Elektronický podpis objednávky

Objednávkový list je dokument, který mění nabídku v závazek. Dokud není podepsán, jde pouze o cenovou nabídku; jakmile je podepsán, vzniká smlouva a začínají běžet platební lhůty. Elektronický podpis nemění jeho právní hodnotu — Code civil přiznává elektronickému písemnému dokumentu stejnou důkazní sílu jako papírovému — ale zásadně mění dobu potřebnou k jeho získání, která se z několika dní zkracuje na pár minut.

Co musí objednávkový list obsahovat

Podepsaný objednávkový list má smysl pouze tehdy, je-li úplný. Nezbytných je šest prvků:

• identifikace stran: obchodní název, právní forma, adresa, identifikační číslo.
• Přesné označení zboží nebo služeb, co do množství i kvality.
• Cena bez daně i s daní, spolu s případnými podmínkami úpravy ceny.
• Lhůty dodání nebo plnění.
• Platební podmínky: splatnost, záloha, způsob platby.
• Odkaz na obchodní podmínky s uvedením, že byly odsouhlaseny.

Právě tento poslední bod bývá předmětem sporů. Nestačí pouze předložit obchodní podmínky: je třeba prokázat, že se s nimi klient seznámil a odsouhlasil je před tím, než se zavázal. Elektronický objednávkový list tuto otázku řeší tím, že spojuje dokument, přiložené podmínky a úkon podpisu do jednoho celku opatřeného časovým razítkem — mechanismus podrobně popsaný v našem článku o přijetí obchodních podmínek.

Podpis spouští platební lhůty

Toto je nejkonkrétnější a zároveň nejčastěji podceňovaný účinek v rámci obchodní organizace.

Mezi podnikateli je sjednaná platební lhůta omezena zákonem a úroky z prodlení jsou splatné ze zákona, bez upomínky, hned následující den po splatnosti. K tomu se přidává paušální náhrada nákladů na vymáhání, splatná za každou opožděnou fakturu.

Tyto částky se počítají od okamžiku splatnosti, která se odvozuje od data závazku. Každý den ušetřený na podpisu je tedy dnem ušetřeným na inkasu — a také na promlčení, jehož počátek popisujeme v našem článku o promlčení obchodních pohledávek.

Jak konkrétně postupovat

Připravit dokument. Vycházejte spíše ze šablony než z dokumentu vytvářeného pokaždé znovu: chybějící náležitosti jsou nejčastější příčinou nepoužitelného objednávkového listu. Šablona pro přijetí cenové nabídky pokrývá běžný případ a generátor cenových nabídek vytváří dokument, který je již strukturovaný.

Zvolit úroveň podpisu. Pro běžný opakující se obchodní objednávkový list postačí prostý elektronický podpis: je právně platný a přípustný. Vyšší úrovně nepřidávají platnost, ale zajišťují lepší důkazní postavení v případě sporu — volba, kterou je vhodné vyhradit pro závazky s vysokou mírou rizika, kam patří kvalifikovaný elektronický podpis.

Odeslat a sledovat. Dokument se odešle e-mailem, klient jej podepíše z telefonu nebo prohlížeče, aniž by si musel zakládat účet. Automatické upomínky nahrazují ruční sledování, které je z hlediska času nejnákladnější částí papírového procesu.

Uchovat důkaz. Ochranu neposkytuje samotný podpis, ale spis vytvořený kolem něj: identita podepisujícího, časové razítko, protokol událostí, prokazatelná integrita dokumentu. Podrobný postup krok za krokem najdete na naší stránce jak podepsat.

Kolik na tom vyděláte, v číslech

Papírový proces objednávkového listu — tisk, odeslání, upomínka, přijetí, založení do archivu — představuje v průměru čtyřicet pět minut lidského času, rozdělených mezi obchodníka a administrativu. Při běžných nákladech na hodinu práce se skutečná cena papírového objednávkového listu pohybuje kolem dvaceti pěti eur, tedy hluboko nad přímými náklady.

Podrobný rozpis tohoto výpočtu položku po položce najdete v našem srovnání nákladů elektronického podpisu oproti papíru. Pro odhad na vašich vlastních objemech slouží kalkulačka návratnosti investice, která na vstupu počítá s počtem vašich dokumentů a vaší hodinovou sazbou.

Scénáře použití

Opakovaný prodej na dálku. Jedna šablona, prostý elektronický podpis, automatické upomínky. Jde o případ, kdy je rozdíl v rychlosti oproti papíru nejvýraznější a kdy se přínos projevuje jak v míře konverze, tak v nákladech.

Objednávka se zálohou. Nechte podepsat objednávkový list i splátkový kalendář v rámci téhož odeslání. Oddělení obou dokumentů vytváří období, během něhož závazek existuje, aniž by byla platba upravena.

Klíčový zákazník. Více podepisujících osob, často z různých oddělení. Pořadí podpisu a upomínky pro jednotlivé podepisující zabrání tomu, aby se proces zastavil na nepřítomné osobě. Automatizaci z podnikového nástroje umožňuje API elektronického podpisu.

Časté dotazy

Má elektronicky podepsaný objednávkový list stejnou právní hodnotu? Ano. Elektronický dokument má stejnou důkazní sílu jako papírový, pokud lze identifikovat podepisující osobu a je zaručena integrita dokumentu.

Je nutný kvalifikovaný elektronický podpis? Ne pro běžný obchodní objednávkový list. Prostý elektronický podpis je platný a přípustný; vyšší úrovně jsou odůvodněné mírou rizika a možností sporu, nikoli zásadou.

Musí si klient založit účet, aby mohl podepsat? Ne. Obdrží odkaz, otevře dokument a podepíše jej ze svého prohlížeče nebo telefonu.

Co se stane, pokud klient zpochybní svůj podpis? Odpovědět umožňuje důkazní spis vytvořený v okamžiku podpisu — identifikace, časové razítko, protokol událostí. Jeho síla závisí na zvolené úrovni podpisu.

Má objednávkový list hodnotu smlouvy? Podepsaný oběma stranami tvoří smlouvu a stanovuje vzájemné povinnosti. Je to také on, díky němuž jsou obchodní podmínky vymahatelné vůči druhé straně, pokud je prokázáno jejich odsouhlasení.

Lze nechat podepsat objednávkový list přímo ze svého podnikového softwaru? Ano, prostřednictvím integrace nebo API, což eliminuje opětovné zadávání údajů a umožňuje odeslat dokument přímo z nástroje, kde je objednávka vytvořena.

Pro další informace

Tři způsoby, jak začít, seřazené podle rostoucí míry zapojení:

1. Vyjít z šablony připravené k podpisu a odeslat ji tak, jak je, aby se proces vyzkoušel na skutečné objednávce.
2. Vytvořit dokument na míru pomocí generátoru smluv, pokud váš objednávkový list obsahuje specifická ustanovení.
3. Automatizovat proces přímo z vašeho podnikového softwaru prostřednictvím API, pokud objem odůvodňuje odstranění opětovného zadávání údajů.

Ceník je podrobně rozepsán podle objemu odeslaných dokumentů a první měsíční odeslání jsou zdarma, což umožňuje ověřit si přínos v podobě zkrácení lhůt na vlastních objednávkách ještě před jakýmkoli závazkem.