Cách gửi tài liệu để ký

Quy trình 5 bước

Gửi tài liệu để được ký điện tử chỉ mất chưa đầy 5 phút. Đây là quá trình từng bước.

1. Chuẩn bị tài liệu

• Xuất sang PDF (được khuyến nghị)
• Kiểm tra khả năng đọc trên thiết bị di động (80% người ký ký trên thiết bị di động)
• Hiệu đính để loại bỏ lỗi chính tả và lỗi
• Đính kèm các phụ lục bắt buộc nếu cần

2. Tạo một phong bì

Trên nền tảng chữ ký của bạn:

• tài liệu mới → tải lên bản PDF
• đặt tên cho phong bì (chủ đề của tài liệu + người ký)

3. Thêm người ký

Đối với mỗi người ký:

• tên đầy đủ
• email
• điện thoại (đối với OTP SMS nếu AES)
• vai trò (người ký, người phê duyệt, CC)

Xác định thứ tự: song song (tất cả cùng lúc) hoặc tuần tự.

4. Đặt các trường

Kéo vào tệp PDF:

• trường chữ ký (bắt buộc)
• các trường tùy chọn: ngày, tên, văn bản tự do, hộp kiểm, tên viết tắt trên mỗi trang

Liên kết từng trường với người ký chính xác (các màu khác nhau).

5. Định cấu hình và gửi

Tùy chọn để định cấu hình:

• cấp độ chữ ký: SES hoặc AES
• ngày hết hạn (thường là 15-30 ngày)
• lời nhắc tự động (D+3, D+7)
• tin nhắn được cá nhân hóa

Nhấp vào “Gửi”. Người ký nhận được email của họ ngay lập tức.

Theo dõi tài liệu

Từ bảng điều khiển của bạn, theo dõi trong thời gian thực:

• đã gửi → đã mở → đã ký
• thông báo (email, Slack, Teams)
• có thể khởi động lại thủ công

Các phương pháp hay nhất

• Luôn kiểm tra với đồng nghiệp trước khi gửi một lần gửi quan trọng
• Cung cấp kênh liên hệ cho người mới ký
• Lưu trữ tài liệu đã ký một cách có hệ thống
• Tránh gửi vào tối thứ sáu hoặc cuối tuần

Lỗi thường gặp

• Sai email (kiểu chữ hoặc địa chỉ cũ)
• Quên thêm người ký
• Không đặt chữ ký trường
• Tệp quá lớn (> 10 MB → chậm trên thiết bị di động)
• Gửi mà không cần hiệu đính

Trường hợp cụ thể: nhân viên bán hàng

Một nhân viên bán hàng gửi 20 báo giá mỗi tuần. Quy trình:

1. Tạo từ HubSpot (quote + CGV)
2. Tự động gửi trong SES thông qua tích hợp
3. Nhắc nhở D+2 và D+5
4. Thông báo chậm trong thời gian thực
5. CRM được cập nhật theo chữ ký

Thời gian của con người: 0 phút cho mỗi lô hàng.

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo giúp việc gửi tài liệu để ký nhanh chóng và đáng tin cậy: giao diện kéo thả trực quan, mẫu tài liệu định kỳ, tích hợp CRM, giám sát thời gian thực, nhắc nhở tự động. Tất cả chỉ trong chưa đầy 3 phút.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Vận chuyển mất bao lâu?

2-5 phút cho một tài liệu đơn giản.

Chúng ta có thể gửi cùng một tài liệu cho nhiều người ký không?

Có, tất cả đều nằm trong cùng một phong bì, theo thứ tự song song hoặc tuần tự.

Chúng ta có nên thông báo trước cho người ký không?

Không bắt buộc nhưng được khuyến nghị cho người mới bắt đầu ký.

Chúng tôi có thể hủy lô hàng không?

Có, trước khi ký. Sau đó thì không.

Người ký có thể chuyển nhượng cho người khác được không?

Tùy thuộc vào cấu hình. Theo mặc định, không.

Kết luận

Gửi tài liệu để ký là một cử chỉ đơn giản đã trở thành hàng ngày. Khi thói quen được thiết lập, chu kỳ hợp đồng của bạn sẽ được chuyển đổi.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.