Gestão de processos notariais em linha: assinatura e acompanhamento eletrónico
Centralize a assinatura e o acompanhamento dos actos sob forma privada de cada processo cliente do seu cartório — sucessão, venda, gestão arrendatícia, indivisão — num único espaço. Cada processo agrupa os seus signatários, os seus actos assinados, o seu registo de auditoria e os seus prazos, em vez de estar disperso entre caixas de correio e arquivos em papel. Conforme com o estatuto dos notários (decreto-lei n.º 45-2590) e o regulamento eIDAS — assinatura avançada recomendada, histórico conservado por processo.
- Marco legal
- Estatuto notários · acompanhamento de processo
- Nível de assinatura
- AES eIDAS recomendada
- Arquivamento legal
- 10 anos inclusos
Por que centralizar o acompanhamento dos seus processos clientes?
Um cartório notarial processa permanentemente várias dezenas de processos em paralelo — sucessões, vendas, indivisões, mandatos de gestão — cada um envolvendo vários actos sob forma privada e vários signatários (herdeiros, co-indivisários, mandantes). Sem uma ferramenta dedicada, o acompanhamento depende de trocas de e-mails dispersas e de arquivos em papel, com um risco real de perder o rastro de um acto à espera de assinatura ou de um prazo próximo. Centralizar a assinatura eletrónica por processo permite encontrar num clique o conjunto dos actos assinados, o seu registo de auditoria e a identidade de cada signatário, e acompanhar o progresso de cada assunto sem reconstruir o histórico manualmente.
Por que assinar eletronicamente?
Um espaço por pasta de cliente
Cada assunto (sucessão, venda, condomínio, mandato de gestão) agrupa seus atos sob assinatura privada, seus signatários e seu audit trail no mesmo local, em vez de estar disperso entre caixas de correio e fichários.
Acompanhamento do progresso em um relance
Status de cada ato visível imediatamente: pendente de assinatura, assinado, reforçado. Fim dos e-mails de acompanhamento manuais para saber onde está um herdeiro ou um coproprietário.
Múltiplos signatários por pasta
Sucessão, condomínio, partilha: cada co-cliente recebe seu link pessoal com OTP SMS. Assinatura sequencial ou paralela conforme a pasta, sem nova entrada entre cada ato.
Histórico e audit trail conservados por assunto
Cada ato da pasta é arquivado com seu PDF de prova (identidade verificada por OTP SMS, timestamp, hash SHA-256). Exportável em um clique para um colega sucessor ou em caso de litígio.
Procedimento em 4 etapas
Da preparação ao arquivamento legal, em menos de 5 minutos.
1. Criar a pasta de cliente
Nomeie a pasta (nome do cliente, tipo de assunto) e prepare o primeiro ato sob assinatura privada a assinar (acordo de honorários, mandato, acordo entre clientes).
2. Adicionar os signatários da pasta
Tabelião + cliente(s) envolvido(s) no assunto. Para uma sucessão ou condomínio, adicione todos os co-clientes; cada um recebe seu link seguro pessoal.
3. Acompanhar o progresso dos atos
Cada ato da pasta exibe seu status (pendente, assinado, reforçado). Encontre em um clique o histórico completo do assunto, sem reconstruir as trocas por e-mail.
4. Arquivar e exportar a pasta
Os atos assinados e seu audit trail permanecem vinculados à pasta durante todo o período de arquivamento legal. Exportação possível para transmissão a um colega sucessor.
Perguntas frequentes
- É possível agrupar vários atos sob a mesma pasta de cliente?
- Sim. Cada pasta (sucessão, venda, condomínio, mandato de gestão) centraliza todos os seus atos sob assinatura privada, seus signatários e seu audit trail no mesmo local, em vez de tratar cada ato isoladamente.
- Como acompanhar o progresso de uma pasta com vários herdeiros?
- O status de assinatura de cada herdeiro ou coproprietário é visível em um relance (pendente, assinado, reforçado). Cada um recebe um link seguro pessoal com OTP SMS em seu próprio número.
- O acompanhamento de dossiês substitui um software de negócio notarial?
- Não — Certyneo centraliza a assinatura eletrónica e o acompanhamento dos atos sob assinatura privada do cartório; não substitui um software de gestão notarial completo nem a redação dos atos autênticos, que permanecem fora do seu âmbito.
- É possível reenviar uma notificação a um signatário que ainda não assinou o seu ato?
- Sim, um reenvio pode ser enviado diretamente a partir do dossiê, sem retomar o histórico das trocas de e-mail.
- O histórico de um dossiê é conservado após a assinatura de todos os atos?
- Sim, cada ato permanece associado ao seu dossiê com a sua pista de auditoria (identidade verificada por OTP SMS, carimbo de tempo, hash SHA-256) durante todo o período de arquivo legal, consultável a qualquer momento.
- Como transmitir um dossiê a um colega sucessor?
- Os atos assinados e a sua pista de auditoria são exportáveis a partir do dossiê, para transmissão a um colega em caso de retomada do cartório ou de cessão de clientela.
- Qual nível de assinatura para os atos de um dossiê notarial?
- Assinatura avançada (AES) recomendada para os atos sob assinatura privada do cartório — admissível em justiça (art. 1367 Código Civil), com um dossiê de prova associado a cada ato.
- Quanto custa o acompanhamento de dossiês para um cartório notarial?
- Um plano gratuito permanente permite testar em vários dossiês com uma quota mensal de envelopes. Os planos pagos adaptam-se ao volume de dossiês tratados pelo cartório.
Leia também
- Assinatura eletrônica para notários e cartórios
- Glossário — assinatura avançada (AES)
- Glossário — regulamento eIDAS
- Preços Certyneo
- Solução de assinatura eletrônica eIDAS
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- Escritura autêntica vs documento particular para notários
- Arquivar os seus actos notariais e acompanhar os seus prazos
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Centralizar o acompanhamento dos seus dossiês de clientes
Plano gratuito permanente (5 envelopes durante 14 dias, depois 2/mês), sem cartão bancário. Em conformidade com o estatuto dos notários e eIDAS. Histórico e pista de auditoria conservados por dossiê.