Электронная подпись для HR: руководство

Почему HR переходит на электронную подпись

Почему HR переходит на электронную подпись

HR-отделы обрабатывают десятки договорных документов в месяц: постоянные контракты, срочные контракты, поправки, обещания трудоустройства, соглашения о удаленной работе, условное увольнение. Каждый бумажный цикл занимает 3-10 рабочих дней. В электронной подписи тот же цикл сокращается до нескольких часов.

• Помимо экономии времени, отдел кадров получит:
• превосходную отслеживаемость при проверках URSSAF/инспекции труда
• модернизированный опыт кандидатов (без сканирования/распечатки дома)
• сокращение ошибок (подписание неправильной версии)

централизацию личных файлов в HRIS

• Обычно подписанные кадровые документыТрудовые договоры
• CDI, CDD, программа работы и обучения
• Трудовые обещания
• Изменения (зарплата, должность, рабочее время, удаленная работа)
• Договоры между предприятиями и филиалами
• Договоры между предприятиями и филиалами
• Условное увольнение
• Планы стимулирования, участие

Внутренние правила (конспект)

Отчеты о расходахРекомендуемый уровень подписиДля кадровых документоврасширенная подпись (AES)является стандартом. Он обеспечивает двухфакторную идентификацию (электронная почта + одноразовое SMS-сообщение), которая обеспечивает доказательства в случае судебного разбирательства в промышленном трибунале — см.

юридическую силу ⬥⬥⬥.

Для некоторых внутренних документов с низкими ставками (сертификатов, коллекций) может быть достаточно простой подписи.

• Измеримые преимуществаСокращение времени адаптации ⬥⬥⬥: кандидат, принятый утром, может подписать контракт во второй половине дня
• Сокращение времени адаптации ⬥⬥⬥: кандидат, принятый утром, может подписать контракт во второй половине дняСнижение процента неявок ⬥⬥⬥: контракты больше не будут «забыты» на кухонном столе
• Административная выгода ⬥⬥⬥: на 2–3 часа меньше на файл (напоминания, сканирование, классификация)Соответствие требованиям ⬥⬥⬥: контрольный журнал может быть применен в случае спора
• Интеграция с вашим HRISСовременная платформа взаимодействует с текущими HRIS (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) через API или Запир. Изменения могут быть автоматически сформированы по шаблону, отправлены сотруднику, а подписанный документ автоматически подшит в личное дело.

Ошибки, которых следует избегать

Выбор простой подписи для трудового договора: слабое доказательство

Не ведение контрольного журнала в течение 5 лет после окончания контракта

• Забывание упомянуть о праве на предварительную информацию (обязательные документы для приложения)
• Систематическая распечатка подписанного контракта (потеря доказательной силы)
• Конкретный пример: ускоренная адаптация
• МСП, насчитывающая 80 сотрудников, внедрило адаптацию с помощью электронной подписи. Новый маршрут:

МСП, насчитывающая 80 сотрудников, внедрило адаптацию с помощью электронной подписи. Новый маршрут:

Кандидат принимается по электронной почте → автоматическое формирование CDI из шаблона

1. Отправка AES с OTP SMS → подпись в течение часа
2. Автоматическая классификация в файле PayFit
3. Отправка приветственных документов (ИТ-устав, внутренние регламенты) для группового сбора AES
4. Результат: время подготовки к адаптации разделить на 4, потеряно 0 контрактов, файлы URSSAF постоянно обновляются.

Как Certyneo помогает вам

Certyneo предлагает пакет HR с предварительно настроенными шаблонами для текущих контрактов (CDI, CDD, работа-учеба, поправки), расширенной подписью по умолчанию, встроенной интеграцией с основными HRIS и включенным 10-летним архивированием.

Менеджеры по персоналу могут отслеживать статус каждого контракта в режиме реального времени с помощью специальной информационной панели и экспортировать контрольный журнал для контроля.

Откройте для себя решение электронной подписи Certyneo

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подписать трудовой договор в СЭС?

Технически да, но доказательства слабы. AES рекомендуется для всех трудовых договоров.

Технически да, но доказательства слабы. AES рекомендуется для всех трудовых договоров.

Можно ли подписать поправку вне помещения?

Да, это даже один из главных плюсов.

Стоит ли сохранять бумажную версию?

Нет. PDF-файл, подписанный PAdES, имеет ту же ценность. Будьте осторожны, сохраняя контрольный след.

Следует ли консультироваться с IRP?

Нет, электронная подпись не является коллективной мерой по смыслу Трудового кодекса.

Работает на международном уровне?

Да в ЕС (взаимное признание). За пределами ЕС проверьте местное законодательство.

Вывод

HR, использующие электронные подписи, получают скорость, соответствие требованиям и опыт кандидатов. Это один из самых очевидных показателей рентабельности цифровой трансформации в бизнесе.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.