Конвертиране на Excel в PDF онлайн, безплатно и без качване

Конвертиране на Excel в PDF онлайн стъпка по стъпка

Конвертирането на файл Excel в PDF служи, за да изпратите таблица, която никой не може да промени по грешка и която всеки може да отвори, със или без програма за електронни таблици. С Certyneo Reader работната книга се чете и оформя в браузъра ви, на вашето устройство: тя никога не се изпраща към сървър. Ето целия процес — от работната книга до PDF файл, готов за изпращане.

1. Отворете работната книга в Excel и я запазете. Тази стъпка е по-важна, отколкото изглежда: конвертирането отпечатва стойностите, които Excel е записал за всяка формула, и не ги преизчислява.
2. Проверете какво трябва да се вижда: скрийте работните листове, редове или колони и задайте област за печат, ако искате да изпратите само част от даден лист.
3. Пуснете файла .xlsx или .xlsm в четеца в горната част на тази страница, с плъзгане и пускане или от папките си, до 150 MB.
4. PDF файлът се отваря в четеца. Прегледайте го: всеки лист започва с името си, горният колонтитул напомня листа, а долният показва номерацията на страниците.
5. Запазете PDF файла или първо го доработете: премахнете ненужна страница, добавете воден знак, защитете файла с парола.

Ако резултатът не ви харесва, поправете работната книга в Excel, запазете я и я конвертирайте отново: операцията отнема само няколко мига и няма ограничение за броя на конвертиранията.

Защо да превърнете таблица Excel в PDF

Работната книга Excel е работен инструмент: формулите, разделите и колоните с междинни изчисления често засягат само вас. PDF файлът е нейната версия за публикуване.

• Фиксиране на числата: бюджет, остойностена оферта или отчет за разходи, изпратени като PDF, вече не могат да бъдат променени от неуместно въвеждане.
• Показване само на резултата: скритите листове и колони не се отпечатват, междинните ви изчисления остават при вас.
• Четене навсякъде: получателят не се нуждае нито от Excel, нито от програма за таблици — телефон е достатъчен, за да отвори файла.
• Прилагане на таблица към досие: много портали, обществени поръчки и досиета за финансиране приемат само PDF.
• Архивиране на състояние към дадена дата: инвентаризация, месечно табло или присъствен списък такива, каквито са били в момента на изпращането.

За обратния път, тоест за да извлечете в програма за таблици числата от извлечение или фактура, получени като PDF, нашето ръководство обяснява как да конвертирате PDF в Excel с използваеми суми.

Какво запазва конвертирането на Excel в PDF

Инструментът не прави екранна снимка на листа: той чете всяка клетка, съдържанието и форматирането ѝ и после съставя четими страници. Ето какво ще намерите в PDF файла и какво не присъства в него.

Текстът в PDF файла е истински текст: може да се търси, маркира и копира. Така получателят може да намери име или сума в дълга таблица с търсенето на своя четец на PDF.

Как голяма таблица Excel се разделя на страници

Основната трудност при конвертирането на таблица Excel в PDF е ширината. На екрана листът няма край; на страница A4 — има. Инструментът прилага правила, замислени така, че всяко число да остане четимо.

• Формат A4, в портретна ориентация за тясна таблица и автоматично в пейзажна, щом таблицата е широка.
• Размерът на текста се адаптира към ширината на таблицата, за да се поберат колоните, без да се жертва четимостта.
• При повече от 25 колони листът се разделя на последователни блокове от колони, отпечатани един след друг, вместо да се смали до нечетим размер.
• Заглавният ред се повтаря в горната част на всяка страница: това е първият ред, ако е удебелен, или редът с надписи над числата.
• Редът на таблицата никога не се разделя между две страници: ред с няколко реда текст минава цял на следващата страница.
• Всеки лист започва с името си; горният колонтитул напомня листа, а долният дава номерацията във вида страница / страници.

Какво да направите, ако таблицата ви има повече от 25 колони

Разделянето на блокове запазва всичко, но принуждава читателя да минава от страница на страница, за да проследи един ред. Ако искате да избегнете това, намалете броя на изпращаните колони: скрийте колоните с междинни изчисления или задайте област за печат, ограничена до полезните колони. За много голяма таблица, предназначена за по-нататъшна обработка, помислете и дали да не изпратите самата работна книга заедно с PDF файла.

За да бъде заглавният ред разпознат и повторен правилно, направете надписите на колоните удебелени на първия ред. Това е прост навик, който прави PDF файла много по-лесен за четене още от втората страница.

Дати, числа и формули: какво да знаете, преди да конвертирате xlsx в PDF

Формулите не се преизчисляват

Файлът Excel пази за всяка формула последната стойност, изчислена в момента на запазването. Конвертирането отпечатва тази стойност, точно както би направил печатът. Ако сте променили данни, без да запазите след това, PDF файлът показва предишния резултат — този от последното запазване. Решението винаги е едно и също: отворете работната книга в Excel, оставете изчислението да се извърши, запазете и конвертирайте.

Форматите следват езика на четеца

Датите, процентите, десетичните знаци и разделителите на хилядите се изписват на езика на интерфейса на четеца, както би направил Excel, инсталиран на този език: на френски например десетична запетая и интервал между хилядите, ред ден, месец, година и VRAI вместо TRUE за логическа стойност. Ако конвертирате таблица, предназначена за англоезичен читател, превключете четеца на английски преди конвертирането.

А файл CSV?

Файлът .csv няма нито форматиране, нито листове: това е текст, разделен със запетаи или точки и запетаи. Той се конвертира като текст с фиксирана ширина, чиито колони остават подравнени. За вид на истинска таблица, с повтарящ се заглавен ред и формати на числата, го отворете в Excel и го запазете като .xlsx преди конвертирането.

Ограничения на конвертирането на Excel в PDF и как да ги заобиколите

Инструментът отпечатва клетки. Всичко, което не е клетка или зависи от изчисление за показване, специфично за Excel, не се пренася. По-добре да го знаете, преди да изпратите документа.

• Диаграми и изображения, поставени върху листа: липсват в PDF файла. В Excel запазете диаграмата като изображение и после добавете това изображение към PDF файла след конвертирането, както е обяснено по-долу.
• Условно форматиране: цветовете, изчислени според стойността, например отрицателна сума в червено, не се показват. Ако информацията е важна, добавете изрична колона или фиксиран цвят на шрифта.
• Тънки граници: не се пренасят. Плътното запълване на всеки втори ред е добра алтернатива, която води окото.
• Коментари и бележки към клетки: не се пренасят. Препишете полезните бележки в отделна колона.
• Стар формат .xls: отказва се. Отворете го в Excel или друга програма за таблици и го запазете като .xlsx.

За да върнете диаграма, конвертирайте работната книга и после използвайте инструмента за вмъкване на страница в PDF: той приема директно изображение PNG или JPG, поставено преди първата страница, след избрана от вас страница или в края. Ако предпочитате да подготвите изображението отделно, можете също да превърнете изображение JPG или PNG в PDF и после да го съедините с останалото.

Ако документът трябва да възпроизвежда точно показването в Excel, включително диаграмите и условното форматиране, експортирайте го от самия Excel чрез „Файл“ > „Запиши като“ и тип PDF.

Кой метод да изберете, за да конвертирате файл Excel в PDF

Няколко пътя водят до същия резултат. Те се различават по това къде се обработва работната книга, какво се пренася и каква програма е нужна.

Най-осезаемата разлика е в оформлението. От Excel широката таблица често се оказва разрязана на няколко страници, ако не сте настроили ориентацията и заглавията за печат. Тук пейзажната ориентация и повтарянето на заглавния ред са автоматични.

Втората е поверителността: списък със заплати, баланс или файл с клиенти, конвертиран в браузъра ви, не минава през никакъв сървър, което премахва риска от изтичане при външен доставчик.

След конвертирането: олекотяване, маркиране, защита, подписване

PDF файлът се отваря в безплатния онлайн четец на PDF, където инструментите се прилагат последователно върху същия документ. Ето една типична последователност за финансова таблица.

1. Премахнете страниците, които не бива да се изпращат, например лист с допускания: изтрийте ненужните страници от PDF файла, като въведете номерата им.
2. Маркирайте документа: добавете воден знак „ПОВЕРИТЕЛНО“ на всяка страница за вътрешна таблица или прогнозен бюджет.
3. Приложете го към по-голямо досие: обединете няколко PDF файла в един, например таблицата с числата, доклада и приложенията.
4. Защитете го: заключете PDF файла с парола, преди да го изпратите по имейл.
5. Одобрете го: за оферта или одобрен отчет изпратете PDF файла за електронно подписване.

Докато не сте запазили, всяка стъпка може да се отмени с бутона „Отмяна на последната редакция“.

Допълнителни въпроси за конвертирането на Excel в PDF

Как да конвертирам само един лист от работна книга в PDF?

Скрийте другите листове в Excel, запазете и конвертирайте: скритите листове се изключват. Можете също да конвертирате цялата работна книга и после да премахнете страниците на ненужните листове.

Може ли файл Excel да се конвертира в PDF от телефон?

Да. Инструментът работи в съвременните браузъри на Android, iPhone и iPad. Изберете файла .xlsx от файловете си или от запазен прикачен файл и запазете създадения PDF. За да поправите формула обаче, трябва да минете отново през програма за таблици.

Минава ли голяма работна книга с няколко хиляди реда?

Да. Големите листове се обработват ефективно, в рамките на ограничението от 150 MB на файл. PDF файлът просто ще има толкова страници, колкото са нужни, със заглавния ред, повторен на всяка от тях.

Как да приложа таблица Excel към доклад в Word в един и същ PDF?

Започнете с конвертиране на документа Word в PDF, после вмъкнете работната книга на желаното място с инструмента за вмъкване на страници, който приема и файл .xlsx. Получавате един PDF, готов за номериране и изпращане.