Чи можна групувати кілька актів під однією клієнтською справою?

Так. Кожна справа (спадщина, продаж, спільна власність, мандат на управління) централізує всі свої приватні акти, підписантів та їх аудит-трейл в одному місці, замість обробки кожного акта окремо.

Як слідкувати за ходом справи з кількома спадкоємцями?

Статус підпису кожного спадкоємця або співвласника видно з першого погляду (очікує підпису, підписано, повторне надіслання). Кожен отримує персональне захищене посилання з OTP SMS на власний номер телефону.

Чи замінює моніторинг справи спеціалізований нотаріальний софт?

Ні — Certyneo централізує електронний підпис та моніторинг приватних актів нотаріальної контори; він не замінює повний нотаріальний софт управління та складання справжніх нотаріальних актів, які залишаються поза його сферою.

Чи можна надіслати повторне повідомлення підписанту, який ще не підписав свій акт?

Так, повторне повідомлення можна надіслати безпосередньо зі справи, без повернення до історії листування електронною поштою.

Чи зберігається історія справи після підпису всіх актів?

Так, кожен акт залишається пов'язаним зі своєю справою разом з аудит-трейлом (перевірена ідентичність через OTP SMS, часова мітка, хеш SHA-256) протягом усього терміну архівування, доступна в будь-який час.

Як передати справу колегі-наступнику?

Підписані акти та їх аудит-трейл можна експортувати зі справи для передачі колегі у разі перевирахування контори або передачі клієнтури.

Який рівень підпису для актів нотаріальної справи?

Розширений підпис (AES) рекомендується для приватних актів нотаріальної контори — прийнятний у судах (ст. 1367 Цивільного кодексу), з додатком доказів, пов'язаним з кожним актом.

Скільки коштує моніторинг справ для нотаріальної контори?

Постійний безплатний план дозволяє протестувати декілька справ з щомісячною квотою конвертів. Платні плани адаптуються до обсягу справ, які обробляє контора.

Статус нотаріусів · відстеження справ · eIDAS AES

Управління нотаріальними справами онлайн: електронний підпис та відстеження

Централізуйте підпис та відстеження приватних документів кожної клієнтської справи вашої контори — спадщина, продаж, управління орендою, спільна власність — на одному просторі. Кожна справа групує своїх підписувачів, свої підписані документи, свій журнал аудиту та свої терміни дії замість того, щоб бути розкиданою між поштовими скриньками та паперовими папками. Відповідає статусу нотаріусів (постанова № 45-2590) та регламенту eIDAS — рекомендується розширений підпис, історія зберігається за справою.

Правова база: Статус нотаріусів · відстеження справи
Рівень підписання: Рекомендовано AES eIDAS
Законні архіви: 10 років включено

Чому централізувати відстеження ваших клієнтських справ?

Нотаріальна контора постійно розглядає десятки справ одночасно — спадщини, продажі, спільну власність, повноваження на управління — кожна із яких передбачає кілька приватних актів та кількох підписантів (спадкоємці, співвласники, довірителі). Без спеціалізованого інструменту відстеження базується на розпорошених обмінах електронною поштою та паперових папках, з реальним ризиком втратити сліди акту, що очікує на підпис, чи наступної дати. Централізація електронного підпису за справою дозволяє знайти за один клік усі підписані акти, їхній журнал аудиту та особистість кожного підписанта, а також відстежувати хід кожної справи без ручного відновлення історії.

Чому підписувати електронно?

Окремий простір для кожної клієнтської справи

Кожна справа (спадщина, продаж, спільна власність, повноваження на управління) групує свої приватні акти, своїх підписантів та журнал аудиту в одному місці, замість того щоб розкидатися поміж поштовими скриньками та папками.

Відстеження прогресу з першого погляду

Статус кожного акту видно одразу: очікує на підпис, підписаний, переправлено. Покінчено з ручними нагадуваннями по електронній пошті щоб дізнатися, де стоїть справа спадкоємця чи співвласника.

Кілька підписантів на справу

Спадщина, спільна власність, розділення: кожен складний клієнт отримує своє особисте посилання з OTP SMS. Послідовний або паралельний підпис залежно від справи, без повторного заповнення для кожного акту.

Історія та журнал аудиту, збережені за справою

Кожен акт справи архівується з його доказовим PDF-файлом (особистість, перевірена OTP SMS, позначка часу, хеш SHA-256). Експортується за один клік для передачі наступнику-колезі або у разі судового спору.

Процедура в 4 етапи

Від підготовки до юридичного архівування менше ніж за 5 хвилин.

1. Створити клієнтську справу
Назвіть справу (ім'я клієнта, тип справи) та підготуйте перший приватний акт до підпису (угода про винагороду, повноваження, угода між клієнтами).
2. Додати підписантів справи
Нотаріус + клієнти, залучені до справи. Для спадщини чи спільної власності додайте всіх складних клієнтів; кожен отримає своє безпечне особисте посилання.
3. Відстежувати хід актів
Кожен акт справи показує свій статус (очікує, підписаний, переправлено). Знайдіть за один клік повну історію справи, без відновлення обмінів по електронній пошті.
4. Архівувати та експортувати справу
Підписані акти та журнал їхнього аудиту залишаються прив'язаними до справи протягом всього терміну законного архівування. Експорт можливий для передачі наступнику-колезі.

Часто задаються питання

Чи можна групувати кілька актів під однією клієнтською справою?: Так. Кожна справа (спадщина, продаж, спільна власність, мандат на управління) централізує всі свої приватні акти, підписантів та їх аудит-трейл в одному місці, замість обробки кожного акта окремо.
Як слідкувати за ходом справи з кількома спадкоємцями?: Статус підпису кожного спадкоємця або співвласника видно з першого погляду (очікує підпису, підписано, повторне надіслання). Кожен отримує персональне захищене посилання з OTP SMS на власний номер телефону.
Чи замінює моніторинг справи спеціалізований нотаріальний софт?: Ні — Certyneo централізує електронний підпис та моніторинг приватних актів нотаріальної контори; він не замінює повний нотаріальний софт управління та складання справжніх нотаріальних актів, які залишаються поза його сферою.
Чи можна надіслати повторне повідомлення підписанту, який ще не підписав свій акт?: Так, повторне повідомлення можна надіслати безпосередньо зі справи, без повернення до історії листування електронною поштою.
Чи зберігається історія справи після підпису всіх актів?: Так, кожен акт залишається пов'язаним зі своєю справою разом з аудит-трейлом (перевірена ідентичність через OTP SMS, часова мітка, хеш SHA-256) протягом усього терміну архівування, доступна в будь-який час.
Як передати справу колегі-наступнику?: Підписані акти та їх аудит-трейл можна експортувати зі справи для передачі колегі у разі перевирахування контори або передачі клієнтури.
Який рівень підпису для актів нотаріальної справи?: Розширений підпис (AES) рекомендується для приватних актів нотаріальної контори — прийнятний у судах (ст. 1367 Цивільного кодексу), з додатком доказів, пов'язаним з кожним актом.
Скільки коштує моніторинг справ для нотаріальної контори?: Постійний безплатний план дозволяє протестувати декілька справ з щомісячною квотою конвертів. Платні плани адаптуються до обсягу справ, які обробляє контора.

Читати також

Централізуйте моніторинг ваших клієнтських справ

Постійний безплатний план (5 конвертів упродовж 14 днів, потім 2/місяць), без банківської карти. Відповідає статусу нотаріусів та eIDAS. Історія та аудит-трейл зберігаються за справою.

Почати безкоштовно Дивитися тарифи