Електронний підпис замовлення на закупівлю

Бланк замовлення — це документ, який перетворює пропозицію на зобов'язання. Поки він не підписаний, існує лише кошторис; після підписання він утворює договір і запускає відлік строків оплати. Електронне підписання нічого не змінює в його юридичній силі — Цивільний кодекс визнає за електронним документом ту саму доказову силу, що й за паперовим, — але повністю змінює строк його отримання, який скорочується з кількох днів до кількох хвилин.

Що повинен містити бланк замовлення

Підписаний бланк замовлення має сенс лише тоді, коли він повний. Шість елементів є обов'язковими:

• ідентифікація сторін: найменування, організаційно-правова форма, адреса, реєстраційний номер.
• Точний опис товарів або послуг за кількістю та якістю.
• Ціна, без урахування податків і з урахуванням усіх податків, а також умови можливого перегляду.
• Строки постачання або виконання.
• Умови оплати: строк, аванс, порядок розрахунків.
• Посилання на загальні умови продажу, із зазначенням їх прийняття.

Саме цей останній пункт найчастіше стає предметом судових спорів. Надати свої загальні умови недостатньо: потрібно довести, що клієнт з ними ознайомився і прийняв їх до того, як взяв на себе зобов'язання. Електронний бланк замовлення розв'язує це питання, об'єднуючи документ, додані умови та акт підписання в один датований комплект — механізм детально описаний у нашій статті про прийняття загальних умов.

Підписання запускає відлік строків оплати

Це найконкретніший ефект, і той, який найчастіше залишається без уваги в організації комерційної діяльності.

У відносинах між підприємцями узгоджений строк оплати обмежений законом, а пеня за затримку нараховується автоматично, за законом, без нагадування, з наступного дня після настання строку. До цього додається фіксована компенсація за витрати на стягнення заборгованості, яка сплачується за кожен простроченим рахунком.

Ці суми починають нараховуватися від строку, який відраховується від моменту укладення зобов'язання. Кожен день, зекономлений на підписанні, — це день, зекономлений на надходженні коштів, — а також на строку давності, початок відліку якого розглянуто в нашій статті про строк давності комерційної заборгованості.

Як діяти на практиці

Підготувати документ. Відштовхуйтеся від шаблону, а не від файлу, який доводиться відтворювати щоразу заново: відсутні реквізити — головна причина того, що бланк замовлення виявляється непридатним. Шаблон прийняття кошторису охоплює типовий випадок, а генератор кошторисів створює вже структурований документ.

Обрати рівень підпису. Для типового повторюваного комерційного бланку замовлення достатньо простого електронного підпису: він юридично дійсний і прийнятний. Вищі рівні не додають дійсності — вони забезпечують більш зручну доказову позицію у разі спору, і застосовувати їх варто лише для зобов'язань з високими ризиками, до яких належить кваліфікований електронний підпис.

Надіслати та відстежити. Документ надсилається електронною поштою, клієнт підписує його з телефону чи браузера, без створення облікового запису. Автоматичні нагадування усувають потребу в ручному контролі, який є найзатратнішим за часом етапом паперового документообігу.

Зберегти доказ. Захищає не сам підпис, а сформований навколо нього комплект: ідентифікація підписанта, позначка часу, журнал подій, доведена цілісність документа. Покрокова інструкція наведена на нашій сторінці як підписати.

Ваша вигода в цифрах

Паперовий документообіг бланку замовлення — друк, надсилання, нагадування, отримання, реєстрація — займає в середньому сорок п'ять хвилин сукупного людського часу, розподіленого між менеджером з продажу та адміністратором. За звичайної повної вартості робочого часу це виводить реальну вартість паперового бланку замовлення на рівень близько двадцяти п'яти євро, значно вище прямих витрат.

Детальний розрахунок, стаття за статтею, наведено у нашому порівнянні вартості електронного підпису порівняно з папером. Щоб спроєктувати ці показники на власні обсяги, калькулятор окупності інвестицій приймає на вхід кількість ваших документів і вартість вашої години роботи.

Сценарії використання

Повторюваний дистанційний продаж. Один шаблон, простий підпис, автоматичні нагадування. Це випадок, коли розрив у строках порівняно з папером найбільш відчутний, а вигода вимірюється як конверсією, так і економією витрат.

Замовлення з авансом. Підписувати бланк замовлення та графік платежів в одному й тому ж надсиланні. Розділення цих двох документів створює розрив, під час якого зобов'язання вже існує, а оплата ще не врегульована.

Клієнт — велика компанія. Кілька підписантів, часто з різних підрозділів. Порядок підписання та нагадування для кожного підписанта не дають справі зупинитися через відсутність однієї людини. Автоматизація з бізнес-інструменту здійснюється через API електронного підпису.

Часті запитання

Чи має бланк замовлення, підписаний електронно, таку саму юридичну силу? Так. Електронний документ має ту саму доказову силу, що й паперовий, за умови, що підписанта можна ідентифікувати, а цілісність документа гарантована.

Чи потрібен кваліфікований електронний підпис? Ні, для типового комерційного бланку замовлення. Простий електронний підпис є дійсним і прийнятним; вищі рівні застосовуються залежно від ставок і ризику спору, а не за принципом.

Чи повинен клієнт створювати обліковий запис, щоб підписати документ? Ні. Він отримує посилання, відкриває документ і підписує його з браузера або телефону.

Що відбувається, якщо клієнт заперечує свій підпис? Відповісти дозволяє комплект доказів, сформований у момент підписання, — ідентифікація, позначка часу, журнал подій. Його надійність залежить від обраного рівня підпису.

Чи має бланк замовлення силу договору? Підписаний обома сторонами, він утворює договір і встановлює відповідні зобов'язання. Саме він також робить загальні умови застосовними стосовно клієнта, за умови, що доведено їх прийняття.

Чи можна підписати бланк замовлення безпосередньо зі свого програмного забезпечення для управління? Так, через інтеграцію або API, що усуває повторне введення даних і запускає надсилання безпосередньо з інструменту, в якому створюється замовлення.

Щоб дізнатися більше

Три способи почати, у порядку зростання рівня залучення:

1. Взяти готовий до підписання шаблон і надіслати його як є, щоб перевірити процес на реальному замовленні.
2. Створити документ під конкретні потреби за допомогою генератора договорів, якщо ваш бланк замовлення містить особливі умови.
3. Автоматизувати процес зі свого інструменту управління через API, коли обсяг обґрунтовує відмову від повторного введення даних.

Тарифи деталізовані за обсягом надсилань, а перші щомісячні надсилання безкоштовні, що дозволяє оцінити виграш у строках на власних замовленнях до будь-яких зобов'язань.