Znížte spotrebu papiera v podnikaní

Prečo redukovať papier

Prečo redukovať papier

Francúzsky zamestnanec spotrebuje v kancelárii v priemere 70-80 kg papiera ročne. Celkové náklady (papier + tlač + podanie) predstavujú 2-3% administratívnych nákladov. Vplyv na životné prostredie je významný: výroba, doprava, ničenie.

Zníženie množstva papiera je prístupom CSR, ekonomickým ziskom a urýchľovačom produktivity.

• Hlavné papierové položkyZmluvy a podpísané dokumenty ⬥⬥⬥: 20-30 % objemu
• Interná tlač(poznámky, prezentácie, stretnutia): 30-40 % ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ 15-20 %
• Faktúry a účtovné dokladyFaktúry a účtovné doklady
• : 10-15 %Archívy ⬥⬥⬥: rastúce zásoby
• Útok na každú z týchto pozícií správnymi nástrojmi výrazne znižuje celkový objem.Hlavné páky

1. Elektronický podpis

Nahrádza tlač/podpis/skenovanie 80% zmluvných dokumentov.

Zistite viac ⬥⬥⬥.

2. Elektronická fakturácia2. Elektronická fakturáciaPostupná povinnosť 2026-2027, možnosť predvídať.

3. EDM (elektronická správa dokumentov)

Centralizuje dokumenty v navigačnom systéme a nie v kartotékach.

4. Kultúra „Premýšľajte pred tlačou“

Nastavte tlačiarne na R/V predvolene, čiernobielo, overovanie pri tlači.

5. Dematerializácia prichádzajúcich tokov

OCR prichádzajúcej pošty a automatické smerovanie.

OCR prichádzajúcej pošty a automatické smerovanie.

Vplyv uhlíka

1 tona papiera = ~1,5 tony emitovaného CO2 (výroba + doprava). Malý a stredný podnik s 50 ľuďmi spotrebuje ~4 tony papiera ročne alebo ~6 ton CO2.

Znížte objem papiera o 60 – 80 % = 4 – 5 ton emisií CO2 ročne. Silný argument CSR, merateľný v uhlíkovej stope.

Metodika “nulového papiera”

Audit

1. aktuálna spotreba (kopírky + nákupy)Identifikujte
2. 5 najnáročnejších procesov5 najnáročnejších procesov
3. Nástroje DMNástroje ⬥icing, E⬥
4. Zmeňte návyky ⬥⬥⬥: R/V, čiernobiela, overená tlačMerajte
5. každý štvrťrokKvantitatívne výhody

priame zníženie spotreby papiera: -60 až -80 % 500-2 000 €/rok/zamestnanec

• uvoľnený priestor: 1-2 m² na zamestnanca archívu
• uvoľnený priestor: 1-2 m² na zamestnanca archívu
• ušetrený čas: každá tlač uberie 1-2 minúty z reťazca
• Časté chyby

Odolnosť voči zmene bez školenia (OCR nevyhnutné na nájdenie)

• Zabudnite na zákonnú povinnosť uchovávania
• Nekonfigurujte tlačiarne
• Ako vám Certyneo pomáha
• Certyneo nahrádza väčšinu vašich zmluvných tokov papierov: zmluvy, cenové ponuky, nákupné objednávky, NDA, mandáty, lízingy. Každá podpísaná obálka = vyhneme sa viacnásobným výtlačkom plus poštovné plus fyzické podanie.

Certyneo nahrádza väčšinu vašich zmluvných tokov papierov: zmluvy, cenové ponuky, nákupné objednávky, NDA, mandáty, lízingy. Každá podpísaná obálka = vyhneme sa viacnásobným výtlačkom plus poštovné plus fyzické podanie.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQ

Dá sa papier úplne odstrániť?

Málokedy 100%. Reálnym cieľom je zníženie o 80 – 90 %.

Koľko stojí prechod?

5 000 až 30 000 EUR pre MSP v závislosti od rozsahu. ROI za 12-18 mesiacov.

Merateľný vplyv CSR?

Áno, -60 až -80 % papiera = -5 až -10 ton CO2 pre MSP.

Áno, -60 až -80 % papiera = -5 až -10 ton CO2 pre MSP.

Mali by sa papierové archívy digitalizovať?

Nie všetky. Uprednostnite aktívne archívy (posledných 10 rokov).

Je to v súlade so zákonnými povinnosťami?

Áno, ak používate archiváciu s dôkaznou hodnotou (PAdES, NF Z42-013).

Záver

Znižovanie množstva papiera je jednou z najmerateľnejších a najziskovejších akcií SZP. Elektronický podpis je prvou pákou, ktorá sa aktivuje: okamžitý vplyv a rýchla návratnosť investícií.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.