Ký hợp đồng trực tuyến: hướng dẫn sử dụng

Tại sao phải ký hợp đồng trực tuyến

Tại sao phải ký hợp đồng trực tuyến

Ký hợp đồng trực tuyến giúp rút ngắn chu kỳ ký từ 3-5 ngày xuống còn vài giờ. Không cần in, quét, gửi hoặc khởi động lại. Mọi thứ diễn ra trong trình duyệt với khả năng truy xuất nguồn gốc vượt trội trên giấy.

Bước 1: chuẩn bị tài liệu

Bắt đầu với một bản PDF sạch (lý tưởng nhất là < 10 MB để có hiệu suất). Nếu hợp đồng của bạn ở dạng Word, nền tảng sẽ tự động chuyển đổi nó thành PDF.

• Kiểm tra trước khi gửi:
• không có lỗi hoặc lỗi chính tả (không thể sửa sau khi đã ký)
• số tiền và ngày chính xác

phụ lục bắt buộc đính kèm (DPE cho hợp đồng thuê, RIB cho ủy quyền SEPA)

Bước 2: thêm người ký

• Đối với mỗi người nhận:
• họ tên
• địa chỉ email
• điện thoại di động (đối với OTP SMS nếu AES)

vai trò (người ký, CC, sao chép)Xác định thứ tự⬥⬥⬥: song song (tất cả các ký cùng lúc) hoặc tuần tự (mỗi người ký sau người trước đó).

Bước 3: đặt các trường chữ ký

Kéo và thả các trường trên PDF:

• trường "chữ ký" trên trang liên quan
• tùy chọn: trường "ngày", "văn bản", "tên viết tắt" trên mỗi trang
• liên kết từng trường với một người ký

Bước 4: gửi và theo dõi

Định cấu hình các tùy chọn:

• cấp độ chữ ký (SES hoặc AES)
• lời nhắc tự động (D+3, D+7)
• ngày hết hạn (thường là 15-30 ngày)

Một email được gửi đến mỗi người ký bằng một liên kết duy nhất. Từ trang tổng quan, bạn sẽ thấy trong thời gian thực: đã gửi → đã mở → đã ký.

Bước 5: lưu trữ và sử dụng lại

Sau khi tất cả những người ký đã ký, bản PDF cuối cùng sẽ tự động được tạo với:

• chân trang kiểm tra được đóng dấu thời gian
• dấu vân tay mật mã
• chữ ký ở định dạng PAdES

Tài liệu được lưu trữ trong 10 năm do lỗi. Bạn có thể xuất nó bất cứ lúc nào hoặc chia sẻ nó với bên thứ ba.

Các phương pháp hay nhất

• Sử dụngmẫucho các hợp đồng định kỳ (tăng 80% khi chuẩn bị)
• Ưu tiênAEScho các hợp đồng đặt cược cao (> €5.000)
• Gửi hợp đồngrõ ràng(không được đánh dấu là "bản nháp")
• Khởi chạy lại tự động thay vì thủ công
• Chàliên lạcvới người ký nếu họ chưa từng ký điện tử

Lỗi thường gặp

• Gửi mà không hiệu đính: mọi sửa đổi đều yêu cầu gửi mới
• Thêm sai người ký hoặc sai email
• Quên thêm phụ lục
• Sử dụng SES cho một hợp đồng quan trọng
• Không đặt thời hạn hết hạn (hợp đồng kéo dài vô thời hạn)

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo khiến việc gửi hợp đồng để ký trở nên đơn giản và dễ dàng nhanh chóng: kéo-thả tệp PDF, sắp xếp các trường trực quan, gửi bằng 2 lần nhấp chuột, bảng điều khiển thời gian thực. Mẫu có thể tái sử dụng, tích hợp CRM, lời nhắc tự động, lưu trữ 10 năm.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Gửi hợp đồng mất bao lâu?

2-5 phút đối với hợp đồng đơn giản, nhiều hơn đối với các mẫu phức tạp.

Người ký có cần tạo tài khoản không?

Không, anh ấy nhấp vào liên kết email, ký tên, thế là xong.

Điều gì xảy ra nếu người ký từ chối?

Hợp đồng được đánh dấu là "từ chối". Bạn có thể chỉnh sửa và gửi lại hoặc bỏ qua.

Chúng tôi có thể đăng nhập trên thiết bị di động không?

Có, tất cả các nền tảng hiện đại đều cho phép điều đó.

Hợp đồng đã ký có giống với bản PDF gửi không?

Cùng một nội dung, cộng thêm chân trang kiểm tra và dấu vân tay mật mã.

Kết luận

Việc ký hợp đồng trực tuyến được thực hiện qua 5 bước đơn giản. Sau khi cài đặt quy trình làm việc, chu trình bán hàng và quản trị của bạn sẽ không bao giờ giống như cũ nữa.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.