Podpísať zápisnicu valného zhromaždenia združenia online
Zápisnica z riadneho (AGO) alebo mimoriadneho (AGE) valného zhromaždenia združenia podľa zákona z roku 1901, podpísaná elektronicky predstavenstvom (prezident, tajomník, skrutátori). V súlade so zákonom z 1. júla 1901, s nariadením č. 2020-321 o vzdialených valných zhromaždeniach (perpeptívne), a s nariadením eIDAS — odporúčaný pokročilý podpis, kompatibilné hlasovanie korešpondenciou, archivovanie na 10 rokov zahrnuté.
- Právny rámec
- Zákon z roku 1901 · nariadenie 2020-321
- Úroveň podpisu
- AES eIDAS odporúčaná
- Právne archivovanie
- 10 rokov zahrnuté
Čo je zápisnica valného zhromaždenia združenia?
Zápisnica z valného zhromaždenia je dokument, ktorý formalizuje rozhodnutia prijaté na valnom zhromaždení členmi združenia. Riadne valné zhromaždenie (AGO) schvaľuje ročné účty a obnovuje predstavenstvo; mimoriadne valné zhromaždenie (AGE) mení stanovy alebo rozpúšťa združenie. Žiadny text zákona z roku 1901 neukladá povinnosť podpisu rukou. Nariadenie č. 2020-321 z 25. marca 2020 (pôvodne na obdobie Covid, trvalé) umožňuje vzdialené alebo hybridné valné zhromaždenia s hlasovaním korešpondenciou a elektronickým podpisom zápisnice predstavenstvom.
Prečo podpisovať elektronicky?
Vzdialené valné zhromaždenia — obrovský prínos
Trvalé nariadenie z 25. marca 2020 umožňuje konanie vzdialených alebo hybridných valných zhromaždení. Nie je potrebné fyzicky zbierať všetkých členov. Hlasovanie korešpondenciou + elektronický podpis zápisnice predstavenstvom — úspora niekoľkých týždňov, kvórum ľahko dosiahnuté.
Viacerí podpisovatelia (prezident, predstavenstvo)
Zápisnicu podpisuje predsedajúci, tajomník a skrutátori. Náš postup zvláda postupné alebo paralelné podpisovanie. Každý podpisovateľ dostane individuálny bezpečný odkaz chránený SMS OTP.
R
Od nariadenia z roku 2020, ktoré bolo zmadelenosť, sa register zápisníc zo zasadnutí združenia može viesť v dematerializovanej forme. Certyneo automaticky archivuje každý podpísaný zápisník v kompatibilnom digitálnom registri, ktorý je dostupný jedným kliknutím pre akýkoľvek audit alebo spor.
Preukázateľný audit trail
Každý zápisník sa dodáva s PDF dôkazom: identita signatárov, kvalifikovaný čas, hash SHA-256, OTP SMS, IP. Preukázateľný v prípade sporu o prijaté uznesenia, zákonosť valného zhromaždenia alebo kvórum.
Postup v 4 krokoch
Od prípravy až po právne archivovanie za menej ako 5 minút.
1. Pripraviť zápisník
Nahrajte svoj existujúci zápisník alebo začnite s kompatibilnou šablónou. Povinné údaje: dátum, miesto (alebo modalita na diaľku), identita prítomných/zastúpených členov, uznesenia na hlasovanie, výsledky hlasovania, podpis vedúceho.
2. Pridať signatárov vedenia
Predseda zasadnutia + tajomník + prípadní skrutátori. Každý dostane personalizovaný bezpečný odkaz e-mailom s OTP SMS na vlastný telefón.
3. Vybrať úroveň eIDAS
Pokročilý podpis (AES) sa odporúča pre zápisník valného zhromaždenia: overenie identity pomocou OTP SMS, jedinečný certifikát pre každého signatára, kvalifikovaný čas. Kompatibilný s dematerializovaným registrom zápisníc.
4. Podpísať a archivovať
Každý signatár podpisuje zo svojho telefónu alebo počítača. Finalizovaný zápisník + PDF dôkazu sa automaticky archivujú na 10 rokov. Pre zmeny stanov (mimoriadne valné zhromaždenie) je potrebná registrácia na prefektúre do 3 mesiacov.
Často kladené otázky
- Može byť zápisník valného zhromaždenia združenia podpísaný elektronicky?
- Áno, bez obmedzení. Žiadny text zákona 1901 nepredpisuje ruční podpis. Čl. 1366 Občianskeho zákonníka uznáva elektronickému dokumentu rovnakú dôkaznu silu ako papierovému dokumentu. Pokročilý podpis Certyneo spĺňa dôkazné požiadavky.
- Može sa valné zhromaždenie združenia konať úplne na diaľku?
- Áno — nariadenie č. 2020-321 z 25. marca 2020 (trvale platné) umožňuje valné zhromaždenia združení na diaľku alebo v hybridnej forme s hlasovaním korešpondenciou, videokonferencou alebo telefonickou konferencou. Zápisník potom podpisuje vedenie pokročilým podpisom.
- Ktorí členovia vedenia musia podpísať zápisník?
- Minimálne predseda zasadnutia a tajomník (úloha autora zápisníka). Skrutátori môžu tiež protipodipisovať na posilnenie dôkaznej hodnoty. Certyneo spravuje túto konfiguráciu s viacerými signatármi postupne alebo paralelne.
- Musí sa zápisník běžného valného zhromaždenia gde-niekde podať?
- Nie nevyhnutne. Pre běžné valné zhromaždenie (schválenie účtov, obnovenie vedenia) sa zápisník archivuje interně. Pre mimoriadne valné zhromaždenie (zmena stanov) sa musí priložiť k oznámeniu zmeny na prefektúre (čl. 5 zákona 1901) do 3 mesiacov.
- Ako dlho sa musia zápisnice uchovávať?
- Po celú dobu existencie združenia + 10 rokov po jeho rozpustení. Pre združenia, ktoré dostávajú verejné dotácie, uchovávanie dokladov na 10 rokov (čl. L1611-4 CGCT). Certyneo archivuje automaticky.
- Može audítor účtov protipodipisať zápisník o schválení účtov?
- Pre združenia s >153k€ subvencií (čl. L612-4 CMF) audítor účtov vypracuje správu pripojené k zápisníku, ale sám podpisuje zápisník (podpis vedenia). Správa audítora može byť podpísaná elektronicky oddelene.
- Aká úroveň podpisu je potrebná pre zápisník valného zhromaždenia?
- Pokročilý podpis (AES) sa odporúča. Prináša predpoklad spoľahlivosti (čl. 1367 Občianskeho zákonníka) a spĺňa dôkazné požiadavky v prípade sporu o uznesenie členom, ktorý sa naň opiera.
- Je elektronicky podpísaný zápisník preukázateľný v prípade sporu?
- Áno — francúzska judikatúra uznáva elektronický podpis v súlade s eIDAS. Audit trail Certyneo dokazuje dátum valného zhromaždenia, identitu signatárov vedenia, nezmenené PDF — preukázateľný pred súdom.
Ďalšie čítanie
Podpíšte svoj ďalší zápisník valného zhromaždenia online
Bezplatný trvalý plán (5 obálok / mesiac), bez platobnej karty. V súlade so zákonom 1901 a eIDAS. Valné zhromaždenie na diaľku a dematerializovaný register sú zahrnuté.