Архівування та відстеження нотаріальних термінів в електронному форматі

Правова база

Законне архівування · доказова сила

Рівень підписання

Рекомендовано AES eIDAS

Законні архіви

10 років включено

Чому архівування з доказовою силою важливо для нотаріальної контори?

Приватні акти нотаріальної контори — угоди про гонорари, мандати на управління спадщиною, угоди між клієнтами — повинні зберігатися протягом строку позовної давності (зазвичай 10 років для цивільних та комерційних актів) і залишатися обґрунтованими у разі перевірки Вищою радою нотаріусів або судового спору з клієнтом. Архівування з доказовою силою не обмежується зберіганням підписаного PDF: воно також зберігає повний журнал аудиту — перевірену ідентичність підписанта, часову мітку, відбиток документа — який доводить надійність акта в момент оскарження. Деякі акти мають додатковий строк (строк для скасування мандата, тривалість зобов'язання про конфіденційність, поновлення угоди), який потрібно відстежувати без ручного перегляду кожного досьє.

Чому підписувати електронно?

Процедура в 4 етапи

Від підготовки до юридичного архівування менше ніж за 5 хвилин.

1. 1. Підписати акт в приватній формі

   Акт підписується розширеним підписом (AES) з перевіркою особистості за допомогою OTP SMS кожного клієнта.

2. 2. Автоматичне архівування з доказовою цінністю

   Завершений акт та повний журнал аудиту архівуються автоматично без додаткових маніпуляцій у дослідженні.

3. 3. Відстежувати прикріплені строки

   Знайдіть у будь-який час строки, що належать акту (період розірвання, поновлення, тривалість зобов'язання) безпосередньо з його справи.

4. 4. Експортувати у випадку перевірки або спору

   PDF доказу та повний журнал аудиту експортуються одним клацанням для колеги-правонаступника, Вищої ради нотаріату або будь-якого суду.

Часто задаються питання

Як довго нотаріус повинен зберігати свої акти в приватній формі?

Мінімум 10 років, строк давності звичайного права, що застосовується до цивільних та комерційних актів. Для актів, пов'язаних з спадковою або майновою справою, рекомендується довша консервація. Certyneo архівує 10 років включно, з доступним розширенням.

Що таке архівування з доказовою цінністю?

Це збереження підписаного документа з повним журналом аудиту — перевіреною ідентичністю підписувача, часовою міткою, відбитком документа — що дозволяє продемонструвати надійність акту у випадку оспорювання, а не просто його зберігання.

Як відстежувати період розірвання нотаріального мандату?

Період розірвання, що застосовується до деяких мандатів, залишається прикріпленим до архівованого акту, з можливістю перегляду з його справи без необхідності повторного вивчення історії спілкування з клієнтом.

Що відбувається, якщо архівований акт оспорюється клієнтом?

PDF доказу та повний журнал аудиту (ідентичність перевірена за допомогою OTP SMS, часова мітка RFC 3161, хеш SHA-256) експортуються одним клацанням, можуть бути поставлені проти всіх цивільних та комерційних судів та перед Вищою радою нотаріату у випадку дисциплінарного спору.

Чи дотримується електронне архівування професійної таємниці нотаріату?

Так — шифрування TLS 1.3 під час передачі, AES-256 у спокої, суворе розділення даних за справою, розміщення 100 % в ЄС (IONOS) без підряджених осіб за межами ЄС, DPA відповідний RGPD із включенням положень, специфічних для нотаріальної професійної таємниці.

Чи можна експортувати архівований акт для наступника-колеги?

Так, кожен акт та його аудит-слід залишаються експортованими в будь-який час із його папки для передачі колезі у разі перехоплення справи або відчуження клієнтури.

Чи працює відстеження термінів також для актів із кількома підписантами?

Так — для акту, що стосується кількох спадкоємців або співвласників, термін залишається прив'язаним до самого акту, незалежно від кількості підписантів.

Чи стосується архівування з доказовою вартістю також електронного автентичного акту?

Ні — електронний автентичний акт (ст. 1369 Цивільного кодексу, декрет 2005-973) зберігається згідно з механізмом, властивим нотаріальній професії, за межами сфери Certyneo. Це архівування стосується актів під приватною печаткою справи.

Читати також

• Електронний підпис для нотаріусів та нотаріальних контор
• Глоссарій передовий підпис (AES)
• Глоссарій Регламент eIDAS
• Тарифи Certyneo
• Рішення електронної підпису eIDAS
• Електронний підпис для нотаріусів та нотаріальних контор
• Керуйте своїми нотаріальними справами онлайн
• Нотаріально посвідчений акт проти приватного документу для нотаріусів
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale