Рекрутингові агенції та мисливці за талантами

Електронний підпис для рекрутингових агенцій

Обіцянка працевлаштування, мандат на пошук, контракт розміщення, угода про конфіденційність кандидата, контракт надання персоналу: координуйте триаспектний підпис агенція ↔ компанія-клієнт ↔ кандидат без листування та особистих зустрічей. Відповідає Трудовому кодексу, рішенням CNIL щодо рекрутингу, регламенту eIDAS та статті 1366 Цивільного кодексу.

Сценарій використання в рекрутинговій агенції

Від мандату на пошук до остаточного розміщення кожен етап передбачає координацію принаймні двох сторін: агенція майже ніколи не підписує одна.

Мандат на пошук (екскльзивний або неекскльзивний)

Мандат підписаний з компанією-клієнтом перед відкриттям вакансії: сфера дії, гонорар, екскльзивність, гарантія заміни. Підпис менш ніж за 24 години для початку пошуку без очікування поштової відповіді.

Триаспектна обіцянка працевлаштування

Двостороння обіцянка підписана компанією-клієнтом, контрпідписана агенцією (у якості мандатарія), потім прийнята кандидатом. OTP двоканальна ідентифікація формально визначає кожну сторону та фіксує дату прийняття — обов'язкова на підставі статті L1221-1 Трудового кодексу.

Угода про конфіденційність кандидата (NDA shortlist)

Перед тим як поділитися конфіденційним брифом клієнта з кандидатами зі shortlist, NDA захищає ідентичність роботодавця та умови посади. Мобільний підпис менш ніж за 2 хвилини з боку кандидата.

Контракт розміщення та гонорари

Контракт розміщення підписаний між агенцією та компанією-клієнтом: умови оплати, умови гарантії заміни (зазвичай 3-6 місяців), умови розірвання. Архівування на 10 років з доказовою силою для перевірок Urssaf та спорів щодо гонорарів.

Контракт надання персоналу (тимчасова робота, лізинг персоналу, CDD-tremplin)

Надання персоналу: триаспектний контракт агенція ↔ компанія-користувач ↔ працівник, підписи координовані в одному пакеті з єдиною міткою часу. Відповідає вимогам L1251-42 та наступних статей Трудового кодексу.

Лист-доручення RPO та пошуку

Для робіт з аутсорсингу процесу рекрутингу або пошуку на фіксовану ставку: лист-доручення з описом результатів, KPI та звітності. Розширений електронний підпис для формального зобов'язання замовника.

Чому Certyneo для рекрутингових агенцій

Шість гарантій, розроблених з урахуванням специфіки рекрутингу: триаспектний підпис, мобільність кандидата, суворі GDPR та ультра-короткі терміни.

Вбудований триаспектний підпис

Один пакет координує клієнта, агенцію та кандидата. Конфігурований порядок підпису (послідовний або паралельний), автоматичні повідомлення-нагадування, єдиний журнал аудиту для трьох сторін.

Мобільний підпис кандидата без створення облікового запису

Кандидати — часто в міжнародній мобільності або на посаді — підписують зі свого телефону менш ніж за 2 хвилини, без завантаження додатку чи створення облікового запису. Необхідно для дотримання 10-денного терміну прийняття обіцянки.

Журнал аудиту прийнятний для Ради з трудових спорів

Кожна підписана обіцянка генерує сертифікат з міткою часу: ідентичність кандидата (OTP email + SMS), дата прийняття, SHA-256 хеш документа. Прийнятний перед трудовими судами у разі оскарження обіцянки або її прийняття.

Відповідає рішенню CNIL щодо рекрутингу

Дані кандидатів зашифровані (TLS 1.3 + AES-256), хостинг 100% в ЄС, видалення за запитом, відстеження доступу. Відповідає рішенню CNIL № 2002-017 та GDPR для обробки персональних даних у рекрутингу.

Архівування на 10 років для перевірок Urssaf

Контракти розміщення та мандати зберігаються 10 років з доказовою силою, рекомендована тривалість для перевірок Urssaf та спорів щодо гонорарів. Завантаження всієї папки в будь-який час.

API та інтеграції ATS

Webhooks, Zapier та Make для підключення Certyneo до вашої ATS (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Автоматичне створення пакета при затвердженні пропозиції в ATS, оновлення статусу кандидата при підписі.

Доказова сила підписаної обіцянки працевлаштування

З постанови Касаційного суду від 21 вересня 2017 року (Cass. soc., № 16-20.103) односторонню обіцянку працевлаштування не можна розглядати як трудовий контракт, доки кандидат її не прийме — але прийняття негайно зв'язує роботодавця. Дата прийняття стає таким чином подією, що запускає всі права: випробування, стаж, розірвання.

Certyneo видає для кожної підписаної обіцянки сертифікат аудиту інтегрований у PDF, який містить всі технічні докази:

Ідентичність кандидата (перевірена електронна пошта, телефон підтверджений OTP)
Точна дата та час прийняття — кваліфікований часовий штамп з юридичною силою
Відбиток SHA-256 обіцянки такої, як вона була прийнята, який доводить відсутність подальших змін
Журнал переглядів (скільки разів кандидат відкривав обіцянку перед прийняттям)
Ідентифікація автора обіцянки зі сторони замовника (контрпідписана підпис)

Цей набір доказів захищає агентство та замовника від типових оскаржень ("я ніколи не погоджувався", "обіцянка була змінена", "дата прийняття передує") і забезпечує захист перед Радою з трудових спорів.

