Анотиране на PDF онлайн: маркиране, коментари, рисуване

Анотиране на PDF онлайн безплатно: краткият отговор

За да анотирате PDF онлайн без да инсталирате нищо, отворете файла в читателя по-горе, изберете инструмента Анотирай, след това маркирайте текст или начертайте директно на страницата. Когато анотациите ви са на място, щракнете върху Приложи, прочетете отново документа, след което запазете анотирания PDF. Операцията е безплатна, не изисква акаунт и се провежда изцяло във вашия браузър: файлът не се изпраща на никой сървър.

Това ръководство подробно описва какво точно означава анотиране на PDF, осемте налични инструмента и правилното използване на всеки, проблемните случаи (сканиран документ, защитен файл, четене на таблет) и какво да правите с документа след анотиране. Ако ищете конкретен жест, специализираните ръководства дават повече: маркирайте PDF онлайн, добавете коментар на PDF, преглеждайте и коригирайте PDF с повече хора или анотирайте PDF на iPad или таблет.

Анотиране на PDF: за какво точно говорим?

PDF документ е проектиран да бъде неизменен: неговото оформление е същото на всички екрани и принтери. Анотирането на този документ не означава преписване на него, а поставяне на слой с визуални бележки върху него: маркиране, линия, бележка, печат. Оригиналният текст остава неповреден отдолу.

PDF стандартът (ISO 32000) предвижда за това специални обекти, наречени анотации. Всяка има тип (маркиране, подчертаване, зачеркнат текст, рисунък, квадрат, текстова зона, бележка, печат), позиция на страницата, цвят и, ако е необходимо, текстово съдържание. Това е стандартният формат, който Certyneo Reader записва във вашия файл.

Практическо следствие: вашите анотации не са изображение, залепено на страницата. Adobe Acrobat, Preview на Mac, четеците, вградени в браузърите, и повечето PDF приложения ги признават като истински анотации. Вашият получател може да ги покаже, изброи, отговори на тях в собственото си приложение или да ги изтрие един по един.

Инструментите за анотиране и кога да използвате всеки

Инструментът Анотиране групира осем жеста. Първите три действат върху избор от текст; следващите пет се поставят свободно на страницата. Всички предлагат пет цвята: жълт, зелен, син, червен и черен.

Маркиране, подчертаване, зачеркване

Изберете пасаж както бихте го направили на уеб страница: маркирането, подчертаването или зачеркнатият текст следват точно избраните редове, дори на няколко редове. Маркирането служи за откритие на съществото, подчертаването за сигнализиране на точка за проверка, зачеркнатият текст за предложение на изтриване. Тези три инструмента се нуждаят от избираем текст: нашото ръководство за маркиране на текст в PDF обяснява какво да направите, когато селекцията не работи.

Рисуване на ръка

Рисунката прави свободна линия с мишка, пръст или писалка: обкръжаване на цифра, свързване на два параграфа, добавяне на стрелка или скоба. Това е най-изразителният инструмент, но и най-малко точният: резервирайте го за визуални указания и запазете писаните забележки за инструментите за текст.

Обграждане на зона

Рамката рисува правоъгълник около таблица, подпис, логотип или всеки елемент, който не е избираем текст. Привлича окото без да скрива нищо.

Текстова зона и закрепена бележка

Текстовата зона записва вашата забележка директно на страницата, видима за всички и отпечатана с нея. Закрепената бележка поставя малка икона: нейното съдържание се показва, когато читателят щракне на нея или отвори панела за бележки на своето приложение. Първата е подходяща за кратки инструкции, които трябва да скочат в очите, втората за по-дълги обяснения, които не трябва да затрупват страницата. За да изберете между двете и напишете полезни забележки, прочетете нашето ръководство за коментиране на PDF.

