Бухгалтерский учет: выполнение юридических обязательств

Бухгалтерский учёт — это не ежегодная декларативная обязанность: это обязанность непрерывная, регулярность которой оценивается на протяжении всего отчётного периода. Именно этот нюанс определяет исход проверки. Бухгалтерский учёт, восстановленный задним числом, даже если он точен, несёт выдающие его признаки — сгруппированные записи, прерывистую нумерацию, отсутствующие документы — и ослабляет все позиции, занятые предприятием.

Кого это касается и в какой степени

Любое физическое или юридическое лицо, имеющее статус коммерсанта, обязано хронологически регистрировать движения, затрагивающие его имущество, проводить инвентаризацию не реже одного раза в год и составлять годовую отчётность.

Объём обязанности затем varies в зависимости от режима налогообложения:

• Микропредприятие: книга учёта доходов, дополненная реестром закупок для торговой деятельности. Ни баланса, ни отчёта о прибылях и убытках не требуется.
• Упрощённый режим реального налогообложения: полный бухгалтерский учёт с упрощённым представлением годовой отчётности и возможностью учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность только на дату закрытия периода.
• Обычный режим реального налогообложения: полный бухгалтерский учёт и детализированная годовая отчётность.

Для самых маленьких структур предусмотрено послабление: они могут вести кассовый учёт в течение отчётного периода при условии проведения необходимых корректировок на момент закрытия. Это послабление касается только периодичности учёта, но никогда не полноты данных.

Обязательные учётные книги

Три документа составляют основу учёта и запрашиваются в первую очередь при проверке.

Журнал хозяйственных операций регистрирует движения в хронологическом порядке, операцию за операцией. Хронология — это не просто условность оформления: запись, датированная задним числом или вставленная вне последовательности, является признаком нерегулярного учёта.

Главная книга воспроизводит те же записи, распределённые по счетам согласно плану счетов.

Книга инвентаризации, требование по которой было смягчено, фиксирует элементы актива и пассива, выявленные в ходе ежегодной инвентаризации.

К этим книгам добавляется, для предприятий, ведущих компьютеризированный учёт, обязанность иметь возможность предоставить файл учётных записей в стандартизированном формате. Его отсутствие или несоответствие карается штрафом независимо от качества самой отчётности.

Оправдательные документы

Каждая запись должна подкрепляться документом, датированным и обладающим доказательной силой. Именно это условие приводит к потере наибольшего числа вычетов, и оно носит чисто документальный характер: реальный расход, произведённый в интересах предприятия, становится невычитаемым при отсутствии соответствующего оправдательного документа.

Счёт-фактура должен содержать обязательные реквизиты — идентификацию сторон, номер, дату, наименование, цену, ставку и сумму НДС, сведения о сроках и штрафных санкциях. Чек по банковской карте не является счётом-фактурой: он подтверждает факт оплаты, но не характер и не получателя расхода.

Повсеместное внедрение электронного выставления счетов меняет суть вопроса. Соответствие теперь оценивается не только по самому документу, но и по надёжному аудиторскому следу: способности связать каждый счёт с соответствующим хозяйственным потоком и платежом документированным и постоянным образом — это требование подробно рассмотрено в нашей статье о надёжном аудиторском следе.

Сроки хранения документов

Книги, реестры и оправдательные документы хранятся десять лет с момента закрытия отчётного периода. Этот срок дольше, чем срок, в течение которого налоговый орган может провести проверку, — он охватывает три предшествующих отчётных периода, — и именно это часто приводит к тому, что некоторые предприятия уничтожают документы слишком рано.

К этому добавляются два правила. Документы, относящиеся к основным средствам, должны храниться дольше — пока актив числится на балансе и в течение установленных сроков после его выбытия, поскольку они подтверждают амортизируемую стоимость и прирост стоимости при выбытии. А корпоративные документы подчиняются собственным срокам хранения, обычно более длительным.

Хранение в электронном виде допускается при условии обеспечения целостности, читаемости и возможности воспроизведения документов на протяжении всего срока. Обычная папка с файлами не отвечает этим требованиям: необходимо архивирование с доказательной силой.

На что в первую очередь смотрит проверка

Проверяемые аспекты остаются неизменными от проверки к проверке, что позволяет к ним подготовиться:

• непрерывность нумерации записей и выставленных счетов.
• хронологию записей в сравнении с датами документов.
• соответствие между банковским счётом, кассой и записями.
• полноту документов — путём выборочной проверки значимых статей.
• согласованность между декларациями по НДС и данными бухгалтерского учёта.

Нерегулярный бухгалтерский учёт может быть отклонён, что открывает налоговому органу возможность реконструировать оборот компании собственными методами. Это самая тяжёлая санкция, поскольку она перекладывает бремя доказывания: предприятию затем приходится доказывать, что такая реконструкция ошибочна. Гарантии, применимые в ходе процедуры, изложены в нашей статье о налоговой проверке.

Сценарии применения

Создание предприятия. Выбирать режим налогообложения исходя из прогнозируемого объёма деятельности, а не только из административного удобства. Переход от одного режима к другому в процессе деятельности требует корректировок, которых можно избежать при заблаговременном планировании.

Задержка внесения записей. Наверстывать упущенное, соблюдая реальную хронологию документов, а не внося записи датой фактического наверстывания. Групповое внесение записей в конце отчётного периода заметно и ослабляет всю отчётность.

Закрытие периода. Проверять соответствующие отнесения — начисленные расходы, доходы к получению — а также амортизацию и резервы, упущение которых нельзя исправить в следующем отчётном периоде.

Часто задаваемые вопросы

Должно ли микропредприятие вести бухгалтерский учёт? Книга учёта доходов, дополненная реестром закупок для торговой деятельности. Ни баланс, ни отчёт о прибылях и убытках не требуются, но оправдательные документы необходимо хранить.

Сколько времени хранить документы? Десять лет с момента закрытия отчётного периода, дольше — для документов, относящихся к основным средствам, и для корпоративных документов.

Достаточно ли чека по банковской карте? Нет. Он подтверждает факт оплаты, но не характер расхода и не его получателя. Необходим счёт-фактура с обязательными реквизитами.

Можно ли хранить всё в электронном виде? Да, при условии обеспечения целостности, читаемости и возможности воспроизведения документов на протяжении всего установленного законом срока. Обычного каталога файлов недостаточно.

Что такое файл учётных записей? Стандартизированная выгрузка данных компьютеризированного учёта, предоставляемая налоговому органу в ходе проверки. Его отсутствие или несоответствие карается отдельным штрафом.

Чем грозит нерегулярный бухгалтерский учёт? Он может быть отклонён, и тогда налоговый орган реконструирует оборот компании собственными методами. Именно предприятию приходится доказывать, что такая реконструкция ошибочна.

Что важно запомнить

Регулярность бухгалтерского учёта определяется тремя наблюдаемыми характеристиками, и проверка проверяет их именно в этом порядке: хронология записей, непрерывность нумерации и наличие подтверждающего документа за каждой записью.

Эти три аспекта формируются постепенно, и наверстать упущенное здесь невозможно. Бухгалтерский учёт, восстановленный в конце отчётного периода, несёт узнаваемые следы, и риск заключается не в отклонении отдельной записи, а всей отчётности в целом — вместе с сопутствующим переносом бремени доказывания. Оборотная сторона благоприятна: именно регулярный и документированный учёт позволяет при проверке отстоять позиции, занятые в вопросах корпоративного налогообложения.