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Certyneo
Arquivamento 10 anos · valor probante · eIDAS AES

Arquivamento e acompanhamento dos prazos notariais eletrônicos

Conserve os atos sob sinal privado de seu cartório com valor probante durante toda a duração legal, e acompanhe os prazos neles associados — prazo de arrependimento, renovação de mandato, vencimento de convenção. Cada ato arquivado permanece consultável com seu audit trail completo (identidade dos signatários, timestamp, hash do documento), sem reconstitui o histórico manualmente no momento de uma inspeção ou litígio.

Marco legal
Arquivamento legal · valor probante
Nível de assinatura
AES eIDAS recomendada
Arquivamento legal
10 anos inclusos

Por que o arquivamento com valor probante importa para um cartório notarial?

Os atos sob sinal privado de um cartório notarial — convenções de honorários, mandatos de gestão sucessória, acordos entre clientes — devem ser conservados durante o prazo de prescrição aplicável (10 anos em regra geral para atos civis e comerciais), e permanecer oponíveis em caso de inspeção do Conselho Superior do Notariado ou litígio com um cliente. Um arquivamento com valor probante não se limita a armazenar o PDF assinado: também conserva o audit trail completo — identidade verificada do signatário, timestamp, impressão digital do documento — que demonstra a confiabilidade do ato no dia em que é contestado. Alguns atos trazem além disso um prazo próprio (prazo de arrependimento de um mandato, duração de um compromisso de confidencialidade, renovação de uma convenção) que é preciso acompanhar sem revisar manualmente cada dossier.

Por que assinar eletronicamente?

Arquivamento 10 anos inclusos

Cada ato sob sinal privado é conservado com seu audit trail durante 10 anos (prazo de prescrição de direito comum), sem procedimento adicional, com possibilidade de extensão para dossiers patrimoniais a conservar por mais tempo.

Audit trail completo e exportável

Autenticação do signatário por código SMS, timestamp RFC 3161, hash SHA-256 do documento. O PDF de prova é exportável em um clique para verificação do Conselho Superior do Notariado ou em caso de litígio.

Acompanhamento dos prazos por ato

Prazo de arrependimento, renovação de mandato, vencimento de convenção: cada ato conserva as informações necessárias para encontrar seus prazos sem retomar o dossier desde o início.

Sigilo profissional preservado no arquivamento

Cifragem TLS 1.3 em trânsito, AES-256 em repouso, isolamento rigoroso de dados por cartório, alojamento na UE (IONOS) — inclusive para atos arquivados a longo prazo.

Procedimento em 4 etapas

Da preparação ao arquivamento legal, em menos de 5 minutos.

  1. 1. Assinar o ato sob sinal privado

    O ato é assinado em assinatura avançada (AES) com autenticação por código SMS de cada cliente.

  2. 2. Arquivamento automático com valor probatório

    O ato finalizado e seu audit trail completo são arquivados automaticamente, sem manipulação adicional do cartório.

  3. 3. Acompanhar os prazos associados

    Encontre a qualquer momento os prazos específicos do ato (prazo de arrependimento, renovação, duração do compromisso) diretamente desde sua pasta.

  4. 4. Exportar em caso de fiscalização ou litígio

    O PDF de prova e o audit trail completo são exportados em um clique, para um colega sucessor, o Conselho Superior do Notariado ou qualquer tribunal.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo um tabelião deve conservar seus atos sob assinatura privada?
Mínimo 10 anos, prazo de prescrição de direito comum aplicável aos atos civis e comerciais. Para atos relacionados a um dossiê sucessório ou patrimonial, uma conservação mais longa é recomendada. Certyneo arquiva 10 anos inclusos, com extensão disponível.
O que é um arquivamento com valor probatório?
É a conservação do documento assinado acompanhada de seu audit trail completo — identidade verificada do signatário, carimbo de tempo, impressão digital do documento — que permite demonstrar a confiabilidade do ato em caso de contestação, e não apenas armazená-lo.
Como acompanhar o prazo de arrependimento de um mandato notarial?
O prazo de arrependimento aplicável a certos mandatos permanece associado ao ato arquivado, consultável desde sua pasta sem precisar retomar o histórico das trocas com o cliente.
O que acontece se um ato arquivado é contestado por um cliente?
O PDF de prova e o audit trail completo (autenticação por código SMS, timestamp RFC 3161, hash SHA-256) são exportáveis em um clique, oponíveis perante todas as jurisdições civis e comerciais e perante o Conselho Superior do Notariado em caso de litígio disciplinar.
O arquivamento eletrônico respeita o sigilo profissional notarial?
Sim — cifragem TLS 1.3 em trânsito, AES-256 em repouso, isolamento rigoroso dos dados por cartório, alojamento na UE (IONOS), DPA em conformidade com RGPD integrando as cláusulas específicas ao sigilo profissional notarial.
É possível exportar um ato arquivado para um colega sucessor?
Sim, cada ato e seu audit trail permanecem exportáveis a qualquer momento desde sua pasta, para transmissão a um colega em caso de aquisição de cartório ou cessão de clientela.
O acompanhamento dos prazos funciona também para atos multi-signatários?
Sim — para um ato envolvendo vários herdeiros ou coproprietários, o prazo permanece vinculado ao próprio ato, independentemente do número de signatários.
O arquivamento com valor probante também diz respeito ao ato autêntico eletrônico?
Não — o ato autêntico eletrônico (art. 1369 Código Civil, decreto 2005-973) é conservado conforme um dispositivo próprio à profissão notarial, fora do perímetro de Certyneo. Este arquivamento diz respeito aos atos sob assinatura privada do cartório.

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Arquivar seus atos notariais com toda a tranquilidade

Plano gratuito permanente (5 envelopes durante 14 dias, depois 2/mês), sem cartão de crédito. Arquivamento com valor probante de 10 anos incluído, conforme estatuto dos tabeliões e eIDAS.

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