Печат изображение

Печатът поставя PNG или JPG изображение на страницата: логотип, корпоративен печат, надпис "Прегледано" или "Платено", подготвен предварително. Сканирано подписът, наложен по този начин, остава просто изображение, без доказателствена стойност: за обвързване на някого е необходим електронен подпис.

Анотиране на PDF без Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader, в неговата безплатна версия, позволява маркиране и коментиране, но трябва да се инсталира, а по-напредналите функции са запазени за абонамента. Съществуват няколко алтернативи, всяка със своите ограничения.

• PDF четците, вградени в модерни браузъри (Microsoft Edge, Firefox), предлагат няколко инструмента за маркиране, рисуване или текст, чийто списък варира от браузър до браузър и от версия до версия.
• Preview на Mac и инструментът за анотиране на приложението Файлове на iPhone и iPad са пълни, но специфични за екосистемата Apple.
• Много онлайн сайтове за анотиране начело с качване на вашия файл на своите сървъри, понякога с ограничение на страниците или файловете в ден, и искат акаунт за запазване на резултата.
• Certyneo Reader работи в всеки модерен браузър, както на компютър, така и на мобилно устройство, без акаунт или ограничения, и обработва файла локално.

Независимо от избрания инструмент, проверете един момент преди да се ангажирате: анотациите трябва да бъдат написани в стандартния PDF формат. Някои инструменти сплесват всичко в изображение при запазване; получателят не може след това нито да избере текста, нито да премахне бележка.

Анотиране на сканиран PDF: OCR етап

Сканирана или снимана документ е за PDF четеца просто изображение: не съдържа текст. Можете да рисувате върху него, да добавите рамка, текстово поле, коментар или печат, но е невъзможно да изберете фраза, за да я подчертаете или зачеркнете.

Решението е да направите сканирането търсимо чрез OCR преди да го анотирате. Разпознаването на символи добавя под изображението невидим текстов слой, подравнен към думите. След като този етап е завършен, избирането работи и инструментите за подчертаване следват редовете на документа. Търсенето на дума в PDF-а също става възможно.

Съвет: ако PDF изглежда да съдържа текст, но избирането скача от един блок на другия, често е документ, оформен в колони. Изберете колона по колона, започвайки от началото на изречението.

Анотиране, редактиране, зачеркване: три различни действия

Тези три операции често се бъркат, въпреки че нямат нито същия ефект, нито същите рискове.

• Анотирането добавя бележки върху съдържанието, без да го променя. Оригиналният текст остава четим и копируем, и всяка анотация може да бъде премахната.
• Редактирането променя самото съдържание: поправяне на дата, грешка или сума директно в реда. Това е ролята на инструмента за редактиране на текст в PDF, който преписва реда със шрифт със същите размери.
• Зачеркването окончателно премахва информацията: маскираният текст се премахва от файла, не просто се покрива. За номер на социално осигуряване, IBAN или име, което трябва да се анонимизира, използвайте инструмента за зачеркване на PDF.

Класическата капан е да нарисувате черен правоъгълник върху чувствителни данни, мислейки, че сте го изтрили. Рамка или рисунка остава анотация: текстът под нея все още съществува и всеки може да го копира или да премахне анотацията. За да скриете информацията, зачеркнете я; за да я отбележите, анотирайте я.

Преглед на документ в екип

Анотирането е общ език за преглед: доклад, меморандум, макет или договор циркулира в PDF, всеки добавя своите бележки, и авторът ги преработва в първоначалния документ. За да работи този процес, установете конвенции преди да започнете: един цвят за всеки преглеждач, зачеркнат текст за изтривания, подчертан текст за точки за проверка, текстово поле за предложени замени.

Когато няколко преглеждачи работят всеки на своя копие, становища трудно да се знае какво се е променило от една версия на другата. Инструментът за сравняване на две версии на PDF подчертава добавени и премахнати редове. Нашия пълен метод за преглед и коригиране на PDF в екип детайлизира конвенциите, процеса на преглед и специалния случай на договор преди подпис.

