Digitalizujte administratívne procesy

Prečo digitalizovať administratívne procesy

Administratívne procesy (fakturácia, prehľady výdavkov, dovolenka, interné objednávky) sú často posledné, ktoré sa digitalizujú, aj keď zaberajú veľa času. Ich digitalizácia uvoľňuje tímy pre úlohy s pridanou hodnotou.

Procesy, ktoré treba uprednostniť

Znížením návratnosti investícií:

1. Podpisovanie zmlúv: okamžitý zisk, eliminované trenie
2. Prehľady výdavkov: OCR + hierarchické overenie
3. Opustiť vedenie: overovací pracovný postup + automatická bilancia
4. Účtovanie zákazníkom: generovanie, odosielanie, sledovanie
5. Nákupy a objednávky: citát → BC → faktúra
6. Nástup / výstup: HR dokumenty + IT prístup
7. Nahlasovanie: informačné panely v reálnom čase vs. tabuľky

5-kroková metóda

1. Mapové procesy

Uveďte každý proces, jeho aktérov, jeho fázy, jeho objem, jeho aktuálne trvanie.

2. Identifikujte trecie body

Stratený čas, chyby, nespokojnosť. Tu prinesie digitál najviac.

3. Vyberte si správne nástroje

• elektronický podpis
• HR nástroje/prehľady výdavkov (Spendesk, Jenji)
• validačné nástroje (Zapier, Make, vlastné pracovné postupy)
• CRM, ERP, EDM podľa potreby

4. Integrujte nástroje navzájom

Skutočná produktivita pochádza z integrácie: vyhnite sa opätovnému vstupu, propagujte sa automaticky.

5. Trénujte a merajte

Trénujte používateľov, merajte zisky, upravujte.

Príklad pracovného postupu

Typický proces správcu: žiadosť o odchod

• Predtým: papierová forma → kancelária manažéra → HR → znovu zadaná do HRIS
• Po: vstup cez Lucca/PayFit → validačný manažér na 1 klik → zostatok sa aktualizuje automaticky → HR notifikácia

Zisk: od 3 dní do 10 minút.

Kvantitatívne výhody

• Čas správcu: -40 až -60 %
• Vstupné chyby: -90 %
• Spokojnosť zamestnancov: +30 % zvyčajne
• Čas cyklu(onboarding, objednanie, fakturácia): delené 3 až 5

Bežné chyby

• Digitalizácia papierového procesu tak, ako je (premeškanie príležitosti na optimalizáciu)
• Skladujte nástroje bez toho, aby ste ich integrovali
• Nie tréning → odpor k zmenám
• Ignorovanie súladu s GDPR a zákonnej archivácie
• Podcenenie nákladov na integráciu

Ako vám Certyneo pomáha

Certyneo pokrýva súčasť „elektronického podpisu“ každého administrátorského projektu digitalizácie. Integruje sa s HR nástrojmi (PayFit, Lucca), výkazmi výdavkov (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

často kladené otázky

Koľko stojí digitalizácia?

Veľmi variabilné. Rozsah „podpis + výkazy výdavkov + dovolenka“ je približne 3-10 EUR/používateľ/mesiac.

Akú návratnosť investícií očakávať?

Typicky 6 až 18 mesiacov, kratšie pre veľké objemové prietoky.

Potrebujete CIO na riadenie?

Odporúča sa pre stredne veľké spoločnosti, nie je potrebné pre MSP, ktoré sa môžu spoľahnúť na externého poradcu.

Sú všetky nástroje v súlade s GDPR?

Uprednostňujte riešenia EÚ na zjednodušenie dodržiavania predpisov.

Ako presvedčiť tímy?

Začnite tým najbolestivejším procesom. Viditeľná oblasť záujmu odomkne zvyšok.

Záver

Digitalizácia administrátora je trajektória, nie projekt „veľkého tresku“. Začnite s tokmi s najvyššou návratnosťou investícií, merajte, rozširujte. Za 18 mesiacov sa spoločnosť transformovala.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.