Хранение документов, подписанных электронной подписью

Почему сохранение важно

Почему сохранение важноЭлектронная подпись имеет ценность только в том случае, если ее доказательство остается доступным для поиска и проверки. Споры могут возникнуть через 5, 8 или 10 лет после подписания. Отсюда важность правильногоархивирования ⬥⬥⬥.

Юридический срок во Франции

• Коммерческие договоры ⬥⬥⬥: 10 лет (статья L.123-22)Трудовые договоры ⬥⬥⬥: 5 лет после окончания
• Трудовые договоры ⬥⬥⬥: 5 лет после окончанияСчета-фактуры ⬥⬥⬥: 10 лет (бухгалтерский учет), 6 лет (налоги)
• Аренда ⬥⬥⬥: срок + 5 летДоговоры страхования ⬥⬥⬥: от 2 до 10 лет в зависимости от типа
• Нотариальные акты ⬥⬥⬥: 30 летСохранять PDF-файл
• Сохранять PDF-файли
• журнал аудита за самый длительный применимый период.Архивные форматы

Сосуществуют несколько форматов PAdES:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: простая подписьPAdES-B-B ⬥⬥⬥: простая подпись

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + квалифицированная временная метка

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + цепочка сертификатов (офлайн-проверка)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + периодические временные метки (срок действия несколько десятилетий)Для долгосрочных документов выберите
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .Электронная система архивирования (SAE)
• SAE с гарантиями доказательной силы:Целостность (проверенные отпечатки пальцев)

Подлинность (подпись остается действующей)Подлинность (подпись остается действующей)Прослеживаемость (журнал консультаций)

Реверсивность (возможен экспорт)

Французский стандарт

• NF Z42-013
• определяет требования.
• определяет требования.
• Лучшие практики

Сохраняйте PDF + контрольный журнал, никогда один без другогоСохраняйте в нескольких копиях (географическая избыточность)Периодически проверяйте целостность (6–12 месяцев)

Срок действия документа по типу документа

• Срок действия документа по типу документа
• Ежегодно тестируйте восстановление
• Частые ошибки
• Храните только PDF-файл
• Храните на одном носителе

Используйте облако без условий хранения

• Используйте облако без условий хранения
• Забудьте об определенных сроках (банковские операции, здоровье)
• Потеряйте ключи, если архив зашифрован
• Внутреннее или аутсорсинговое архивирование
• Внутреннее ⬥⬥⬥: тотальный контроль, первоначальные инвестиции.

Аутсорсинг ⬥⬥⬥: через платформу или поставщика услуг. Меньшая стоимость, оперативная разгрузка, проверка условий обратимости.

Аутсорсинг ⬥⬥⬥: через платформу или поставщика услуг. Меньшая стоимость, оперативная разгрузка, проверка условий обратимости.Большинство МСП отдают предпочтение аутсорсинговому архивированию, включенному в план.Как Certyneo помогает вамCertyneo включает

10-летнее архивирование

во все планы. Каждый документ сохраняется в формате PDF PAdES-BT, полный контрольный журнал и метаданные. Инфраструктура реплицируется в ЕС (Германия, IONOS) с управлением версиями. Экспортируйте архивы в один клик.

во все планы. Каждый документ сохраняется в формате PDF PAdES-BT, полный контрольный журнал и метаданные. Инфраструктура реплицируется в ЕС (Германия, IONOS) с управлением версиями. Экспортируйте архивы в один клик.Откройте для себя решение для электронной подписи CertyneoЧасто задаваемые вопросы

Нужен ли мне сертификат SAE?

Не требуется, но рекомендуется для документов с высокими ставками. NF Z42-013 обеспечивает презумпцию надежности.

Могу ли я оставить только PDF-файл?

Могу ли я оставить только PDF-файл?

Технически да, но отдельный контрольный журнал по-прежнему полезен.

Если моя платформа исчезнет?

PDF-файлы PAdES можно проверить в автономном режиме. Регулярно экспортируйте журнал аудита.

Архивирование — это дорого?

Нет, очень экономично по сравнению с бумагой. Большинство платформ включают его.

Нет, очень экономично по сравнению с бумагой. Большинство платформ включают его.

Когда начинается 10-летний период?

Коммерческий договор: окончание исполнения. Трудовой договор: окончание договора.

Вывод

Сохранность – это страховка жизни ваших подписей. Выбирайте длинный и солидный архив, периодически проверяйте его.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.