Анотиране на PDF на iPad, таблет или телефон

Инструментът работи в браузъра на вашия таблет или телефон, без да е необходимо да инсталирате приложение. На сензорен екран рисунката следва пръста или писалката, и избирането на текст се извършва с дълго натискане, както на всяка уеб страница.

На голям екран режимът пейзаж и увеличението правят избирането по-точно. Анотираният файл се запазва в папката за изтегляния на устройството. Нашия ръководство за анотиране на PDF на iPad или Android таблет дава пошаговате инструкции и полезни настройки за писане със стилус.

Конфиденциалност: защо анотирането се извършва на вашето устройство

Документите, които анотирате, редко са безобидни: договори, трудови листове, медицински досиета, копия от изпити, документи от правно дело. Доверяването им на онлайн услуга, която ги съхранява, дори временно, поставя истински въпрос за конфиденциалност и понякога за съответствие с RGPD.

Certyneo Reader чете и променя PDF файлове директно в браузъра ви. Файлът никога не се качва: Certyneo го не получава, не го запазва и не може да го прегледа. Затварянето на раздела изтрива документа от паметта. Това е также това, което позволява анотиране на големи файлове, до 150 MB, без време за изпращане.

PDF файл, защитен с парола, се отваря чрез въвеждане на парола, проверена само на вашето устройство. Ако анотираният документ трябва да се изпрати шифрован, използвайте инструмента, за да защитите PDF файл с парола преди да го изпратите.

Приложи, коригирай, запази: стъпка по стъпка

Докато не кликнете на Приложи, вашите анотации остават в очакване: те се показват на страницата, но още не са записани във файла. Броячът на лентата с инструменти показва техния брой.

1. За да премахнете анотация в очакване, изберете инструмента Премахни и след това кликнете върху нея. Бутонът Откажи всичко изтрива наведнъж всички анотации в очакване.
2. Кликнете на Приложи: всички анотации се записват в един ход в PDF файла и страницата се презарежда.
3. Ако резултатът не е задоволителен, командата Отмени последното изменение се връща към предишното състояние, докато файлът не е запазен.
4. Кликнете на Запази, за да изтеглите анотирания PDF файл. Докато това не се направи, читателят ви предупреждава преди да напуснете страницата.

Вашите анотации се добавят към тези, които документът вече съдържаше, без да ги изтривате. Ако желаете да премахнете вече запазена анотация, отворете файла в четец, който списък коментарите, като Adobe Acrobat Reader или Преглед: всяка стандартна анотация може да бъде избрана и премахната там.

След анотирането: споделяне, сравняване, подписване

Анотиран PDF файл рядко е самоцел. В зависимост от случая следващата стъпка е да го изпратите на неговия автор за интегриране на забележките, да го компресирате, за да го изпратите по електронна поща, или да го преглеждате още веднъж в онлайн PDF четец преди разпространението.

Когато документът е договор, оферта или заявка за покупка, последната стъпка често е подписване. След като забележките са интегрирани и финалната версия е определена, можете да подпишете PDF онлайн с електронен подпис: вашите подписващи подписват от телефона си и подписаният документ е запечатан, което предотвратява всяка последваща промяна без това да се вижда.

Добри практики за четими анотации

• Една идея на анотация: коментар, който смесва три забележки, рядко се обработва напълно.
• Цветен код, обявен от самото начало, например жълто за ключова информация, червено за грешка, зелено за валидиране.
• Забележки, които предлагат решение, а не просто констатация: "замени 30 дни със 45 дни" вместо "срок за преглед".
• Маркиране с пестеливост: цял параграф, маркиран напълно, вече не сигнализира нищо.
• Ясно име на файла при запазване, с дата и ваши инициали, за да знае всеки коя версия има в ръцете си.
• Последен преглед на анотирания PDF преди да го изпратите, по-специално за проверка, че никоя вътрешна забележка не е предназначена да остане в копието на клиента.