Управление медицинским офисом: соблюдение юридических и административных требований

Медицинская практика подпадает под действие трёх правовых режимов, которые не имеют ни одного и того же контролирующего органа, ни одного и того же графика, ни одних и тех же санкций: это деонтологические и профессиональные обязательства, обязательства работодателя, а также обязательства, применимые к медицинским данным. Сложность заключается не в сложности каждого из них, а в том, что они развиваются параллельно — и нарушение в одном из них часто выявляется в ходе проверки, касающейся другого.

Учреждение и правовые рамки деятельности

Осуществление профессиональной деятельности предполагает внесение в реестр соответствующей профессиональной ассоциации и регистрацию диплома. Договор о профессиональной деятельности — об ассоциации, свободном сотрудничестве, замещении — должен быть представлен в профессиональную ассоциацию, которая проверяет его соответствие этическим нормам.

На данном этапе часто недооцениваются три момента:

• La условие о неконкуренции или о запрете на повторное трудоустройство условие, включённое в договор о сотрудничестве, должно быть ограничено во времени и пространстве, а также соразмерно. Чрезмерное условие отклоняется, но лучше договориться о нём, чем оспаривать в суде.
• Данная договор о замещении должно быть составлено и передано в соответствии с установленным порядком, в том числе в случае кратковременной замены.
• L'страхование профессиональной гражданской ответственности Договор должен быть заключён до совершения первого юридического действия, при этом особое внимание следует уделить учету прошлых периодов, если ранее уже проводился подобный процесс — эта тема подробно рассмотрена в нашей статье о профессиональная гражданско-правовая ответственность.

Юридическая фирма как работодатель

С момента найма первого сотрудника — секретаря, помощника, медсестры — компания становится работодателем, на которого распространяются трудовое законодательство и применимый коллективный договор.

Наиболее значимыми обязательствами являются те, отсутствие которых сразу же выявляется в ходе проверки: предварительное уведомление о приеме на работу, письменный договор, если он требуется, обязательные объявления, единый реестр персонала, информационно-профилактическая инспекция, а также Единый документ по оценке профессиональных рисков.

Последний элемент чаще всего отсутствует в небольших организациях, хотя он является обязательным уже с момента найма первого сотрудника. В медицинской практике он должен охватывать специфические риски: биологическое воздействие, погрузочно-разгрузочные работы, психосоциальные риски и работу за компьютером.

К этому добавляется учет рабочего времени в случаях, когда графики работы не являются коллективными; доказательная значимость этого вопроса подробно рассмотрена в нашей статье о сверхурочные.

Медицинские данные в повседневной жизни

Это тот режим, нарушения которого обходятся дороже всего, и всё решается в повседневных действиях.

Юридическая фирма — это ответственное лицо за обработку данных данных своих пациентов. Он обязан вести реестр обработок, информировать пациентов, определять сроки хранения данных и регулировать отношения с субподрядчиками на договорной основе — разработчиком программного обеспечения, хостинг-провайдером, поставщиком услуг удаленного секретариата.

Из этого вытекают три практических требования:

• L'хостинг Хранение данных должно обеспечиваться сертифицированным для этих целей субъектом, в том числе в случаях, когда специализированное программное обеспечение используется в режиме онлайн.
• Эти разрешения должны быть индивидуальными и дифференцированными: учетная запись, совместно используемая несколькими лицами, делает невозможным отслеживание и сама по себе представляет собой нарушение.
• Эти обмен мнениями Обмен медицинскими данными между специалистами требует использования безопасной системы обмена медицинскими сообщениями, а не обычной системы обмена сообщениями для широкой публики.

Ведение журнала доступа и сроки хранения, характерные для медицинской карты, подробно описаны в нашей статье о электронная медицинская карта, а также правила обмена данными в статье, посвящённой врачебная тайна.

Прием посетителей и помещения

Контора является учреждением, открытым для публики, что влечет за собой обязательства подоступность и пожарная безопасность соразмерные его категории. Должен быть доступен публичный реестр доступности.

