měřeném výsledku u konkrétního klienta. Advokátní kancelář specializovaná na právo obchodních společností pravidelně zpracovává převody obchodních podílů, společenské smlouvy a transakční protokoly. Tyto dokumenty vyžadují minimálně zaručený elektronický podpis (AES), aby byly vymahatelné vůči třetím stranám, a u nejcitlivějších úkonů často i kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Pokud nástroj pro podepisování nenabízí nativní QES, každý dokument vyžadující tuto úroveň nutí přejít k externímu poskytovateli: řetězec sledovatelnosti se přeruší a proces se prodlouží. S platformou, která pokrývá všechny tři úrovně, lze odeslání, upomínky i archivaci provádět v jednom rozhraní. Rozsah přínosu závisí na objemu a praxi kanceláře: změřte dobu zpracování před a po pilotním nasazení.

Scénář 2: průmyslový podnik spravující 300 dodavatelských smluv za rok

Podnik v sektozu výroby s oddělením nákupu pěti osob musí nechat podepsat rámcové smlouvy, objednávky a dohody o důvěrnosti dodavatelům rozptýleným v 12 evropských zemích. Rozmanitost kontaktů – včetně těch, kteří si nejsou jisti digitální technologií – vyžaduje jednoduchou zkušenost podepisujícího, dostupnou v několika jazycích, bez vytváření účtu.

HelloSign dobře zvládá dimenzi „objem“, ale v tomto scénáři vykazuje nedostatky v lokalizaci do francouzštiny a v konfigurovatelných automatických upomínkách. S platformou, která umožňuje nastavit odlišné workflow podle kategorie smlouvy, s odpovídajícími úrovněmi podpisu (SES pro interní NDA, AES pro rámcové smlouvy) a automatickými upomínkami, může nákupní tým omezit počet ručních upomínek. Dobu návratu podepsaných smluv je třeba měřit na vlastním vzorku: porovnejte ji před a po pilotním nasazení.

Scénář 3: zdravotnická skupina s přibližně 1200 lůžky

Veřejné zdravotnické zařízení musí demateriálizovat podpis několika typů dokumentů: smlouvy o angažování praktiků, klinické výzkumné protokoly, dohody s partnerskými institucemi. Regulační rámec zdravotnického sektoru ukládá posílené trasování a hosting údajů o zdravotnictví v souladu s požadavky HDS (Poskytovatel služeb pro uchovávání zdravotnických údajů, certifikace ASIP Santé).

HelloSign, hostovaný na americké infrastruktuře, je od počátku mimo rámec certifikace HDS. Pro zdravotnické zařízení je tedy výběr poskytovatele, jehož hosting splňuje požadavky HDS, nezbytným předpokladem, který je třeba ověřit u poskytovatele před jakýmkoli nasazením. Očekávané přínosy pro procesy náboru a angažování lékařů (méně opakovaného zadávání údajů, méně korespondence) je třeba vyčíslit na skutečném objemu daného zařízení, před a po pilotním nasazení.

Závěr

Porovnání HelloSign vs Certyneo odhaluje dvě protichůdné filosofie: HelloSign je generalistické americké řešení, účinné pro jednoduchá použití v anglofónních prostředích, ale strukturálně omezené v tvář regulačním požadavkům evropské v roce 2026. Certyneo, navržený nativně pro evropský trh, splňuje tři úrovně eIDAS, zaručuje host v souladu s GDPR v Evropské unii a integruje pokročilé obchodní funkce – generátor obsahu AI, kvalifikované časové razítko, českou podporu – které chybějí jeho americkému konkurentovi.

Pro podniky podléhající francouzskému a evropskému právu je volba jasná: regulační soulad se neimprovisuje a každý dokument podepsaný nevhodným řešením je skrytým právním rizikem. Pokud chcete vyhodnotit Certyneo pro vaši organizaci, požádejte o demo nebo vytvořte svůj účet na certyneo.com – migrace z jiného řešení je doprovázena a zahrnuta.