Как сократить время подписания?

Почему подписи занимают так много времени

Почему подписи занимают так много времени

• Задержки с подписями редко происходят из-за нежелания подписавшихся. Чаще:
• технические трудности (документ нужно распечатать/сканировать)
• забывание (электронное письмо зарыто во входящих)
• сложный процесс (несколько частей, плохо определенный порядок)

не очень эргономичный инструмент

Сокращение этих задержек означает атаку на каждую точку трения.

1. Переходите на 100% цифровой формат

Если подписывающему лицу все равно нужно распечатать или отсканировать, вы платите за 2-5 дней задержки. Сквозная электронная подпись устраняет это противоречие.

2. Установите автоматические напоминания

Запланируйте напоминание на D+3, а второе на D+7 удваивает количество подписей в течение 10 дней. Современные платформы интегрируют его изначально.

3. Отдавайте предпочтение мобильным устройствам

80% подписавшихся открывают электронное письмо на мобильном телефоне. Платформа, ориентированная на мобильные устройства, позволяет подписывать документы напрямую, не переключаясь на компьютер, что экономит несколько часов.

4. Используйте шаблоны

Каждая минута, потраченная на подготовку документа, — это минута, задерживающая его отправку. Шаблоны для 5-10 повторяющихся документов (стандартные контракты, котировки, NDA) делят подготовку на 10.

5. Разумно расположите подписи5. Разумно расположите подписиПараллельный порядок ⬥⬥⬥: все подписывают одновременно — идеально, когда порядок не имеет значения.Последовательный порядок ⬥⬥⬥: один подписавшийся за другим — необходим для иерархической проверки. Выбирайте в зависимости от контекста.

6. Переключитесь на AES (не QES)

РасширенныйПодпись (AES)добавляет аутентификацию OTP без серьезных проблем (2 дополнительные минуты). Это усиливает доказательства, не ухудшая опыт.QES ⬥⬥⬥, с другой стороны, часто требует тщательной проверки личности — ее следует использовать в случаях, когда она требуется.7. Интеграция с вашими инструментами

CRM, которая автоматически инициирует отправку на подпись при принятии предложения, исключает многочасовое человеческое вмешательство. См.

автоматические напоминания ⬥⬥⬥.8. Отслеживайте показателиИзмеряйте:

среднее время между отправкой и подписанием

количество подписей в Д+1, Д+3, Д+7

• причины неудач (отказ, истечение срока действия)
• причины неудач (отказ, истечение срока действия)
• Выявление проблемных мест позволяет их исправить.

Частые ошибки

Отправка слишком большого количества документов в одном конверте (перегрузка подписывающего лица)

• Забывание объясниться с подписывающим лицом, которое никогда не подписывало электронно
• Установление слишком короткого срока действия (ненужное давление)
• Не включая естественный срок
• Конкретный случай: отдел продаж

Команда из 10 продавцов обрабатывала 200 подписей в месяц со средним сроком 7 дней. После:

шаблоны для 5 повторяющихся контрактов

• систематические SMS-сообщения AES + OTP
• автоматические напоминания D+2, D+5
• интеграция с HubSpot
• → медианная задержка 1,5 дня, процент подписей на D+7 увеличился с 65% до 92%.

Как Certyneo помогает вам

Certyneo изначально включает в себя автоматические напоминания, многократно используемые шаблоны, параллельный/последовательный порядок, ориентацию на мобильные устройства и интеграцию с CRM. Аналитическая панель для выявления проблемных мест в циклах вашей подписи.

Certyneo изначально включает в себя автоматические напоминания, многократно используемые шаблоны, параллельный/последовательный порядок, ориентацию на мобильные устройства и интеграцию с CRM. Аналитическая панель для выявления проблемных мест в циклах вашей подписи.

Откройте для себя решение для электронной подписи Certyneo

Часто задаваемые вопросы

Сколько напоминаний оптимально?

В общем 2 на 3, дальше навязчиво.

Должны ли мы установить срок действия?

Да, 15-30 стандартных дней. Короче = ненужное давление. Дольше = забытый документ.

Действительно мобильные устройства?

Да, сегодня более 80% подписей делается на мобильных устройствах.

Отправить нескольким контактам одного и того же клиента?

Да, если вы не знаете, кто имеет право подписи.

Можно ли вернуть просроченный документ?

Нет, вам нужно отправить новый конверт.

Заключение

Сокращение времени подписания является рычагом повышения производительности и денежного потока. Атакуйте все каменные точки и делите свои циклы на 5 или более.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.