Кроме того, здесь приводятся сведения о размере гонораров и условиях оказания услуг, а также информация о порядке урегулирования споров.

Управление отходы медицинской деятельности, представляющие инфекционный риск Осуществляется в рамках специальной процедуры, предусматривающей соглашение с аккредитованным поставщиком услуг и хранение контрольных ведомостей. Это простой и часто проводимый контрольный пункт.

Выставление счетов и взаимодействие с системой медицинского страхования

Выставление счетов осуществляется в соответствии с действующими тарифными сетками и нормативными актами о превышении гонораров, информация о которых подлежит обязательному раскрытию.

Два вида обязательств по ведению документации следует организовать заранее: хранение медицинские карты и подтверждающие документы в соответствии с применимыми сроками хранения, а также отслеживаемость требования, рамки которых изложены в нашей статье о цифровые постановления.

Проверка со стороны медицинской страховой компании в основном касается соответствия между выставленными счетами и медицинскими картами пациентов. Именно в этом аспекте качество ведения медицинской документации оказывает прямое влияние, выходящее далеко за рамки её медицинской функции.

Сценарии использования

Первый наем сотрудника. Обработайте в указанном порядке: предварительное заявление, письменный договор, регистрация в службе гигиены и охраны труда, единый документ. Последний чаще всего упускается из виду и наиболее систематически запрашивается.

Смена отраслевого программного обеспечения. Перед подписанием проверьте сертификат хостинга, возможность восстановления данных и формат экспорта. Миграция без плана восстановления подвергает риску потери документов, на которые по-прежнему распространяются сроки хранения.

Объединение нескольких практикующих специалистов. Разграничение прав доступа к медицинским картам в зависимости от медицинского работника и пациента. Принадлежность к одной и той же организации не означает участия в лечении каждого конкретного пациента.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли единый документ в небольшой юридической фирме? Да, начиная с первого сотрудника, без ограничений по численности персонала. Он должен охватывать риски, характерные для данной деятельности, включая биологические и психосоциальные риски.

Нужен ли сертифицированный хостинг-провайдер для онлайн-программного обеспечения? Да, если медицинские данные хранятся от имени медицинской практики. Ответственность за проверку лежит на медицинской практике как на контролере обработки данных.

Допустимо ли использование общей учетной записи на компьютере? Нет. Полномочия должны быть индивидуальными, в противном случае невозможно обеспечить отслеживаемость доступа — что само по себе является нарушением.

Можно ли обмениваться данными пациентов по обычной электронной почте? Нет. Обмен медицинскими данными между специалистами требует использования специальной защищённой системы обмена сообщениями.

Какие обязательства существуют в отношении отходов медицинского обслуживания? Специализированная система, соглашение с аккредитованным поставщиком услуг и хранение контрольных ведомостей, предоставление которых регулярно запрашивается в ходе проверок.

Является ли положение о запрете на переустановку действительным? Только в том случае, если она ограничена во времени и пространстве и соразмерна защите законных интересов. Чрезмерное условие отклоняется судом.

Что нужно запомнить

Три режима развиваются параллельно, и у каждого есть свой контролер. Проще всего обеспечить соответствие требованиям в режиме «работодатель», где нарушения заметны, а меры по их устранению известны — в первую очередь это касается единого документа. Наиболее затратным является режим данных о здоровье, в котором обычные действия приводят к нарушениям: совместный аккаунт, почтовые сервисы для широкой публики, непроверенный хостинг.

Существует механизм, который одновременно удовлетворяет всем трем требованиям, и именно с него следует начать: индивидуальные и дифференцированные права доступа в сочетании с ведением журнала доступа. Они подтверждают соблюдение принципа «необходимости для выполнения задачи», защищают специалиста в случае обвинений в несанкционированном доступе и служат требуемым доказательством как при проверке счетов, так и в случае привлечения к ответственности.