Processo de contratação ideal: Da pesquisa ao emprego
Um processo de contratação estruturado reduz o time-to-hire e assegura cada etapa contratual. Descubra as melhores práticas 2026 para recrutar eficientemente.
8 min
Empresas de recrutamento e head hunters
Assinatura eletrônica para empresas de recrutamento
Promessa de contratação, mandato de busca, contrato de colocação, acordo de confidencialidade de candidato, contrato de fornecimento: coordene a assinatura tripartite empresa ↔ cliente ↔ candidato sem correspondência nem reunião física. Conforme Código do Trabalho, deliberações CNIL de recrutamento, regulamento eIDAS e artigo 1366 do Código Civil.
Casos de uso em uma empresa de recrutamento
Do mandato de busca até a colocação final, cada etapa envolve pelo menos duas partes a coordenar: a empresa quase nunca assina sozinha.
Mandato de busca (exclusivo ou não-exclusivo)
Mandato assinado com a empresa cliente antes da abertura da missão: escopo, honorários, exclusividade, garantia de substituição. Assinatura em menos de 24 h para iniciar a busca sem esperar uma resposta por correspondência.
Promessa de contratação tripartite
Promessa sinalagmática assinada pela empresa cliente, contrassinada pelo gabinete (na qualidade de mandatário), depois aceita pelo candidato. O OTP duplo canal identifica formalmente cada parte e registra a data de aceitação — oponível nos termos do artigo L1221-1 do Código do Trabalho.
Acordo de confidencialidade candidato (NDA shortlist)
Antes de partilhar o briefing cliente confidencial com os candidatos selecionados, um NDA protege a identidade do anunciante e as condições da posição. Assinatura mobile em menos de 2 minutos por parte do candidato.
Contrato de colocação & honorários
Contrato de colocação assinado entre o gabinete e a empresa cliente: modalidades de pagamento, condições de garantia de substituição (geralmente 3-6 meses), modalidades de rescisão. Arquivo 10 anos com valor probatório para as inspeções Urssaf e contenciosos de honorários.
Contrato de colocação de pessoal (interinato, portage, CDD-trampolim)
Colocação de pessoal: contrato tripartido gabinete ↔ empresa utilizadora ↔ assalariado, assinaturas coordenadas numa única enveloppe com marca temporal comum. Conforme aos requisitos L1251-42 e seguintes do Código do Trabalho.
Carta de missão RPO & sourcing
Para missões Recruitment Process Outsourcing ou sourcing em forfait: carta de missão precisando os entregáveis, KPIs e relatório. Assinatura eletrónica avançada para o compromisso formal do contratante.
Por que Certyneo para os gabinetes de recrutamento
Seis garantias pensadas para a especificidade do recrutamento: assinatura tripartida, mobilidade candidato, RGPD rigoroso e prazos ultra-curtos.
Assinatura tripartida nativa
Uma única enveloppe coordena o cliente, o gabinete e o candidato. Ordem de assinatura configurável (sequencial ou paralela), notificações automáticas de relembrete, audit trail único para as três partes.
Assinatura mobile candidato sem criação de conta
Os candidatos — frequentemente em mobilidade internacional ou em atividade — assinam a partir do seu telemóvel em menos de 2 minutos, sem descarregar aplicação nem criar conta. Indispensável para respeitar o prazo de 10 dias de aceitação de uma promessa.
Audit trail admissível no Conselho de Arbitragem Laboral
Cada promessa assinada produz um certificado com marca temporal: identidade do candidato (OTP email + SMS), data de aceitação, impressão SHA-256 do documento. Admissível perante os tribunais laborais em caso de contestação da promessa ou da sua aceitação.
Conforme deliberação CNIL recrutamento
Dados de candidatos encriptados (TLS 1.3 + AES-256), alojamento 100% UE, supressão a pedido, rastreabilidade de acessos. Conforme à deliberação CNIL n°2002-017 e ao RGPD para o tratamento de dados pessoais em recrutamento.
Arquivo 10 anos para as inspeções Urssaf
Os contratos de colocação e mandatos são conservados 10 anos com valor probatório, duração recomendada para as inspeções Urssaf e contenciosos de honorários. Descarregamento a qualquer momento do dossiê completo.
API & integrações ATS
Webhooks, Zapier e Make para conectar Certyneo ao seu ATS (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Criação automática de enveloppe na validação de uma oferta no ATS, atualização do estatuto candidato na assinatura.
Valor probatório da promessa de contratação assinada
Desde a decisão do Tribunal de Cassação de 21 de setembro de 2017 (Cass. soc., n°16-20.103), a promessa de contratação unilateral não vale mais como contrato de trabalho enquanto o candidato não a aceitar — mas a aceitação vincula imediatamente o empregador. A data de aceitação torna-se portanto o evento desencadeador de todos os direitos: período de prova, antiguidade, revogação.
