Assinatura eletrônica de um pedido de compra

A ordem de compra é o documento que transforma uma proposta num compromisso. Enquanto não estiver assinada, existe apenas um orçamento; uma vez assinada, forma o contrato e desencadeia os prazos de pagamento. Assiná-la eletronicamente não altera em nada o seu valor jurídico — o Code civil reconhece ao documento eletrónico a mesma força probatória que ao papel — mas altera totalmente o prazo de obtenção, que passa de vários dias para alguns minutos.

O que uma ordem de compra deve conter

Uma ordem de compra assinada só tem interesse se estiver completa. Seis elementos são indispensáveis:

• A identificação das partes: denominação, forma jurídica, endereço, número de registo.
• A designação precisa dos bens ou serviços, em quantidade e qualidade.
• O preço, sem impostos e com todos os impostos incluídos, bem como as eventuais condições de revisão.
• Os prazos de entrega ou de execução.
• As condições de pagamento: vencimento, sinal, modalidades.
• A referência às condições gerais de venda, com a menção da sua aceitação.

Este último ponto é o que costuma ser discutido em tribunal. Apresentar as suas condições gerais não basta: é preciso demonstrar que o cliente teve conhecimento delas e as aceitou antes de se comprometer. Uma ordem de compra eletrónica resolve esta questão ao ligar o documento, as condições anexadas e o ato de assinatura num único conjunto datado — mecanismo detalhado no nosso artigo sobre a aceitação das condições gerais.

A assinatura desencadeia os prazos de pagamento

É o efeito mais concreto, e o mais frequentemente negligenciado na organização comercial.

Entre profissionais, o prazo de pagamento acordado é limitado por lei, e as penalidades por atraso são exigíveis de pleno direito, sem aviso prévio, a partir do dia seguinte ao vencimento. A isso acresce uma indemnização fixa pelas despesas de cobrança, devida por cada fatura em atraso.

Estes valores contam a partir de um vencimento calculado desde o compromisso. Cada dia ganho na assinatura é, portanto, um dia ganho na cobrança — e na prescrição, cujo ponto de partida é tratado no nosso artigo sobre a prescrição dos créditos comerciais.

Como proceder, na prática

Preparar o documento. Comece a partir de um modelo em vez de reconstruir um ficheiro cada vez: as menções em falta são a principal causa de uma ordem de compra inutilizável. O modelo de aceitação de orçamento cobre o caso mais comum, e o gerador de orçamentos produz um documento já estruturado.

Escolher o nível de assinatura. Para uma ordem de compra comercial recorrente, uma assinatura simples é suficiente: é juridicamente válida e admissível. Os níveis superiores não compram a validade, compram uma posição probatória mais confortável em caso de contestação — uma escolha a reservar para compromissos de grande relevância, aos quais se aplica a assinatura qualificada.

Enviar e acompanhar. O documento é enviado por e-mail, o cliente assina a partir do telemóvel ou do navegador, sem criar conta. Os lembretes automáticos evitam o acompanhamento manual, que é o item de tempo mais dispendioso do circuito em papel.

Conservar a prova. O que protege não é a assinatura por si só, mas o dossiê constituído em torno dela: identidade do signatário, registo de data e hora, registo de eventos, integridade demonstrável do documento. O passo a passo encontra-se na nossa página como assinar.

O que ganha, em números

O circuito em papel de uma ordem de compra — impressão, envio, lembrete, receção, arquivo — representa, em média, quarenta e cinco minutos de tempo humano acumulado, repartidos entre o comercial e o administrativo. A um custo horário corrente, isto coloca o custo real de uma ordem de compra em papel em torno de vinte e cinco euros, muito além das despesas diretas.

O detalhe deste cálculo, rubrica por rubrica, encontra-se no nosso comparativo do custo da assinatura eletrónica face ao papel. Para projetar os seus próprios volumes, o calculador de retorno sobre o investimento recebe como entrada o seu número de documentos e o seu custo horário.

Cenários de utilização

Venda à distância recorrente. Um modelo único, uma assinatura simples, lembretes automáticos. É o caso em que a diferença de prazo em relação ao papel é maior, e em que o ganho se mede tanto na taxa de conversão como no custo.

Encomenda com sinal. Fazer assinar a ordem de compra e o plano de pagamentos no mesmo envio. Separar os dois documentos cria um intervalo durante o qual o compromisso existe sem que o pagamento esteja enquadrado.

Cliente de grande conta. Vários signatários, muitas vezes em departamentos distintos. A ordem de assinatura e os lembretes por signatário evitam que o processo fique parado numa pessoa ausente. A automatização a partir de uma ferramenta de gestão passa pela API de assinatura eletrónica.

Perguntas frequentes

Uma ordem de compra assinada eletronicamente tem o mesmo valor? Sim. O documento eletrónico tem a mesma força probatória que o documento em papel, desde que o signatário possa ser identificado e a integridade do documento esteja garantida.

É necessária uma assinatura qualificada? Não, para uma ordem de compra comercial corrente. Uma assinatura simples é válida e admissível; os níveis superiores justificam-se pela importância e pelo risco de contestação, não por princípio.

O cliente tem de criar uma conta para assinar? Não. Recebe um link, abre o documento e assina a partir do navegador ou do telemóvel.

O que acontece se o cliente contestar a sua assinatura? O dossiê de prova constituído no momento da assinatura — identificação, registo de data e hora, registo de eventos — é o que permite responder. A sua robustez depende do nível escolhido.

A ordem de compra vale como contrato? Assinada pelas duas partes, forma o contrato e fixa as obrigações respetivas. É também ela que torna as condições gerais oponíveis, desde que a sua aceitação esteja comprovada.

É possível fazer assinar uma ordem de compra a partir do software de gestão? Sim, através de uma integração ou da API, o que evita a reintrodução de dados e desencadeia o envio diretamente a partir da ferramenta onde a encomenda é criada.

Para saber mais

Três formas de começar, por ordem crescente de compromisso:

1. Partir de um modelo pronto para assinar e enviá-lo tal como está, para testar o circuito numa encomenda real.
2. Gerar um documento personalizado com o gerador de contratos, se a sua ordem de compra incluir cláusulas específicas.
3. Automatizar a partir da sua ferramenta de gestão através da API, quando o volume justifica eliminar a reintrodução de dados.

Os preços estão detalhados por volume de envios, e os primeiros envios mensais são gratuitos, o que permite medir o ganho de tempo nas suas próprias encomendas antes de qualquer compromisso.