Làm thế nào để giảm thời gian ký?

Tại sao việc ký kết lại mất nhiều thời gian như vậy

Tại sao việc ký kết lại mất nhiều thời gian như vậy

• Sự chậm trễ của chữ ký hiếm khi xảy ra do người ký không muốn. Thường xuyên hơn:
• ma sát kỹ thuật (tài liệu cần in/quét)
• quên (email bị chôn trong hộp thư đến)
• quy trình phức tạp (một số phần, thứ tự được xác định kém)

công cụ không tiện dụng cho lắm

Giảm những độ trễ này có nghĩa là tấn công từng điểm ma sát.

1. Chuyển sang 100% kỹ thuật số

Nếu người ký vẫn cần in hoặc scan, bạn phải trả chậm 2-5 ngày. Chữ ký điện tử end-to-end loại bỏ sự xung đột này.

2. Thiết lập lời nhắc tự động

Lên lịch nhắc nhở trên D+3 và một giây trên D+7 sẽ nhân đôi tỷ lệ chữ ký trong vòng 10 ngày. Các nền tảng hiện đại tích hợp nó một cách tự nhiên.

3. Thích thiết bị di động

80% người ký mở email trên thiết bị di động. Nền tảng ưu tiên thiết bị di động cho phép bạn ký trực tiếp mà không cần chuyển sang máy tính — tiết kiệm vài giờ.

4. Sử dụng mẫu

Mỗi phút dành cho việc chuẩn bị tài liệu là một phút làm trì hoãn việc gửi tài liệu. Mẫu cho 5-10 tài liệu định kỳ (hợp đồng tiêu chuẩn, báo giá, NDA) chia phần chuẩn bị cho 10.

5. Sắp xếp chữ ký một cách thông minhThứ tự song song ⬥⬥⬥: mọi người ký cùng lúc — lý tưởng khi thứ tự không quan trọng.Thứ tự tuần tự ⬥⬥⬥: hết người ký này đến người ký khác — cần thiết cho việc xác thực phân cấp. Chọn theo ngữ cảnh.6. Chuyển sang AES (không phải QES)

Nâng cao

Chữ ký (AES)Chữ ký (AES)thêm xác thực OTP mà không tạo ra xích mích lớn (thêm 2 phút). Nó củng cố bằng chứng mà không làm giảm trải nghiệm. Mặt khác,QESthường bổ sung thêm tính năng xác minh danh tính nặng nề - dành riêng cho những trường hợp yêu cầu điều đó.

7. Tích hợp với các công cụ của bạn

CRM tự động kích hoạt gửi chữ ký khi báo giá được chấp nhận giúp loại bỏ hàng giờ can thiệp của con người. Xemtự động hóa lời nhắc ⬥⬥⬥.8. Theo dõi số liệu

Đo lường:

thời gian trung bình giữa quá trình gửi và chữ ký

• tỷ lệ chữ ký trên D+1, D+3, D+7
• nguyên nhân thất bại (từ chối, hết hạn)
• Xác định các điểm ma sát cho phép sửa chúng.

Lỗi thường xuyên

Gửi quá nhiều tài liệu trong cùng một phong bì (làm quá tải người ký)

• Quên giải thích với người ký chưa từng ký điện tử
• Đặt thời hạn quá ngắn (áp lực không cần thiết)
• Không bao gồm thời hạn tự nhiên
• Trường hợp cụ thể: đội ngũ bán hàng

Đội ngũ 10 nhân viên bán hàng xử lý 200 chữ ký/tháng với thời gian trung bình là 7 ngày. Sau:

mẫu cho 5 hợp đồng định kỳ

• SMS hệ thống AES + OTP
• SMS hệ thống AES + OTP
• nhắc nhở tự động D+2, D+5
• Tích hợp HubSpot

→ độ trễ trung bình là 1,5 ngày, tỷ lệ chữ ký trên D+7 tăng từ 65% lên 92%.

Cách Certyneo giúp bạn

Certyneo vốn bao gồm lời nhắc tự động, mẫu có thể sử dụng lại, thứ tự song song/tuần tự, ưu tiên thiết bị di động, tích hợp CRM. Trang tổng quan phân tích để xác định các điểm xung đột trong chu kỳ chữ ký của bạn.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Có bao nhiêu lời nhắc là tối ưu?

Nói chung là 2 đến 3, hơn thế nữa là xâm phạm.

Chúng ta có nên đặt thời hạn không?

Có, 15-30 ngày tiêu chuẩn. Ngắn hơn = áp lực không cần thiết. Dài hơn = tài liệu bị lãng quên.

Thực sự là thiết bị di động đầu tiên phải không?

Có, ngày nay hơn 80% chữ ký được thực hiện trên thiết bị di động.

Gửi tới nhiều địa chỉ liên hệ của cùng một khách hàng?

Có, nếu bạn không biết ai là người có thẩm quyền ký.

Chúng tôi có thể lấy lại tài liệu đã hết hạn không?

Không, bạn phải gửi một phong bì mới.

Kết luận

Giảm thời gian ký là đòn bẩy cho năng suất và dòng tiền. Tấn công mọi điểm dính và chia chu kỳ của bạn cho 5 hoặc nhiều hơn.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.