Порядок работы с электронной подписью: полное руководство

Что такое процесс подписи

Что такое процесс подписиПроцессподписи

— это последовательность организованных шагов, приводящих к подписанию документа: порядок подписантов, условия, напоминания, уведомления. Чем больше рабочий процесс адаптирован к процессу, тем быстрее подписи.

— это последовательность организованных шагов, приводящих к подписанию документа: порядок подписантов, условия, напоминания, уведомления. Чем больше рабочий процесс адаптирован к процессу, тем быстрее подписи.

Два основных типа заказа

Параллельный заказВсе подписывающие стороны получают конверт одновременно и могут подписаться независимо.Все подписывающие стороны получают конверт одновременно и могут подписаться независимо.Преимущества ⬥⬥⬥: скорость, отсутствие узких мест.

Вариант использования ⬥⬥⬥: взаимное соглашение о неразглашении, двусторонний договор, где порядок не имеет значения.

Последовательный порядок

Последовательный порядокКаждый подписавшийся подписывает после предыдущего. Конверт передается от подписавшего к подписавшему.Преимущества ⬥⬥⬥: соблюдение иерархии проверок, каждый актор видит предыдущие проверки.Варианты использования ⬥⬥⬥: контракты, предполагающие проверку менеджером, а затем управление, аренда с залогом.

Варианты использования ⬥⬥⬥: контракты, предполагающие проверку менеджером, а затем управление, аренда с залогом.

• Типичные ролиПодписавшее лицо ⬥⬥⬥: подписывает документ
• Утверждающее лицо ⬥⬥⬥: проверяет без подписи (цепочка проверки)Утверждающее лицо ⬥⬥⬥: проверяет без подписи (цепочка проверки)
• Копия (CC) ⬥⬥⬥: получает окончательный документ без подписиЭмитент ⬥⬥⬥: отправитель, часто также и подписавший
• Напоминания и уведомленияНапоминания и уведомления

Современная платформа позволяет настроить:

частоту и количество напоминаний подписавшимся

• уведомления отправителя в реальном времени (email, Slack, Teams)
• уведомления отправителя в реальном времени (email, Slack, Teams)
• веб-перехватчики для подачи в CRM/ERP
• внутренние напоминания, если они заблокированы

Срок действия и отмена

Срок действия и отмена

Всегда устанавливайте дату истечения срока действия (обычно 15–30 дней). Конверт с истекшим сроком действия автоматически архивируется как «неподписанный», что освобождает панель управления.

В ходе процесса эмитент также может вручную отменить конверт (отзыв), что полезно в случае обнаружения ошибки.

Интеграция

• ИнтеграцияМощный рабочий процесс интегрируется с вашими инструментами:
• CRM ⬥⬥⬥: триггерная отправка, когда сделка «закрыта выиграна»HRIS ⬥⬥⬥: отправка контракта, когда кандидат «нанят»
• ERP ⬥⬥⬥: создайте заказ на заказ, когда предложение будет принятоERP ⬥⬥⬥: создайте заказ на заказ, когда предложение будет принято
• Пользовательские веб-перехватчики ⬥⬥⬥: уведомите свои внутренние системыПередовые методы проектирования

Минимизируйте количество подписавшихся (каждый дополнительный человек удлиняет цикл)

• Минимизируйте количество подписавшихся (каждый дополнительный человек удлиняет цикл)
• Уточните роли (подписавший против утверждающего) Не срок действия
• Отсутствие интеграции → повторный ввод вручную
• Недостаточное количество уведомлений подписантам
• Недостаточное количество уведомлений подписантам

Конкретный случай: многосторонний договор

• Партнерский договор между 3 компаниями. Оптимизированный рабочий процесс:
• Подготовка PDF-файла компанией A
• Подготовка PDF-файла компанией A
• Отправка в параллельном порядке 3 подписавшим сторонам (по одному на компанию)
• Автоматический перезапуск D+3, если не подписан

Все подписавшиеся стороны уведомляются в режиме реального времени

Все подписавшиеся стороны уведомляются в режиме реального времени

• Webhook инициирует открытие партнерского счета после последней подписи
• Общий цикл: 24-48 часов против 2-3 недель на бумаге.
• Как Certyneo помогает вам
• Как Certyneo помогает вам
• Certyneo позволяет создавать гибкие рабочие процессы: параллельные, последовательные, смешанные, утверждающие, CC, настраиваемые напоминания, пользовательские веб-перехватчики, встроенную интеграцию CRM/HRIS/ERP. Визуальный редактор для настройки без кода.

Откройте для себя решение для электронной подписи Certyneo

Часто задаваемые вопросы

Часто задаваемые вопросы

Когда использовать последовательный порядок?

Когда одна проверка должна предшествовать следующей (менеджер → директор → окончательный контракт).

Сколько максимум подписантов?

Сколько максимум подписантов?

Технически не ограничено. После 5-6 цикл значительно удлиняется. ⬥⬥⬥Можем ли мы совмещать параллельный и последовательный порядок?

Да, со «смешанными» рабочими процессами: объединение параллельных групп.

Как быть с отсутствующим подписантом?

Как быть с отсутствующим подписантом?

Передайте другому уполномоченному лицу с подписью или отложите конверт.

Работают ли вебхуки в режиме реального времени?

Да, срабатывает при каждом изменении состояния конверта.

Да, срабатывает при каждом изменении состояния конверта.

Заключение

Разработка хорошего рабочего процесса — это разница между инструментом, который работает, и инструментом, который трансформирует. Потратьте 30 минут на разработку идеального рабочего процесса и сэкономите месяцы проблем.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.