Certyneo fornece para cada promessa assinada um certificado de auditoria integrado no PDF, que agrupa o conjunto das provas técnicas:
- Identidade do candidato (email verificado, telemóvel confirmado por OTP)
- Data e hora exatas da aceitação — marca temporal qualificada oponível
- Impressão SHA-256 da promessa tal como aceita, que demonstra a ausência de modificação ulterior
- Diário de consultas (quantas vezes o candidato abriu a promessa antes de aceitar)
- Identificação do autor da promessa por parte da empresa cliente (assinatura contrassinada)
Este conjunto de provas protege o gabinete e a empresa cliente contra as contestações clássicas ("nunca aceitei", "a promessa foi modificada", "a data de aceitação é posterior") e garante a defesa perante o Conselho de Arbitragem Laboral.
Código do Trabalho, CNIL recrutamento e RGPD
O recrutamento trata dados particularmente sensíveis (CV, situação familiar, mobilidade, pretensões salariais) que impõem um quadro de conformidade rigoroso.
Código do Trabalho — colocação & colocação de pessoal
O artigo L5321-1 enquadra as atividades de colocação paga, o artigo L1251-42 e seguintes enquadram o trabalho temporário e a colocação de pessoal. Certyneo permite coordenar as assinaturas tripartidas exigidas por estes regimes e conservar os atos com valor probatório.
Deliberação CNIL recrutamento (n°2002-017)
A CNIL exige uma informação transparente do candidato, uma finalidade limitada à avaliação profissional, uma duração de conservação proporcional. Certyneo aloja os dados de candidatos 100% UE (Alemanha), encriptados em trânsito e em repouso, com supressão a pedido.
RGPD — base legal & direitos do candidato
Base legal = execução de medidas pré-contratuais a pedido do candidato (artigo 6.1.b do RGPD). Direitos do candidato (acesso, retificação, apagamento, portabilidade) implementados nativamente. DPA padrão disponível no signup para formalizar o papel de subcontratante.
Garantia de substituição & honorários
A assinatura eletrónica avançada registra formalmente a data de contratação do candidato colocado — ponto de partida do período de garantia (geralmente 3-6 meses). Em caso de saída durante a garantia, o contrato assinado prova a cobertura e fundamenta a prestação de substituição.
Perguntas frequentes dos gabinetes
Uma promessa de contratação assinada eletronicamente é oponível?
Sim. A promessa de contratação pode ser assinada em qualquer suporte (artigo 1366 do Código Civil: o documento eletrônico tem a mesma força probatória que o documento em papel). Desde a decisão Cass. soc. de 21 de setembro de 2017 (nº 16-20.103), é a aceitação do candidato que forma o contrato — Certyneo registra essa aceitação com um carimbo de data/hora qualificado oponível ao Conselho de Prud''hommes.
Como gerenciar a assinatura tripartida escritório ↔ cliente ↔ candidato?
Um único envelope Certyneo coordena as três partes. Você configura a ordem de assinatura (por exemplo: cliente primeiro, depois escritório como contrassinante, depois candidato), cada parte recebe seu link na etapa correta, e um audit trail único registra as três assinaturas com seus respectivos carimbos de data/hora.
Quanto tempo temos para fazer assinar uma promessa de contratação?
Não há prazo legal para a assinatura pelo lado da empresa cliente, mas uma vez que a promessa é enviada ao candidato, este deve aceitá-la em um prazo razoável (na prática 7 a 10 dias conforme a jurisprudência). Certyneo acelera a assinatura pelo cliente (frequentemente 2-4 h) e pelo candidato (mobile, sem criação de conta) para respeitar esse prazo sem pressão.
Os dados dos candidatos estão em conformidade com a RGPD?
Sim. Hospedagem 100% UE (IONOS Alemanha), criptografia TLS 1.3 em trânsito e AES-256 em repouso, isolamento rigoroso de dados por escritório. A base legal do tratamento é a execução de medidas pré-contratuais a pedido do candidato (artigo 6.1.b RGPD). Um DPA padrão está disponível e em conformidade com a deliberação CNIL nº 2002-017 sobre recrutamento.
É possível assinar um contrato de colocação (trabalho temporário, terceirização)?
Sim. Os contratos de colocação (artigos L1251-42 e seguintes do Código do Trabalho) exigem uma assinatura tripartida: escritório/agência ↔ empresa tomadora ↔ empregado. Certyneo coordena essa assinatura em um único envelope com audit trail comum, em conformidade com as menções obrigatórias do artigo L1251-43.
Quais integrações com ATS o Certyneo oferece?
Conectores nativos via Zapier e Make para LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. Nossa API REST permite a criação automática de envelope na validação de uma oferta no seu ATS, e a atualização do status do candidato na assinatura da promessa. Documentação completa em certyneo.com/developers.
Por quanto tempo as promessas e contratos são arquivados?
Nossos planos incluem uma retenção de 10 anos com valor probatório, período recomendado para inspeções Urssaf, disputas de honorários e ações trabalhistas. Os documentos e seu audit trail permanecem baixáveis a qualquer momento da conta do escritório, inclusive após cancelamento mediante solicitação.
O candidato precisa criar uma conta Certyneo para aceitar uma promessa?
Não. O candidato recebe um link direto por email, abre a promessa em seu telefone, verifica seu número por meio de um código SMS (OTP), assina com seu nome e seu dedo — sem download de aplicativo, sem criação de conta, sem cartão de crédito. Do ponto de vista da UX, a experiência foi projetada para não criar nenhum atrito nos 7-10 dias de aceitação.
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