Cách ký tài liệu PDF trực tuyến: hướng dẫn 2026

Bạn đã nhận được một hợp đồng ở dạng PDF và bạn cần ký mà không cần in, không cần scan, không cần gửi thư? Tin vui: việc ký điện tử vào một bản PDF giờ đây đơn giản như gửi email mà không mất phí trong phần lớn các trường hợp. Bạn vẫn phải chọn phương pháp phù hợp: một số tùy chọn phổ biến (ảnh quét, Adobe Fill & Sign) hầu như không có giá trị pháp lý. Trong hướng dẫn này, chúng tôi trình bày cho bạn các giải pháp thực sự tuân thủ eIDAS, những hạn chế của chúng và cách ký vào bản PDF đầu tiên của bạn trong vòng hai phút.

3 phương pháp ký PDF (và giới hạn của chúng)

Phương pháp 1: dán hình ảnh chữ ký đã quét. Đây là giải pháp phổ biến nhất nhưng kém an toàn nhất. Về mặt pháp lý, đây không phải là chữ ký điện tử theo nghĩa của điều 1367 Bộ luật Dân sự: không xác định được người ký, không đảm bảo tính trung thực. Trong trường hợp có tranh chấp, bằng chứng rất yếu.

Cách 2: Adobe Acrobat Reader (Điền & Ký). Thực tế cho chữ ký viết tay của chính bạn được ghi bằng chuột, nhưng một lần nữa: không có chứng chỉ kỹ thuật số, không có dấu thời gian, không có dấu vết kiểm tra. Giá trị pháp lý gần như giống hệt với hình ảnh được quét.

Phương pháp 3: nền tảng chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS (Certyneo, DocuSign, Yousign, v.v.). Đây là phương pháp duy nhất tạo ra tệp PDF có chữ ký mật mã, dấu thời gian được chứng nhận và dấu vết kiểm tra đầy đủ. Giá trị pháp lý được công nhận trên khắp Châu Âu.

Bước 1: chọn nền tảng của bạn

Hầu hết các nền tảng đều cung cấp gói miễn phí đủ cho một vài chữ ký mỗi tháng. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng Certyneo (gói miễn phí: 5 phong bì/tháng, nhà xuất bản Pháp, máy chủ được đặt tại Pháp, tuân thủ GDPR). Tạo tài khoản của bạn tại certyneo.com/signup — không cần thẻ tín dụng, xác minh email sau 30 giây.

Bước 2: tải tệp PDF của bạn lên

Từ trang tổng quan của bạn, nhấp vào Phong bì mới, sau đó kéo và thả tệp PDF của bạn (tối đa 25 MB). Tài liệu xuất hiện trong trình chỉnh sửa. Bạn có thể tải lên nhiều tệp PDF liên tiếp: chúng sẽ được tập hợp trong một phong bì duy nhất có chữ ký của người nhận ngay lập tức.

Bước 3: Đặt các ô chữ ký

Nhấn vào nút Chữ ký, sau đó kéo trường đến nơi người nhận cần ký. Lặp lại cho mỗi trang yêu cầu chữ cái đầu (ví dụ: hợp đồng 10 trang có thể có một chữ cái đầu trên mỗi trang + chữ ký cuối cùng). Bạn cũng có thể thêm các trường Ngày, Văn bản, Hộp kiểm cho thông tin viết tay bắt buộc (đã đọc và phê duyệt, phù hợp cho thỏa thuận, v.v.).

Bước 4: Thêm người ký

Nhập tên và email của người cần ký. Đối với hợp đồng có giá trị đặt cược cao (hợp đồng lao động, cho thuê, NDA quan trọng), hãy kích hoạt chế độ AES bằng OTP SMS: người ký sẽ nhận được một mã duy nhất trên điện thoại của họ trước khi có thể xác thực, điều này củng cố giá trị nhận dạng và bằng chứng. Đối với tài liệu có mức đặt cược thấp (chứng chỉ đơn giản), chế độ SES bằng cách nhấp vào email là đủ.

Bước 5: Gửi và theo dõi

Nhấn Gửi. Người nhận ngay lập tức nhận được email có liên kết cá nhân. Anh ta nhấp chuột, xem tài liệu ở chế độ toàn màn hình, đăng nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột (hoặc sau khi nhập OTP của mình). Bạn nhận được thông báo ngay khi chữ ký hoàn tất. Có thể tải xuống bản PDF đã ký cuối cùng từ bảng điều khiển của bạn, kèm theo chứng chỉ kiểm toán (PDF riêng) đánh dấu thời gian cho từng hành động: mở tài liệu, xác thực OTP, chữ ký, địa chỉ IP, tác nhân người dùng.

Nội dung của một tệp PDF được ký tuân thủ

Một tệp PDF được ký điện tử tuân thủ bao gồm một số thành phần: chứng chỉ kỹ thuật số được đính kèm với tài liệu (hiển thị qua Adobe Reader, tab Chữ ký), dấu vân tay mật mã SHA-256 thay đổi ở byte được sửa đổi nhỏ nhất, dấu thời gian được chứng nhận (tuân thủ TSA với RFC 3161) và tài liệu kiểm tra liệt kê từng bước. Trong trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp, những yếu tố này sẽ tạo thành bằng chứng của bạn — mạnh hơn nhiều so với hình ảnh được dán vào Word.

Nó có giá bao nhiêu?

Đối với một cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ ký ít hơn 5 hợp đồng mỗi tháng, gói miễn phí từ Certyneo (hoặc những người chơi khác trên thị trường) là quá đủ: 0 € mỗi tháng, bao gồm tất cả các tính năng pháp lý. Ngoài ra, các gói trả phí có giá khởi điểm khoảng €10/tháng để sử dụng nhiều (50 đến 200 phong bì). Xem trang /giá để biết chi tiết về các gói của Certyneo.

Bạn đã sẵn sàng ký bản PDF đầu tiên của mình chưa?

Tạo tài khoản miễn phí của bạn tại certyneo.com/signup và gửi phong bì đầu tiên của bạn sau chưa đầy 3 phút. Để đi xa hơn, hãy tham khảo hướng dẫn trụ cột của chúng tôi về chữ ký điện tử (/guide/signature-electronique) trong đó nêu chi tiết về các cấp độ SES, AES và QES hoặc bài viết của chúng tôi về giá trị pháp lý so sánh chữ ký điện tử và chữ ký viết tay.