Трудовий кодекс, CNIL та GDPR

Найм обробляє особливо чутливі дані (CV, сімейний стан, мобільність, зарплатні очікування), які вимагають суворих нормативних рамок.

Трудовий кодекс — посередництво та надання персоналу

Стаття L5321-1 регулює платне посередництво, статті L1251-42 та подальші регулюють тимчасову роботу та надання персоналу. Certyneo дозволяє координувати триосібні підписи, необхідні цими режимами, та зберігати акти з доказовою силою.

Рішення CNIL щодо найму (№2002-017)

CNIL вимагає прозорої інформації для кандидата, цілей обмежених професійною оцінкою, пропорційного терміну зберігання. Certyneo розташовує дані кандидатів на 100 % в ЄС (Німеччина), зашифровані в передачі та в спокої, з видаленням за запитом.

GDPR — правова база та права кандидата

Правова база = виконання передконтрактних заходів за запитом кандидата (стаття 6.1.b GDPR). Права кандидата (доступ, виправлення, видалення, портативність) впроваджені нативно. Стандартна DPA доступна при реєстрації для формалізації ролі переробника.

Гарантія заміни та гонорари

Розширена електронна підпис формально фіксує дату найму розміщеного кандидата — початок періоду гарантії (зазвичай 3-6 місяців). У разі звільнення протягом гарантії підписаний контракт доводить покриття та обґрунтовує послугу заміни.

Посібник з електронної підписи·Посібник eIDAS·Безпека Certyneo·Безплатні шаблони контрактів

Часті питання агентств

Чи має юридичну силу електронна підпис на обіцянці найму?

Так. Обіцянка найму може бути підписана на будь-якому носії (стаття 1366 Цивільного кодексу: електронний документ має такий же доказовий статус, як паперовий). З моменту рішення Касс. соц. від 21 вересня 2017 р. (№16-20.103) саме прийняття кандидатом утворює контракт — Certyneo фіксує це прийняття з кваліфікованим часовим штампом, який має юридичну силу перед Радою з трудових спорів.

Як керувати триосібною підписом агентство ↔ замовник ↔ кандидат?

Один конверт Certyneo координує всі три сторони. Ви налаштовуєте порядок підписання (наприклад: спочатку замовник, потім агентство як контрпідписавець, потім кандидат), кожна сторона отримує своє посилання на потрібному етапі, і єдиний журнал аудиту фіксує всі три підписи з їхніми часовими штампами.

Скільки часу у нас є для підписання обіцянки найму?

Немає законодавчого терміну для підписання замовником, але як тільки обіцянка надіслана кандидату, він має її прийняти розумну кількість часу (на практиці 7-10 днів згідно з судовою практикою). Certyneo прискорює підписання замовника (часто 2-4 години) та кандидата (мобільне, без створення облікового запису), щоб дотримуватись цього терміну без тиску.

Чи є дані кандидатів відповідними GDPR?

Так. Розташування на 100 % в ЄС (IONOS Німеччина), шифрування TLS 1.3 при передачі та AES-256 в спокої, суворе розділення даних за агентством. Правова база обробки — виконання передконтрактних заходів за запитом кандидата (стаття 6.1.b GDPR). Стандартна DPA доступна та відповідає рішенню CNIL №2002-017 щодо найму.

Чи можна підписати контракт на надання персоналу (тимчасова робота, лізинг)?

Так. Контракти на надання персоналу (статті L1251-42 та подальші Трудового кодексу) вимагають триосібної підписи: агентство/кабінет ↔ користувацька компанія ↔ працівник. Certyneo координує цю підпис в одному конверті з загальним журналом аудиту, дотримуючись обов'язкових умов статті L1251-43.

Які інтеграції ATS пропонує Certyneo?

Нативні конектори через Zapier та Make для LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. Наш REST API дозволяє автоматичне створення конверту при затвердженні пропозиції у вашій ATS та оновлення статусу кандидата при підписанні обіцянки. Повна документація на certyneo.com/developers.

Як довго архівуються обіцянки та контракти?

Наші плани включають архівування на 10 років з доказовою силою, термін, рекомендований для перевірок Urssaf, спорів про гонорари та позовів перед Радою з трудових спорів. Документи та їхній журнал аудиту залишаються доступними для завантаження в будь-який час з облікового запису агентства, включаючи після розірвання за запитом.

Чи повинен кандидат створити обліковий запис Certyneo для прийняття обіцянки?

Ні. Кандидат отримує пряме посилання електронною поштою, відкриває обіцянку на своєму телефоні, підтверджує свій номер через SMS-код (OTP), підписує своїм ім'ям та пальцем — без завантаження програми, без створення облікового запису, без кредитної карти. З погляду UX, досвід розроблений без жодних перешкод у 7-10 днях прийняття.

Підпишіть вашу наступну обіцянку найму за 5 хвилин

Створіть свій безплатний обліковий запис та протестуйте триосібну підпис Certyneo на реальному розміщенні кандидата. Без кредитної карти, без зобов'язань.