Uchovávanie elektronicky podpísaných dokumentov

Prečo je uchovanie nevyhnutné

Prečo je uchovanie nevyhnutnéElektronický podpis má hodnotu len vtedy, ak je dôkaz možné vyhľadať a overiť. Spory môžu vzniknúť 5, 8 alebo 10 rokov po podpise. Preto je dôležitá správnaarchivácia ⬥⬥⬥.

archivácia ⬥⬥⬥.

• Zákonné trvanie vo FrancúzskuObchodné zmluvy ⬥⬥⬥: 10 rokov (článok L.123-22)
• Pracovné zmluvy ⬥⬥⬥: 5 rokov po skončení ⬬⬥⬥ Faktúra: 0 rokov 6 rokov (daň)Pracovné zmluvy ⬥⬥⬥: 5 rokov po skončení ⬬⬥⬥ Faktúra: 0 rokov 6 rokov (daň)
• Prenájmy ⬥⬥⬥: doba trvania + 5 rokovPoistné zmluvy ⬥⬥⬥: 2 až 10 rokov v závislosti od typu
• Notárske zápisnice ⬥⬥0 rokov⬥⬥:Notárske zápisnice ⬥⬥0 rokov⬥⬥:
• aaudit trail za najdlhšie použiteľné obdobie.
• Archívne formátyArchívne formáty

Spoluexistuje niekoľko formátov PAdES:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: jednoduchý podpisPAdES-B-T ⬥⬥⬥ES---t PAdES: + kvalifikované časy ⬥⬥⬥: + reťazec certifikátov (overenie offline)

PAdES-B-T ⬥⬥⬥ES---t PAdES: + kvalifikované časy ⬥⬥⬥: + reťazec certifikátov (overenie offline)

PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodické časové pečiatky (platnosť na niekoľko desaťročí)

• Pre dlhodobé dokumenty zvoľte ⬥⬥⬥LTAdES⬥-BElektronický archivačný systém (SAE)
• Elektronický archivačný systém (SAE)SAE so zárukou dôkaznej hodnoty:
• Integrita (overené odtlačky prstov)Autenticita (podpis zostal v platnosti)
• Autenticita (podpis zostal v platnosti)spätná sledovateľnosť (prenos protokolu) možné)

Francúzska normaNF Z42-013NF Z42-013

špecifikuje požiadavky.

Osvedčené postupy

• Uchovávajte PDF + audit trail, nikdy jeden bez druhého
• Uchovávajte PDF + audit trail, nikdy jeden bez druhého
• Uložte si v niekoľkých kópiách (geografická redundancia)
• Pravidelne kontrolujte integritu (6-12 mesiacov)

⬥⬥⬥⬥⬥⬥Trvanie obnovy dokumentu ročne

Časté chyby

• Uchovávajte iba PDF
• Uchovávajte iba PDF
• Uchovávajte na jednom médiu
• Používajte cloud bez retenčných doložiek
• Zabudnite na konkrétne trvanie (bankovanie, zdravie)

Zabudnite na konkrétne trvanie (bankovanie, zdravie)

• Strata kľúčov, ak je archív zašifrovaný externe ⬬d archivácia ⬬d archivácia
• Interné ⬥⬥⬥: úplná kontrola, počiatočná investícia.
• Outsourcované ⬥⬥⬥: prostredníctvom platformy alebo poskytovateľa služieb. Nižšie náklady, prevádzková vykládka, klauzuly o vratnosti kontroly.
• Outsourcované ⬥⬥⬥: prostredníctvom platformy alebo poskytovateľa služieb. Nižšie náklady, prevádzková vykládka, klauzuly o vratnosti kontroly.
• Väčšina MSP uprednostňuje externé archivovanie zahrnuté v pláne.

Ako vám Certyneo pomáha

Certyneo zahŕňaCertyneo zahŕňa10-ročnú archiváciuvo všetkých plánoch. Každý dokument je zachovaný pomocou PDF PAdES-B-T, úplný audit trail, metadáta. Infraštruktúra replikovaná v EÚ (Nemecko, IONOS) s verziou. Exportujte archívy jedným kliknutím.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQPotrebujem certifikovaný SAE?Nevyžaduje sa, ale odporúča sa pre dokumenty s vysokým podielom. NF Z42-013 poskytuje predpoklad spoľahlivosti.

Nevyžaduje sa, ale odporúča sa pre dokumenty s vysokým podielom. NF Z42-013 poskytuje predpoklad spoľahlivosti.

Môžem si ponechať iba PDF?

Technicky áno, ale samostatný audit trail je stále užitočný.

Ak moja platforma zmizne?

Ak moja platforma zmizne?

PAdES PDF súbory zostávajú overiteľné offline. Pravidelne exportujte audit trail.

Je archivácia drahá?

Nie, veľmi úsporné v porovnaní s papierom. Väčšina platforiem ho obsahuje.

Nie, veľmi úsporné v porovnaní s papierom. Väčšina platforiem ho obsahuje.

Kedy začína 10-ročné obdobie?

Obchodná zmluva: koniec realizácie. Pracovná zmluva: koniec zmluvy.

Záver

Záver

Konzervácia je životnou poistkou vašich podpisov. Vyberte si dlhý a solídny archív, pravidelne ho kontrolujte.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.